Hướng dẫn ký hợp đồng bằng chữ ký điện tử trên EFY-eCONTRACT

 Hợp đồng điện tử đang dần thay thế cho phương thức hợp đồng truyền thống. Việc sử dụng hợp đồng điện tử đã khắc phục được những hạn chế mà hợp đồng truyền thống mang lại. Tuy nhiên, trong quá trình giao kết, ký hợp đồng , mọi người vẫn còn băn khoăn về cách ký hợp đồng bằng chữ ký điện tử. Vì thế, bài viết này EFY Việt Nam sẽ hướng dẫn các bạn cách ký hợp đồng bằng chữ ký điện tử nhanh nhất, dễ dàng nhất.

Ký hợp đồng bằng chữ ký điện tử

Hướng dẫn cách ký hợp đồng với chữ ký điện tử

Hướng dẫn ký hợp đồng bằng chữ ký điện tử trên nền tảng EFY-eCONTRACT

Chức năng này cho phép đơn vị thực hiện ký hợp đồng bằng chữ ký điện tử. Phần mềm hỗ trợ đơn vị với hai trường hợp:

- Trường hợp 1: Ký số với vai trò người dùng có tài khoản được cấp trong đơn vị.

- Trường hợp 2: Ký số đối với đơn vị bên ngoài.

1. Ký hợp đồng bằng chữ ký điện tử đối với người dùng nội bộ (Người dùng đã có tài khoản đăng nhập EFY-eCONTRACT)

Đối với người dùng đã có tài khoản trên hệ thống hợp đồng điện tử EFY-eCONTRACT, để thực hiện ký hợp đồng điện tử các bạn thực hiện theo các bước hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Đăng nhập hệ thống EFY-eCONTRACT

Để ký số hợp đồng điện tử trên EFY-eCONTRACT, người sử dụng cần truy cập vào địa chỉ https://econtractapp.efy.com.vn/, hệ thống sẽ hiển thị giao diện trang chủ

Ký hợp đồng bằng chữ ký điện tử

Người dùng đăng nhập vào phần mềm với "Mã số thuế", "Tên đăng nhập" và "Mật khẩu"

- Sau khi đăng nhập tài khoản, hệ thống sẽ hiển thị giao diện

Ký hợp đồng bằng chữ ký điện tử

Trong mục danh sách hợp đồng, hệ thống sẽ tự động thông báo công việc liên quan, nhắc việc bạn cần xử lý và một số báo cáo, tổng hợp.

Ký hợp đồng bằng chữ ký điện tử

 

Bước 2: Mở hợp đồng cần ký

Tại danh sách các hợp đồng cần ký số, hệ thống hiển thị danh sách các loại hợp đồng kèm "trạng thái", NSD chọn mở hợp đồng cần ký -> Xem xét các nội dung, điều khoản trong hợp đồng 

Bước 3: Ký số hợp đồng

- Người dùng thực hiện ký số: Chọn chức năng "Ký số" 

- Hệ thống tự động quét các chứng thư số, ảnh chữ ký số đã có/ cắm vào máy trạm và hiển thị trên màn hình.

Ký hợp đồng bằng chữ ký điện tử

Giao diện cho phép người dùng xác định thông tin chữ ký số gồm: Xác định thông tin ảnh chữ ký và thông tin chứng thư số.

Trường hợp 1: Người dùng ký hợp đồng bằng chữ ký số

Các thông tin chứng thư số được tự động lấy từ trong tài khoản đã cập nhật và hiển thị lên màn hình

Người sử dụng chọn vào dòng chứng thư số sẽ sử dụng để ký số và chọn nút [Ghi]. Hệ thống tự động ký số và trả kết quả về cho hệ thống gọi.

Xử lý sự cố Trường hợp đã cắm USB token vào máy tính nhưng không thấy tên chứng thư số trong màn hình ký số, người dùng có thể:

**Trường hợp chữ ký số chưa được cập nhật trên hệ thống , NSD nhấn nút “Cập nhật thông tin chứng thư số”

 - Hệ thống sẽ hiển thị nội dung: Bạn đang sử dụng loại nào?

+ Trường hợp Nười dùng sử dụng USB Token để ký số Người dùng tích chọn USB Token. Lúc này chữ ký số cần được cắm vào máy tính => [Ghi]

+ Trường hợp người dùng sử dụng ký số máy chủ Sever Signing, Người dùng tích chọn Server signing (Ký số máy chủ) => Nhập Tên đăng nhập & Mật khẩu => [Ghi] => Nhập mã OTP được hệ thống tự động gửi vào email của NSD hiện thời.

**Trường hợp đã cập nhật chứng thư số, hệ thống vấn không hiển thị thông tin chứng thư số người dùng vui lòng:  

- Kiểm tra cài đặt USB token để đảm bảo hệ thống đã nhận được thiết bị,

- Trường hợp bạn chưa cài đặt Token Manager, thực hiện cài đặt.

- Kiểm tra phần mềm plugin đảm bảo đã được chạy trên máy. Nếu chưa, người dùng tiến hành cài đặt thư viện hỗ trợ ký số Plugin

Lưu ý: Thông tin chứng thư được tự động cập nhật vào tài khoản NSD. Trong các lần ký tiếp theo, hệ thống sẽ tự động lấy thông tin chứng thư này để ký số.

- Trường hợp 2: Người dùng ký hợp đồng bằng chữ ký ảnh

NSD nhấn [Chọn ảnh chữ ký] sẽ có 2 Option cho người dùng lựa chọn:

+ Trường hợp chọn [Sử dụng hình ảnh mặc định] => Hệ thống sẽ hiển thị chữ V (màu xanh) trong ô “View signature’s image”

+ Trường hợp chọn [Thay đổi]: NSD có 3 lựa chọn hình ảnh [Từ tài khoản]/ [Ảnh lưu trên máy]/ [vẽ]

- Trường hợp NSD chọn [Từ tài khoản]: Hệ thống sẽ hiển thị hình ảnh có trên tài khoản, chọn hình ảnh, hệ thống và view trong ô “View signature’s image”

- Trường hợp NSD chọn [Ảnh lưu trên máy]: Hệ thống sẽ bật cửa sổ browse đường dẫn lưu File ảnh -> upload file này lên hệ thống và view trong ô “View signature’s image”

- Trường hợp NSD chọn option [Vẽ]: NSD có thể vẽ hình ảnh chữ ký lên vùng “View signature’s image”

Sau đó chọn nút [Ghi] => Hệ thống sẽ đóng cửa sổ và quay lại màn hình với thông tin chữ ký đã chọn. NSD có thể thay đổi bằng cách click vào ảnh tương ứng sẽ hiển thị cửa sổ với option và giá trị đã lưu trước đó. => [Ghi] thực hiện ký số

Lưu ý:

- Hệ thống sẽ tự động nhận diện được ký vào vị trí đã xác định trước đó.

- Lưu cấu hình cho các lần ký sau.

Trường hợp người dùng không đồng ý ký thì nhấn vào nút “Trả lại” để trả về người tạo hợp đồng

2. Ký hợp đồng bằng chữ ký điện tử đối với đơn vị ngoài (Người dùng không có tài khoản EFY-eCONTRACT)

- Hệ thống sẽ gửi cho đơn vị bên ngoài một email chứa thông tin hợp đồng điện tử cần ký. Người dùng chọn vào link đã gửi trong mail -> Hệ thống hiển thị giao diện như hình -> Nhập "ID văn vản" và "Mã tra cứu" -> Nhấn nút “Tra cứu” để hiển thị thông tin chi tiết hợp đồng cần ký.

Ký hợp đồng bằng chữ ký điện tử

Lưu ý: 

+ Trong trường hợp bạn không mở được đường link trên, bạn copy link sđược gửi đến trong email vào trình duyệt để thực hiện ký File. Bảo mật thông tin liên quan đến thông tin  tra cứu văn bản điện tử này.

+ Trường hợp lý do nào đó bạn nhận được mail này nhưng không liên quan, bạn không được công bố thông tin cho bên khác.

- Sau khi truy cập đường link hợp đồng, NSD tiếp tục thực hiện:

1. Nhấn nút “Trả lại” để trả lại người lập

2. Nhấn nút “Ký số” để thực hiện ký số hợp đồng, hệ thống hiển thị giao diện:

Ký hợp đồng bằng chữ ký điện tử

- Người dùng xác định thông tin chữ ký số hoặc ảnh chữ ký (tùy vào loại chữ ký điện tử đơn vị sử dụng)

Ký hợp đồng bằng chữ ký điện tử

Thông tin chữ ký số

Ký hợp đồng bằng chữ ký điện tử

Thông tin ký ảnh

=> [Ghi] thực hiện ký số

- Sau khi thực hiện ký số xong, hệ thống tự động gửi cho người ký tiếp theo.

- Trường hợp hợp đồng đầy đủ chữ ký, hệ thống sẽ tự động gửi bản cuối cùng cho người liên quan

Trên đây là những hướng dẫn chi tiết cho việc ký hợp đồng bằng chữ ký điện tử trên nền tảng hợp đồng số EFY-eCONTRACT. Hy vọng những thông tin này giúp doanh nghiệp dễ dàng, nhanh chóng và thuận tiện trong việc ký hợp đồng.

 

ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG DỊCH VỤ HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ EFY-eCONTRACT: TẠI ĐÂY

▶ÐĂNG KÍ SỬ DỤNG 
EFY-eCONTRACT

Đơn vị vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ SĐT

Tổng đài: 19006142 / 19006139

KV Miền Bắc - (Mr Trung): 0911 876 896 (Mr Vinh)0982 124 619

KV Miền Nam - (Ms Thùy): 0911 876 899 / (Ms Thơ)0911 876 900

 

Hợp đồng điện tử EFY-eCONTRACT - Bỏ ký tay, thay ký số

HaTT 

Tin tức liên quan