️🎯 Chữ Ký Hình Ảnh Là Gì? Cách Chuẩn Bị Chữ Ký Ảnh Khi Ký Hợp Đồng, Văn Bản Điện Tử

Hiện nay, người sử dụng có thể ký hợp đồng điện tử bằng nhiều loại chữ ký: Chữ ký số USB Token, Chữ ký số tập trung HSM, chữ ký sử dụng mã OTP và chữ ký hình ảnh. Tuy nhiên nhiều người vẫn còn băn khoăn về loại chữ ký ảnh này. Làm sao để chữ ký hình ảnh hợp lệ, hợp pháp, đảm bảo tiêu chuẩn pháp lý khi ký hợp đồng điện tử. Trong bài viết này EFY-eCONTRACT sẽ hướng dẫn chi tiết khách hàng chuẩn bị ảnh chữ ký dấu, phục vụ việc tạo ảnh chữ ký dấu trên phần mềm hợp đồng điện tử EFY-eCONTRACT được rõ nét, nhanh chóng, hợp lệ hợp pháp.

Chữ ký hình ảnh ký hợp đồng, văn bản điện tử

1. Chữ ký hình ảnh là gì?

Pháp luật hiện hành chưa có quy định cụ thể về chữ ký hình ảnh như là quy định đối với "chữ ký số". Tuy nhiên hiện nay chữ ký hình ảnh vẫn được cho là phù hợp với các quy định hiện có của pháp luật Việt Nam liên quan đến giao dịch dân sự/ hợp đồng điện tử và được đảm bảo giá trị pháp lý nếu chữ ký đó thể hiện ý chí của người ký và người ký có thẩm quyền ký.

Như vậy, không có bất kỳ lý do gì để không công nhận hiệu lực của hợp đồng được ký bằng các loại chữ ký điện tử này và cũng không có cơ sở pháp lý để kết luận định nghĩa về chữ ký điện tử trong Luật GDĐT 2005 loại trừ chữ ký hình ảnh.

Tuy nhiên, thông thường chữ ký hình ảnh được sử dụng nhiều trong hợp đồng có giá trị không lớn nhưng được ký nhiều lần và lặp đi lặp lại, đồng thời người ký không ở cùng một địa điểm mà hợp đồng có thể in và ký bằng chữ ký sống.

Hiện nay, các bên trong giao dịch có thể ký các hợp đồng bằng chữ ký điện tử theo 3 cách thức phổ biến là: chữ ký scan, chữ ký hình ảnh và chữ ký số. Với chữ ký ảnh, trình ký kết hợp đồng thông thường được thực hiện như sau:

- (i) Người ký chèn hình ảnh chữ ký của người ký vào ô chữ ký của tệp dữ liệu điện tử của hợp đồng

- (ii) Tệp dữ liệu điện tử của hợp đồng kèm theo chữ ký bằng chữ ký hình ảnh trên hợp đồng điện tử đó được gửi đi bằng thư điện tử.

2. Cách chuẩn bị chữ ký ảnh khi ký hợp đồng, văn bản điện tử

Bước 1: Chụp ảnh/Scan chữ ký dấu

- Khi chụp ảnh chữ ký bằng điện thoại nên sử dụng phần mềm Camscanner để ảnh có chất lượng rõ nét

Tiêu chuẩn chữ ký dấu để áp dụng vào eContract:

- Vị trí đóng dấu và chữ ký phải đảm bảo chính xác chiều cao và đúng vị trí:

- Chiều cao của chữ ký nhỏ hơn hoặc bằng đường kính con dấu.

- Vị trí chữ ký không cao hơn hoặc thấp hơn vị trí con dấu.

- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.

- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng ⅓ chữ ký về phía bên trái.

Hình ảnh chữ ký đạt tiêu chuẩn

Một số trường hợp đóng dấu và chữ ký sai cách cần tránh:

- Trường hợp 1: Chiều cao chữ ký lớn hơn chiều cao con dấu.

- Trường hợp 2: Vị trí chữ ký cao hơn vị trí con dấu.

- Trường hợp 3: Vị trí chữ ký thấp hơn vị trí con dấu.

- Trường hợp 4: Con dấu được đóng ở vị trí bên phải chữ ký.

- Trường hợp 5: Con dấu trùm lên lớn hơn ⅓ độ dài chữ ký.

Bước 2: Cắt ảnh chữ ký dấu.

Người dùng có thể sử dụng phần mềm Paint/ Photoshop trên máy tính để cắt lấy phần ảnh chữ ký dấu.

Tiêu chuẩn cắt ảnh chữ ký dấu để áp dụng vào eContract:

- Cắt bỏ viền của ảnh chuẩn sát cạnh viền của con dấu và chữ ký, không để dư viền quá nhiều hoặc cắt mất hình của con dấu và chữ ký.

Hình ảnh cắt chữ ký đạt tiêu chuẩn

Một số trường hợp cắt ảnh chữ ký dấu để dư viền quá nhiều sai cách cần tránh:

- Trường hợp 1: Hình ảnh chữ ký dấu dể dư viền phía bên phải quá nhiều

- Trường hợp 2: Hình ảnh chữ ký dấu để dư viền phía bên trái quá nhiều

- Trường hợp 3: Hình ảnh chữ ký dấu để dư viền phía bên dưới quá nhiều

- Trường hợp 4: Hình ảnh chữ ký dấu để dư viền phía bên trên quá nhiều

- Trường hợp 5: Hình ảnh chữ ký dấu để dư viền xung quanh quá nhiều

Bước 3: Xóa phông ảnh chữ ký.

- Truy cập link remove.bg để xóa nền cho chữ ký

- Click “Upload image” và chọn ảnh chữ ký dấu đã được cắt viền.

- Sau khi ảnh đã xoá phông, click “Download” để tải ảnh về máy tính phục vụ cho việc ký chữ ký ảnh trên hợp đồng khi cần.

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng phần mềm photoshop để xóa nền hình ảnh.

Bước 4: Gửi ảnh chữ ký dấu cho NCC.

- Gửi ảnh chữ ký dấu đã được xóa phông tới NCC

Trên đây là chi tiết hướng dẫn cách tạo chữ ký ảnh để sử dụng trong việc ký hợp đồng, văn bản điện tử. Hy vọng những chia sẻ này sẽ hữu ích với mọi người.

Để được tư vấn, giải đáp thắc mắc và báo giá cụ thể, vui lòng đăng ký TẠI ĐÂY.

✅ Hoặc ngay để được hỗ trợ trực tiếp

Tổng đài: 19006142 / 19006139

KV Miền Bắc - (Mr Hưng): 0911670826 - (Ms Hằng): 0911 876 893

KV Miền Nam - (Ms Thùy): 0911 876 899 / (Ms Thơ): 0911 876 900

Hợp đồng điện tử EFY-eCONTRACT - Bỏ ký tay, thay ký số

HaTT_TT