Hướng dẫn ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký điện tử trên EFY-eCONTRACT

 Hợp đồng điện tử đang dần thay thế cho phương thức hợp đồng truyền thống. Việc sử dụng hợp đồng điện tử đã khắc phục được những hạn chế mà hợp đồng truyền thống mang lại. Tuy nhiên, trong quá trình giao kết, ký hợp đồng , mọi người vẫn còn băn khoăn về cách ký hợp đồng bằng chữ ký điện tử. Vì thế, bài viết này EFY Việt Nam sẽ hướng dẫn các bạn cách ký hợp đồng với chữ ký điện tử nhanh nhất, dễ dàng nhất.

Ký hợp đồng bằng chữ ký điện tử

Hướng dẫn cách ký hợp đồng với chữ ký điện tử

1. Hướng dẫn ký hợp đồng điện điện tử EFY-eCONTRACT với người dùng có tài khoản EFY-eCONTRACT

Đối với người dùng đã có tài khoản trên hệ thống hợp đồng điện tử EFY-eCONTRACT, để thực hiện ký hợp đồng điện tử các bạn thực hiện theo các bước hướng dẫn dưới đây:

Bước 1:  Đăng nhập hệ thống EFY-eCONTRACT

Để ký số hợp đồng điện tử trên EFY-eCONTRACT, người sử dụng cần thực hiện đăng nhập tài khoản hệ thống với “Tên đăng nhập” và “Mật khẩu”

Sau khi đăng nhập tài khoản, hệ thống sẽ bật cửa sổ thông báo nhắc việc liên quan: Các hợp đồng chờ xem, các hợp đồng chờ ký

Bước 2:  Mở hợp đồng cần ký 

Tại giao diện phần mềm hệ thống, Người sử dụng chọn vào mục các hợp đồng chờ ký, hoặc kích chọn [Hợp đồng điện tử] => [Ký số tài liệu] => Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các hợp đồng kèm “trạng thái”. Tại cột “Trạng thái”: NSD có thể lọc theo Chờ ký/ Đã ký/ Trả lại.

Bước 3: Ký số hợp đồng

Tại danh sách các hợp đồng cần ký số, NSD chọn mở hợp đồng cần ký , chọn vị trí ký và chọn chức năng [Ký số] hoặc chọn icon [Ký số] ngay trên danh sách hiển thị các hợp đồng cần ký đó (vị trí icon nằm cạnh cột trạng thái và cùng dòng với hợp đồng), chọn chọn vị trí ký và chọn chức năng [Ký số]

Hệ thống tự động quét các chứng thư số, ảnh chữ ký số đã có/ cắm vào máy trạm và hiển thị trên màn hình.

- Trường hợp 1: Người dùng ký hợp đồng bằng chữ ký số

Các thông tin chứng thư số được tự động lấy từ trong tài khoản đã cập nhật và hiển thị lên màn hình

Người sử dụng chọn vào dòng chứng thư số sẽ sử dụng để ký số và chọn nút [Ghi]. Hệ thống tự động ký số và trả kết quả về cho hệ thống gọi.

Xử lý sự cố Trường hợp đã cắm USB token vào máy tính nhưng không thấy tên chứng thư số trong màn hình ký số, người dùng có thể:

**Trường hợp chữ ký số chưa được cập nhật trên hệ thống , NSD nhấn nút “Cập nhật thông tin chứng thư số”

 - Hệ thống sẽ hiển thị nội dung: Bạn đang sử dụng loại nào?

+ Trường hợp Nười dùng sử dụng USB Token để ký số Người dùng tích chọn USB Token. Lúc này chữ ký số cần được cắm vào máy tính => [Ghi]

+ Trường hợp người dùng sử dụng ký số máy chủ Sever Signing, Người dùng tích chọn Server signing (Ký số máy chủ) => Nhập Tên đăng nhập & Mật khẩu => [Ghi] => Nhập mã OTP được hệ thống tự động gửi vào email của NSD hiện thời.

**Trường hợp đã cập nhật chứng thư số, hệ thống vấn không hiển thị thông tin chứng thư số người dùng vui lòng:  

- Kiểm tra cài đặt USB token để đảm bảo hệ thống đã nhận được thiết bị,

- Trường hợp bạn chưa cài đặt Token Manager, thực hiện cài đặt.

- Kiểm tra phần mềm plugin đảm bảo đã được chạy trên máy. Nếu chưa, người dùng tiến hành cài đặt thư viện hỗ trợ ký số Plugin

Lưu ý: Thông tin chứng thư được tự động cập nhật vào tài khoản NSD. Trong các lần ký tiếp theo, hệ thống sẽ tự động lấy thông tin chứng thư này để ký số.

- Trường hợp 2: Người dùng ký hợp đồng điện tử EFY-eCONTRACT bằng hình ảnh

NSD nhấn [Chọn ảnh chữ ký] sẽ có 2 Option cho người dùng lựa chọn:

+ Trường hợp chọn [Sử dụng hình ảnh mặc định] => Hệ thống sẽ hiển thị chữ V (màu xanh) trong ô “View signature’s image”

+ Trường hợp chọn [Thay đổi]: NSD có 3 lựa chọn hình ảnh [Từ tài khoản]/ [Ảnh lưu trên máy]/ [vẽ]

- Trường hợp NSD chọn [Từ tài khoản]: Hệ thống sẽ hiển thị hình ảnh có trên tài khoản, chọn hình ảnh, hệ thống và view trong ô “View signature’s image”

- Trường hợp NSD chọn [Ảnh lưu trên máy]: Hệ thống sẽ bật cửa sổ browse đường dẫn lưu File ảnh -> upload file này lên hệ thống và view trong ô “View signature’s image”

- Trường hợp NSD chọn option [Vẽ]: NSD có thể vẽ hình ảnh chữ ký lên vùng “View signature’s image”

Sau đó chọn nút [Ghi] => Hệ thống sẽ đóng cửa sổ và quay lại màn hình với thông tin chữ ký đã chọn. NSD có thể thay đổi bằng cách click vào ảnh tương ứng sẽ hiển thị cửa sổ với option và giá trị đã lưu trước đó. => [Ghi] thực hiện ký số

Lưu ý:

- Hệ thống sẽ tự động nhận diện được ký vào vị trí đã xác định trước đó.

- Lưu cấu hình cho các lần ký sau.

2. Ký hợp đồng với chữ ký điện tử trường hợp Người dùng không có tài khoản EFY-eCONTRACT

Đối với người dùng không có tài khoản EFY-eCONTRACT hệ thống sẽ tự động gửi link ký hợp đồng qua Email để NSD thực hiện ký số

Người ký mở Email, nội dung email:

- Subject “V/v đề nghị ký số văn bản […..] ID ABC”, ví dụ: V/v ký hợp đồng điện tử ID

- Nội dung: THÔNG BÁO: V/v đề nghị ký số văn bản điện tử...

Trong nội dung hệ thống gửi về email sẽ kèm đường link truy cập hợp đồng

Lưu ý: 

- Trong trường hợp bạn không mở được đường link trên, bạn copy link sau: https://................vào trình duyệt để thực hiện ký File. Bảo mật thông tin liên quan đến thông tin  tra cứu văn bản điện tử này.

- Trường hợp lý do nào đó bạn nhận được mail này nhưng không liên quan, bạn không được công bố thông tin cho bên khác.

Sau khi truy cập đường link hợp đồng, NSD tiếp tục thực hiện các bước thực hiện ký hợp đồng bằng chữ ký điện tử theo hướng dẫn ở trên đối với cách ký hợp đồng với người dùng có tài khoản EFY-eCONTRACT (bỏ qua bước đăng nhập tài khoản).

Trên đây là những hướng dẫn chi tiết cho việc ký hợp đồng bằng chữ ký điện tử trên nền tảng hợp đồng số EFY-eCONTRACT. Hy vọng những thông tin này giúp doanh nghiệp dễ dàng, nhanh chóng và thuận tiện trong việc ký hợp đồng.

 

ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG DỊCH VỤ HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ EFY-eCONTRACT: TẠI ĐÂY

▶ÐĂNG KÍ SỬ DỤNG
EFY-eCONTRACT

 Đơn vị vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ SĐT: 

Tổng đài: 19006142 / 19006139

Mua hàng: HN (Ms Hằng): 0911 876 893 / HCM (Ms Thùy): 0911 876 899

 

Hợp đồng điện tử EFY-eCONTRACT - Bỏ ký tay, thay ký số

HaTT 

Tin tức liên quan