Dịch Vụ Chứng Thực Hợp Đồng Điện Tử Là Gì? Quy Định Về Hoạt Động Chứng Thực Hợp Đồng Điện Tử

Dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử là gì? Điều kiện tiến hành hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử là gì? Hồ sơ, quy trình đăng ký hoạt động chứng thực hợp đồng điện tử được thực hiện như thế nào? Trong bài viết hôm nay EFY-eCONTRACT sẽ giải đáp chi tiết vấn đề này.

Cơ sở pháp lý:

Nghị định 52/2013/NĐ-CP;

Nghị định 98/2020/NĐ-CP;

Nghị định 85/2021/NĐ-CP;

1. Dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử là gì?

Dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử là gì?

Theo quy định tại Khoản 15 Điều 3 của Nghị định số 52/2013/NĐ-CP:

“Dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử là dịch vụ của bên thứ ba về lưu trữ và bảo đảm tính toàn vẹn của chứng từ điện tử do các bên khởi tạo trong quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng”.

Như vậy, có thể hiểu chứng thực hợp đồng điện tử là một loại hình dịch vụ do tổ chức đủ điều kiện theo quy định của pháp luật cung cấp nhằm lưu trữ và bảo đảm tính toàn vẹn của chứng từ điện tử do các bên tạo ra trong quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng.

2. Điều kiện để tiến hành hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử

Để tiến hành hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử phải đảm bảo đủ các điều kiện:

- Là thương nhân, tổ chức được thành lập theo pháp luật Việt Nam;

- Có đề án hoạt động cung cấp dịch vụ và được Bộ Công Thương thẩm định với các nội dung:

+ Thông tin giới thiệu về thương nhân, tổ chức gồm: kinh nghiệm, năng lực phù hợp với hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử;

+ Mô tả phương án kỹ thuật phục vụ cho hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử, bao gồm:  

> Hệ thống công nghệ thông tin;

> Phương án kỹ thuật về:

+ Giải pháp công nghệ

+ Quy trình vận hành và chứng thực hợp đồng điện tử (Phương án lưu trữ, bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu của chứng từ điện tử; Phương án định danh và chứng thực điện tử của các bên liên quan đến hoạt động chứng thực hợp đồng điện tử; Phương án tra cứu hợp đồng điện tử đã được chứng thực trên hệ thống; Phương án bảo mật hệ thống cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử, bảo mật an toàn thông tin khách hàng; Phương án kỹ thuật bảo đảm duy trì và khắc phục hoạt động chứng thực hợp đồng điện tử khi có sự cố xảy ra)

Cũng tại Điều 60 của Nghị định số 52/2013/NĐ- CP quy định như sau:

- Các thương nhân, tổ chức tiến hành hoạt động đánh giá tín nhiệm website thương mại điện tử phải đăng ký với Bộ Công Thương.

- Các thương nhân, tổ chức tiến hành các hoạt động sau phải có giấy phép do Bộ Công Thương cấp:

+ Hoạt động đánh giá và chứng nhận chính sách bảo vệ thông tin cá nhân của các thương nhân, tổ chức, cá nhân tham gia hoạt động thương mại điện tử;

+ Hoạt động chứng thực hợp đồng điện tử.

Như vậy, hoạt động chứng thực hợp đồng điện tử là loại hình dịch vụ kinh doanh cần phải được Bộ Công Thương. Các thương nhân, tổ chức này sẽ được giấy phép hoạt động của thương nhân, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử có thời hạn theo đề nghị cấp phép khi đủ các điều kiện cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử.

Quy định về hoạt động chứng thực hợp đồng điện tử

3. Nghĩa vụ của thương nhân, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử

- Chịu trách nhiệm về tính bảo mật và toàn vẹn của các chứng từ điện tử mà mình lưu trữ và chứng thực;

- Cung cấp tài liệu và hỗ trợ cơ quan quản lý nhà nước điều tra các hành vi vi phạm pháp luật liên quan đến chứng từ điện tử mà mình lưu trữ và chứng thực;

- Công bố công khai Quy chế hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử với các nội dung theo hướng dẫn của Bộ Công Thương;

- Kết nối với Cổng thông tin Quản lý hoạt động thương mại điện tử, báo cáo Bộ Công Thương về tình hình cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử theo yêu cầu.

4. Hồ sơ đăng ký cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử

- Đơn đăng ký hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử;

- Bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao xuất trình kèm bản chính để đối chiếu Quyết định thành lập (đối với tổ chức), Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đầu tư (đối với thương nhân);

- Đề án hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử theo quy định

5. Quy trình đăng ký cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử

- Việc nộp, tiếp nhận, xử lý hồ sơ đăng ký hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử được Bộ Công Thương thực hiện trực tuyến qua Cổng thông tin Quản lý hoạt động thương mại điện tử tại địa chỉ www.online.gov.vn;

- Việc khai báo hồ sơ, thương nhân, tổ chức truy cập vào Cổng thông tin Quản lý hoạt động thương mại điện tử và tiến hành theo 5 bước:

Bước 1: Thương nhân, tổ chức đăng ký tài khoản đăng nhập hệ thống bằng việc cung cấp những thông tin sau: tên thương nhân, tổ chức; số đăng ký kinh doanh của thương nhân hoặc số quyết định thành lập của tổ chức; địa chỉ trụ sở của thương nhân, tổ chức; các thông tin liên hệ, bao gồm số điện thoại, fax, địa chỉ thư điện tử.

Bước 2: Trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày đăng ký tài khoản, cung cấp thông tin tạ, thương nhân, tổ chức nhận kết quả từ Bộ Công Thương qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký về một trong các nội dung sau:

- Đăng ký tài khoản thành công: Nếu thông tin đăng ký tài khoản đầy đủ, thương nhân, tổ chức được cấp một tài khoản đăng nhập hệ thống và tiến hành tiếp sang Bước 3;

- Đăng ký tài khoản không thành công: Việc đăng ký tài khoản bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung thông tin thì thương nhân, tổ chức phải tiến hành đăng ký lại hoặc bổ sung thông tin theo yêu cầu (Quay lại Bước 1).

Bước 3: Thương nhân, tổ chức đăng nhập vào tài khoản của mình trên hệ thống, chọn chức năng Đăng ký hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử, tiến hành khai báo thông tin theo mẫu và đính kèm hồ sơ đăng ký.

Bước 4: Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày đăng ký hoạt động cung cấp dịch vụ tại Bước 3, thương nhân, tổ chức nhận thông tin phản hồi của Bộ Công Thương qua thư điện tử về một trong các nội dung sau:

- Xác nhận hồ sơ đăng ký đầy đủ, hợp lệ và yêu cầu thương nhân, tổ chức thực hiện tiếp Bước 5;

- Thông báo hồ sơ đăng ký không hợp lệ hoặc yêu cầu bổ sung thông tin. Khi đó thương nhân, tổ chức quay về Bước 3 để khai báo lại hoặc bổ sung các thông tin, hồ sơ theo yêu cầu.

Bước 5: Sau khi nhận được thông báo xác nhận hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, thương nhân, tổ chức gửi về Bộ Công Thương (Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số) bộ hồ sơ đăng ký hoàn chỉnh (bản giấy).

- Thương nhân, tổ chức có trách nhiệm theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ qua thư điện tử hoặc tài khoản truy cập hệ thống đã được cấp để tiến hành cập nhật và chỉnh sửa thông tin theo yêu cầu;

- Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận được thông báo yêu cầu bổ sung thông tin ở Bước 4 theo quy định tại điểm b khoản này, nếu thương nhân, tổ chức không có phản hồi thì hồ sơ đăng ký trên hệ thống sẽ bị chấm dứt và thương nhân, tổ chức phải tiến hành đăng ký lại từ đầu.

6. Xác nhận đăng ký cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử

- Thời gian xác nhận đăng ký: 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký bản giấy đầy đủ, hợp lệ do thương nhân, tổ chức gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu điện về Bộ Công Thương (Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số) khi hoàn thành quy trình đăng ký.

Trường hợp hồ sơ bản giấy gửi về không khớp với những tài liệu, thông tin mà thương nhân, tổ chức đã khai báo trực tuyến, Bộ Công Thương thông báo qua địa chỉ thư điện tử mà thương nhân, tổ chức đã đăng ký để thương nhân, tổ chức hoàn chỉnh hồ sơ;

- Khi xác nhận đăng ký, Bộ Công Thương sẽ gửi thông báo về việc xác nhận đăng ký cho thương nhân, tổ chức qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký, đồng thời đưa tên thương nhân, tổ chức vào danh sách các thương nhân, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử đã đăng ký trên Cổng thông tin Quản lý hoạt động thương mại điện tử;

- Sau khi được xác nhận đăng ký, danh sách các website được gắn biểu tượng này sẽ được công bố trên Cổng thông tin Quản lý hoạt động thương mại điện tử;

- Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày Bộ Công Thương xác nhận đăng ký theo quy định, nếu doanh nghiệp không gửi hồ sơ giấy để xác nhận, thương nhân, tổ chức sẽ phải thực hiện đăng ký lại từ đầu.

7. Sửa đổi, bổ sung thông tin đã đăng ký cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử

- Thương nhân, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử phải thông báo sửa đổi, bổ sung thông tin đăng ký trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày có một trong những thay đổi về Hồ sơ đăng ký;

- Việc thông báo sửa đổi, bổ sung thông tin đăng ký được thực hiện trực tuyến qua tài khoản truy cập hệ thống đã được cấp khi tiến hành đăng ký hoặc bằng văn bản gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu điện về Bộ Công Thương (Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số), kèm theo bản sao các giấy tờ, tài liệu chứng minh sự thay đổi (nếu có);

- Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo đầy đủ, chính xác của thương nhân, tổ chức theo quy định tại điểm b khoản này, Bộ Công Thương tiến hành xem xét việc xác nhận hoặc không xác nhận thông tin sửa đổi, bổ sung và phản hồi lại cho thương nhân, tổ chức qua tài khoản truy cập hệ thống đã được cấp; trường hợp không xác nhận phải nêu rõ lý do.

8. Hủy bỏ, chấm dứt đăng ký cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử

Bộ Công Thương hủy bỏ đăng ký đối với thương nhân, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử trong các trường hợp:

- Có hành vi gian dối hoặc cung cấp thông tin giả mạo khi tiến hành đăng ký;

- Lợi dụng hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử để thu lợi bất chính;

- Không thực hiện đúng các nội dung theo Đề án và Quy chế hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử theo quy định tại Điều này;

- Không thực hiện các nghĩa vụ được quy định tại khoản 2 Điều này.

Bộ Công Thương chấm dứt đăng ký đối với thương nhân, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử trong các trường hợp:

- Theo đề nghị của thương nhân, tổ chức đó;

- Không cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử trong thời hạn 3 tháng kể từ ngày được xác nhận đăng ký hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử.

Thương nhân, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử khi ngừng hoạt động phải thông báo cho Bộ Công Thương trước 15 ngày để chấm dứt đăng ký. Việc thông báo này được thực hiện trực tuyến qua tài khoản truy cập hệ thống đã được cấp khi tiến hành đăng ký hoặc bằng văn bản gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu điện về Bộ Công Thương (Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số).

Khi chấm dứt hoặc hủy bỏ đăng ký, Bộ Công Thương sẽ rút tên thương nhân, tổ chức khỏi danh sách các thương nhân, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử đã đăng ký, đồng thời xóa biểu tượng xác nhận đăng ký của thương nhân, tổ chức đó trên Cổng thông tin Quản lý hoạt động thương mại điện tử.

Lưu ý: Bộ Công Thương có trách nhiệm hướng dẫn thương nhân, tổ chức xây dựng Quy chế hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử và ban hành mẫu đơn đăng ký, mẫu Đề án cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử.

9. Ưu điểm nổi bật của dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử

Chứng từ điện tử (thông điệp dữ liệu) có đủ giá trị chứng cứ, tổ chức phải đảm bảo cả tính toàn vẹn và độ tin cậy.

Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử CeCA

Hợp đồng điện tử đang ngày càng phổ biến ngày nay, đặc biệt là loại hình hợp đồng thương mại điện tử phổ biến song song với sự phát triển, lan rộng của TMĐT. Do đó, hoạt động chứng thực hợp đồng điện tử đóng vai trò quan trọng hơn bao giờ hết khi giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử. Các thương nhân, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử cần thực hiện các nghĩa vụ của mình theo luật định nhằm đảm bảo tính an toàn, bảo mật của các hợp đồng điện tử.

Để được tư vấn, giải đáp thắc mắc và báo giá cụ thể, vui lòng đăng ký TẠI ĐÂY.

✅ Hoặc ngay để được hỗ trợ trực tiếp

Tổng đài: 19006142 / 19006139

KV Miền Bắc - (Mr Hưng): 0911670826 - (Ms Hằng): 0911 876 893

KV Miền Nam - (Ms Thùy): 0911 876 899 / (Ms Thơ): 0911 876 900

Hợp đồng điện tử EFY-eCONTRACT - Bỏ ký tay, thay ký số

HaTT_TT