✨ GIẢI ĐÁP THẮC MẮC: “Hợp Đồng Có Ký Điện Tử Được Không?”

Hiện nay, chữ ký điện tử được áp dụng phổ biến trong nhiều lĩnh vực và mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích thiết thực. Vì vậy, có nhiều người thắc mắc rằng liệu đối với hợp đồng có thể ký điện tử được không? Bài viết dưới đây sẽ mang đến cho bạn những giải đáp về thắc mắc này.

Hợp đồng có ký điện tử được không?

1. Khái niệm hợp đồng

Theo Điều 385 Mục 7 Bộ luật dân sự 2015 quy định

“Hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự”.

Đó là sự thỏa thuận giữa các bên về việc mua bán, trao đổi, tặng cho, cho vay, cho thuê, mượn tài sản hoặc về việc thực hiện một công việc, theo đó làm xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ dân sự giữa các bên trong hợp đồng.

Hình thức thể hiện hợp đồng:

- Hợp đồng truyền thống (thể hiện bằng lời nói, hành động, văn bản giấy..)

- Hợp đồng điện tử (thông điệp dữ liệu)

Thông điệp dữ liệu là những thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử (theo quy định tại Khoản 12 Điều 4 Luật giao dịch điện tử 2005).

2. Hợp đồng có ký điện tử được không?

Đối với hợp đồng thể hiện ở dạng thông điệp dữ liệu (hợp đồng điện tử), các bên tham gia thực hiện giao kết thông qua phương tiện điện tử và sử dụng chữ ký điện tử để thực hiện giao kết

Trong hợp đồng điện tử, chữ ký điện tử đóng vai trò xác nhận người ký hợp đồng điện tử và xác nhận sự chấp thuận/ đồng ý của người đó đối với các nội dung, điều khoản được nêu trong hợp đồng điện tử. Chữ ký điện tử trong hợp đồng có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn các điều kiện về khả năng định danh và mức độ tin cậy. Cụ thể:

+ Phương pháp tạo chữ ký điện tử cho phép khả năng xác minh được người ký và chứng minh được sự chấp thuận, đồng ý của người ký đối với nội dung có trong hợp đồng.

+ Phương pháp tạo chữ ký điện tử được đảm bảo là đủ tin cậy và phù hợp với mục đích mà hợp đồng được tạo ra và gửi đi.

Hiện nay, các bên trong giao dịch có thể ký các hợp đồng bằng chữ ký điện tử theo 3 cách thức phổ biến là: chữ ký scan, chữ ký hình ảnh và chữ ký số. Cách ký hợp đồng với các loại chữ ký điện tử này thông thường được thực hiện như sau:

- Chữ ký scan:

Với loại chữ ký này, người ký có thể ký trực tiếp hợp đồng ở hình thức văn bản giấy rồi chuyển thể thành văn bản điện tử bằng cách scan trên điện thoại của hợp đồng đã ký. Hoặc người ký có thể chèn chữ ký tay đã được scan của mình vào văn bản điện tử bằng cách sử dụng Word. Đây là cách ký tương đối thủ công và có phần rườm rà nếu số lượng văn bản phải ký nhiều, mất nhiều thời gian và công sức scan và chèn lần lượt từng hợp đồng. Sau đó, hợp đồng được gửi đi bằng thư điện tử.

Tuy nhiên, loại chữ ký này cũng dễ bị giả mạo do chưa được pháp luật công nhận giá trị pháp lý tương đương với chữ ký thật bằng tay. Vì vậy, hợp đồng sử dụng chữ ký này tiềm ẩn khá nhiều rủi ro gian lận thương mại.

- Chữ ký ảnh:

Với loại chữ ký điện tử này, người ký sử dụng hình ảnh chữ ký của mình để chèn vào ô chữ ký của tệp dữ liệu điện tử của hợp đồng và gửi đi bằng thư điện tử. Chữ ký hình ảnh thường được sử dụng nhiều trong hợp đồng có giá trị không lớn nhưng được ký nhiều lần và lặp đi lặp lại, đồng thời người ký không ở cùng một địa điểm mà hợp đồng có thể in và ký bằng chữ ký tay. Tuy nhiên, cũng tương tự như chữ ký scan, hợp đồng sử dụng loại chữ ký này tiềm ẩn nhiều rủi ro gian lận.

- Chữ ký số USB token:

Ký hợp đồng bằng chữ ký số USB token

Đối với loại chữ ký này, các bên tham gia giao kết sẽ sử dụng một thiết bị vật lý USB token được cấp bởi đơn vị chứng thực chữ ký số công cộng (EFY-CA, VNPT-CA, Viettel-CA…) để tạo chữ ký số riêng cho doanh nghiệp, tổ chức. Các thao tác thực hiện ký số cũng vô cùng đơn giản và nhanh chóng, chỉ mất một vài giây để đơn vị hoàn tất việc ký hợp đồng. Ưu điểm của loại chữ ký này là người ký sở hữu 1 mã PIN duy nhất có khả năng xác thực lệnh ký số, nếu không có mã PIN thì không thể ký được.

Đặc biệt, chữ ký số cũng đã được pháp luật công nhận tính pháp lý và có giá trị tương đương với chữ ký tay và con dấu. Vì vậy, phương thức ký hợp đồng sử dụng chữ ký số USB Token là tuyệt đối an toàn để ký kết hợp đồng, không lo khả năng bị giả mạo.

Trong môi trường mạng tiềm ẩn nhiều rủi ro như hiện nay, việc lựa chọn áp dụng chữ ký điện tử trong hợp đồng điện tử cần đảm bảo chức năng tương đương với chữ ký truyền thống để ngăn ngừa việc giả mạo chữ ký, xác thực người ký thông điệp và đảm bảo tính toàn vẹn của thông điệp sau khi ký là rất quan trọng, đặc biệt là đối với những hợp đồng có giá trị lớn. Trong số các loại chữ ký điện tử được liệt kê ở trên thì chữ ký số (digital signature) là loại chữ ký điện tử có độ an toàn, bảo mật cao và được sử dụng rộng rãi ở nhiều lĩnh vực, bao gồm cả trong hợp đồng điện tử.  Người nhận hợp đồng được ký bằng chữ ký số đó vừa có thể xác nhận được ai là người ký hợp đồng và xác nhận được thông điệp dữ liệu trong hợp đồng có bị thay đổi hay không. Đây cũng là loại chữ ký điện tử duy nhất được pháp luật đảm bảo giá trị pháp lý khi sử dụng trong các văn bản, hợp đồng điện tử.

3. Quy trình giao kết hợp đồng điện tử bằng chữ ký điện tử

Quy trình ký hợp đồng bằng chữ ký điện tử

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp đến các bạn quy trình ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số trên nền tảng Hợp đồng điện tử EFY-eCONTRACT. Các bạn có thể thực hiện theo 5 bước dưới đây:

Bước 1: Tạo /Upload hợp đồng

Bên gửi khởi tạo hợp đồng sử dụng các mẫu từ kho mẫu sẵn trên hệ thống được phân chia theo  từng lĩnh vực hoặc upload hợp đồng đã soạn sẵn từ máy tính lên hệ thống phần mềm.

Bước 2: Thiết kế luồng xem và ký các bên liên quan

Thiết lập những người có quyền xem hợp đồng, những người có quyền ký hợp đồng

Thiết lập đối tượng văn bản trên hợp đồng, đối tượng nhười ký hợp đồng

=> Xuất hợp đồng

Bước 3: Thông báo các bên liên quan

Hệ thống sẽ tự động gửi thông báo và hợp đồng đến các bên liên quan đến hệ thống nền tảng hợp đồng điện tử người nhận (trường hợp người nhận có tài khoản của EFY-eCONTRACT) hoặc gửi đến email

Bước 4: Thực hiện ký số hợp đồng ngay trên thiết bị máy tính, điện thoại

Người nhận hợp đồng đăng nhập EFY-eCONTRACT hoặc truy cập theo đường link được gửi trong email thông báo để xem xét các điều khoản, nếu đồng ý với các điều khoản, nội dung trong hợp đồng thì tiến hành ký số.

Hệ thống phần mềm sẽ tự động quét các chứng thư số, chữ ký hình ảnh đang kết nối với máy tính, điện thoại. Người dùng chọn chữ ký điện tử thích hợp để tiến hành ký số hợp đồng.

Bước 5: Gửi và nhận hợp đồng điện tử đã hoàn thiện đầy đủ chữ ký thông qua phần mềm

Hợp đồng đầy đủ chữ ký, hệ thống sẽ tự động gửi bản cuối cùng cho người liên quan, được lưu trữ và mã hóa trên phần mềm.

Với những chia sẻ trong bài viết này, chắc hẳn các bạn đã có lời giải đáp cho vấn đề “Hợp đồng có ký điện tử được không?”. Việc ký hợp đồng bằng chữ ký điện tử mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích và trở thành xu hướng tại doanh nghiệp trong thười đại chuyển đổi số này.

Để được tư vấn, giải đáp thắc mắc và báo giá cụ thể, vui lòng đăng ký TẠI ĐÂY.

✅ Hoặc ngay để được hỗ trợ trực tiếp

Tổng đài: 19006142 / 19006139

KV Miền Bắc - (Mr Hưng): 0911670826 - (Ms Hằng): 0911 876 893

KV Miền Nam - (Ms Thùy): 0911 876 899 / (Ms Thơ): 0911 876 900

Hợp đồng điện tử EFY-eCONTRACT - Bỏ ký tay, thay ký số

HaTT