🔱 Quy Trình Quản Lý Hợp Đồng Hiệu Quả Dành Cho Doanh Nghiệp

✅ Quản lý hợp đồng thế nào để đảm bảo an toàn, hiệu quả và tiết kiệm chi phí? Đây là vấn đề được rất nhiều người quan tâm. Trong bài viết hôm nay, hãy cùng tìm hiểu EFY-eCONTRACT quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả nhất và một số lưu ý khi quản lý hợp đồng nhé.

Quy trình quản lý hợp đồng dành cho doanh nghiệp

Quản lý hợp đồng là gì?

Quản lý hợp đồng là việc lưu trữ, thông kê, sắp xếp để hợp đồng không bị thất lạc hay hư hỏng. Đồng thời, quản lý hợp đồng cũng giúp người dùng có thể dễ dàng tra cứu nội dung hợp đồng, đảm bảo việc thực hiện hợp đồng diễn ra thống nhất, đúng như những nội dung đã ký kết, thỏa thuận ban đầu. Qua đó giúp đảm bảo hạn chế các tranh chấp, thiệt hại có thể phát sinh.

Cùng với quản lý hợp đồng, việc quản lý các loại giấy tờ, văn bản trong doanh nghiệp cũng được nhiều người quan tâm. Hiện nay, văn bản trong các công ty, doanh nghiệp thường được chia thành 3 loại chính, bao gồm:

✅ Công văn đến

✅ Công văn đi

✅ Văn bản nội bộ

Việc quản lý các loại giấy tờ, văn bản này cũng quan trọng không kém việc quản lý hợp đồng. Vì thế, rất nhiều đơn vị luôn quan tâm và tìm kiếm quy trình quản lý hợp đồng, quản lý văn bản hiệu quả nhất.

Vai trò của quản lý hợp đồng trong doanh nghiệp

Việc quản lý hợp đồng trong doannh nghiệp cực kỳ quan trọng. Hợp đồng là căn cứ để xác định quyền và nghĩa vụ của các bên khi hợp tác. Vì thế, việc lưu trữ hợp đồng sẽ giúp đơn vị có thể giảm thiểu tối đa những rủi ro có thể gặp phải.

Khi quản lý hợp đồng, doanh nghiệp có thể dễ dàng tra cứu khi cần thiết. Từ đó, so sánh, đối chiếu xem các bên trong hợp đồng đã thực hiện đúng thỏa thuận ban đầu hay chưa. Quản lý hợp đồng sẽ giúp bảo quản, tránh việc hợp đồng bị thất lạc, mất mát hoặc hư hỏng.

Khi quản lý hợp đồng, doanh nghiệp có thể dễ dàng tra cứu khi cần thiết.

Các hợp đồng được quản lý cụ thể sẽ giúp bạn có thể dễ dàng tra cứu, không tốn quá nhiều thời gian tìm kiếm, kể cả với những hợp đồng cũ, đã được ký kết lâu năm. Không những thế, quản lý hợp đồng là một trong những quy trình cơ bản nhất. Nếu công ty muốn hoạt động chuyên nghiệp, hiệu quả thì việc quản lý hợp đồng sẽ vô cùng quan trọng.

Quản lý hợp đồng đúng cách và thông minh sẽ giúp công ty hoạt động trơn tru và chuyên nghiệp hơn rất nhiều. Vì thế, doanh nghiệp cần tìm kiếm, thử nghiệm để có quy trình quản lý hợp đồng, tài liệu thông minh nhất.

Quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả nhất

Để quản lý hợp đồng, đơn vị có thể thực hiện theo cá bước sau:

Bước 1: Xây dựng và ký kết hợp đồng

Bước đầu tiên trong quy trình quản lý hợp đồng đó là xây dựng và ký hợp đồng. Khi xây dựng và ký kết hợp đồng, doanh nghiệp cần lưu ý tới một số yếu tố quan trọng như:

✅ Mã số hợp đồng

✅ Số thứ tự file của hợp đồng

✅ Thời gian ký kết

✅ Giá trị, phụ lục của hợp đồng

Đây là các căn cứ để phân loại, quản lý hợp đồng hiệu quả.

Bước 2: Lưu trữ các loại hồ sơ, hợp đồng

Sau khi phân loại hợp đồng, người quản lý tiến hành chia hợp đồng thành các nhóm và tiến hành lưu trữ, bảo quản.

Bước 3: Quản lý bổ sung các thông tin có trong hợp đồng

Các bên tham gia ký kết hợp đồng sẽ có trách nhiệm thông báo cho bên còn lại nếu có thay đổi. Từ đó, hai bên sẽ cùng nhau thống nhất, hoàn chỉnh nội dung cả bản chính và bản sao của hợp đồng. Việc thay đổi này sẽ giúp việc quản lý, đối chiếu dễ dàng hơn.

Lập báo cáo là mọt bước quan trọng trong việc quản lý hợp đồng

Bước 4: Báo cáo thường nên về việc thực hiện hợp đồng

Khi lưu trữ, quản lý hợp đồng, đơn vị cần theo dõi thường xuyên theo tiến độ được ghi trong hợp đồng. Trong trường hợp có bên làm sai về quy định, bên còn lại có thể kiện theo quy định của pháp luật. Bên cạnh đó, việc làm báo cáo thường xuyên cũng sẽ giúp đảm bảo tiến độ công việc.

Bước 5: kiểm tra tình hình thực hiện hợp đồng

Khi thực hiện quy trình quản lý hợp đồng, các đơn vị cần thường xuyên kiểm ra tình hình thực hiện hợp đồng. Đây là bước quan trọng, không thể thiếu. Việc kiểm tra tình hình thực hiện hợp đồng giúp các bên có thể kiểm soát hoạt động thực hiện hợp đồng, kiểm soát công việc hiệu quả hơn. Đồng thời, xây dựng được một lộ trình phù hợp nhất với doanh nghiệp.

Một số lưu ý khi doanh nghiệp quản lý hợp đồng

Xây dựng quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả vô cùng quan trọng với các doanh nghiệp. Vì thế, khi quản lý hợp đồng, doanh nghiệp cần lưu ý:

Lựa chọn người quản lý

Để việc quản lý hợp đồng hiệu quả, doanh nghiệp cần lựa chọn người quản lý, theo dõi tiến độ hợp đồng. Đây sẽ là người chuyên phụ trách việc quản lý hợp đồng, bao gồm cả việc quản lý các công đoạn như Ký kết, quản lý, thanh lý hợp đồng. Tùy vào số lượng hợp đồng, doanh nghiệp có thể lựa chọn một hoặc nhiều người quản lý cho từng công đoạn, sao cho đảm bảo thuận tiện và hiệu quả.

Lựa chọn, phân quyền cho người có thẩm quyền ký kết hợp đồng

Việc lựa chọn người đủ thẩm quyền để ký kết hợp đồng vẫn là vấn đề khiến nhiều doanh nghiệp băn khoăn. Để hợp đồng đảm bảo tính pháp lý và tránh các rủi ro không mong muốn, doanh nghiệp cần có cơ cấu, cấp bậc rõ ràng. Từ đó có sự phân quyền, phân cấp cụ thể.

Đơn vị có thể tạo mã số riêng cho từng hợp đồng

Tạo mã số tìm kiếm cho hợp đồng

Để quản lý hợp đồng dễ dàng, các đơn vị nên tạo một mã số tìm kiếm cho hợp đồng. Đây là cách quản lý hợp đồng hiệu quả. Mỗi hợp đồng cần có một mã số riêng, được phân loại theo đối tác, loại hợp đồng… để dễ dàng tìm kiếm và tra cứu khi cần thiết.

Quản lý hợp đồng hiệu quả hơn với EFY-eCONTRACT

Tạo một quy trình quản lý hợp đồng là việc không hề đơn giản. Hơn nữa, việc lưu trữ, bảo quản hợp đồng giấy cũng tốn kém một khoản chi phí tương đối lớn. Điều này khiến nhiều doanh nghiệp cảm thấy băn khoăn: làm thế nào để quản lý hợp đồng hiệu quả mà vẫn tiết kiệm chi phí?

Nếu doanh nghiệp bạn đau đầu trong việc quản lý, lưu trữ hợp đồng, hãy lựa chọn giải pháp ký hợp đồng điện tử. Lựa chọn hợp đồng điện tử sẽ giúp doanh nghiệp các doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều thời gian, chi phí và giúp việc quản lý, lưu trữ hợp đồng hiện đại, hiệu quả hơn.

Hợp đồng điện tử không sử dụng hợp đồng giấy. Thay vào đó, tất cả hợp đồng sẽ được ký và lưu trữ hoàn toàn trực tuyến. Vì thế, doanh nghiệp sẽ hoàn toàn không phải lo lắng đến việc bị thất lạc hay cháy nổ hợp đồng.

EFY-eCONTRACT là giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn

Khi lưu trữ hợp đồng trực tuyến, bạn có thể dễ dàng tra cứu, tìm kiếm hợp đồng trên hệ thống, chỉ với vài cú click chuột. EFY-eCONTRACT cũng sẽ hỗ trợ người dùng phân cấp, phân quyền truy cập, đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin. Phần mềm cũng sẽ hỗ trợ người dùng xuất báo cáo khi cần thiết.

Với nhiều ưu điểm nổi trội, phần mềm EFY-eCONTRACT đang là giải pháp ký hợp đồng đang là lựa chọn của nhiều doanh nghiệp. EFY-eCONTRACT giúp đơn vị tiết kiệm tới 90% thời gian, 90% chi phí ký kết, chuyển phát, lưu kho, lưu trữ hợp đồng.

Hy vọng qua bài viết trên đây, bạn đã hiểu rõ hơn về quy trình quản lý hợp đồng. Đồng thời lựa chọn được mộ quy trình quản lý hiệu quả, phù hợp nhất. Quản lý hợp đồng là việc làm quan trọng mà doanh nghiệp không thể bỏ qua. Vì thế, hãy lựa chọn cho mình giải pháp ký và lưu trữ hợp đồng hiện đại, để nâng cao hiệu suất công việc, chuyển đổi số thành công.

Để được tư vấn, giải đáp thắc mắc và báo giá cụ thể, vui lòng đăng ký TẠI ĐÂY.

✅ Hoặc ngay để được hỗ trợ trực tiếp

Tổng đài: 19006142 / 19006139

KV Miền Bắc - (Mr Hưng): 0911670826 - (Ms Hằng): 0911 876 893

KV Miền Nam - (Ms Thùy): 0911 876 899 / (Ms Thơ): 0911 876 900

Hợp đồng điện tử EFY-eCONTRACT - Bỏ ký tay, thay ký số

MinhNH