✔️Văn Bản Điện Tử Là Gì? Những Nội Dung Cơ Bản Về Văn Bản Điện Tử Mọi Người Cần Nắm Vững

Hiện nay, văn bản điện tử được sử dụng phổ biến tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Tuy nhiên, vẫn có nhiều người còn băn khoăn về hình thức văn bản này. Việc tạo lập, ký trên văn bản điện tử được thực hiện như thế nào? Trong phạm vi bài viết hôm nay, Hợp đồng điện tử EFY sẽ cùng bạn đọc tìm hiểu Văn bản điện tử là gì? Những nội dung cơ bản về văn bản điện tử mọi người cần nắm vững.

1. Văn bản điện tử là gì?

Văn bản điện tử là gì?

Theo quy định tại Khoản 7, điều 3, nghị định 78/2015/NĐ-CP:

“Văn bản điện tử là dữ liệu điện tử được tạo trực tuyến hoặc được quét (scan) từ văn bản giấy theo định dạng “.doc” hoặc “.pdf” và thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung của văn bản giấy.”

Có thể hiểu đơn giản: Văn bản điện tử là những văn bản được thể hiện thông qua dữ liệu điện tử được lập trình sẵn trên các thiết bị như máy tính, điện thoại. Văn bản điện tử được tạo ra dưới dạng trực tuyến hoặc được scan từ các giấy tờ giấy, tài liệu sang dạng hình ảnh, .doc hoặc .pdf. Về nội dung của văn điện tử thì tương tự như văn bản giấy.

2. Đặc điểm của văn bản điện tử

Các đặc điểm của văn bản điện tử cần lưu ý:

- Văn bản điện tử được hình thành thông qua các phương tiện công nghệ tiên tiến như công nghệ điện tử, máy tính, công nghệ điện, truyền dẫn không dây và nhiều phương tiện tích hợp tạo thành.

- Các nội dung được thể hiện trên văn bản điện tử giống với nội dung được thể hiện trên văn bản giấy. Các nội dung có sự cố định, thống nhất giữa các thông tin.

Đặc điểm của văn bản điện tử

Ưu điểm của văn bản điện tử

Sự hình thành của văn bản điện tử đã giúp cho hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp và sự liên hệ, truyền đạt thông tin giữa các cá nhân, tổ chức trở nên dễ dàng, thuận tiện hơn. Bên cạnh đó, việc sử dụng hình thức văn bản này cũng giúp tiết kiệm thời gian và chi phí hơn so với sử dụng văn bản giấy. Đặc biệt, trên văn bản điện tử, người sử dụng còn có thể dễ dàng chỉnh sửa nội dung văn bản khi gặp sai sót. Đây là điều mà văn bản giấy không làm được.

Chi tiết những ưu điểm vượt trội của văn bản điện tử so với văn bản giấy:

- Gửi nhận văn bản nhanh chóng trong môi trường điện tử: Đây là ưu điểm vượt trội nhất của văn bản điện tử đối với văn bản giấy. Chỉ cần có mạng Internet và thiết bị để soạn thảo, kết nối thì mọi cá nhân, tổ chức trên phạm vi toàn cầu có thể nhận - truyền văn bản điện tử mà không cần quan tâm đến vấn đề khoảng cách. Điều này đồng nghĩa với việc các bên có thể gửi nhận các nội dung thông tin trong văn bản điện tử ngay lập tức, giúp cho việc tiếp nhận và sử lý thông tin trở nên dễ dàng và tiết kiệm nhiều thời gian hơn.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể gửi nhận văn bản điện tử trong cùng một cơ quan, tổ chức, đơn vị. Các cá nhân trong cùng một cơ quan đơn vị sẽ được đặt trong một môi trường thông tin chung, nhiều người sẽ có thể tham gia để giải quyết công việc. Điều này bảo đảm sự thông suốt và thống nhất trong quá trình xử lý văn bản. Ngoài ra, việc sử dụng văn bản điện tử thông qua internet và hộp thư điện tử bảo đảm sự liên kết với các hệ thống bên ngoài.

- Quá trình xử lý văn bản điện tử nhanh chóng, thuận tiện và theo một hệ thống nhất định: Việc tìm kiếm văn bản và thông tin văn bản mang tính hệ thống rất cao vì được thực hiện thông qua hệ thống tra tìm tự động. Kết quả tra tìm thường cho ra một hệ thống văn bản có cùng dạng thông tin. Việc sử dụng văn bản điện tử và lưu giữ trong môi trường điện tử cũng giảm thiểu khả năng thất lạc văn bản, giấy tờ. Điều mà có thể dễ dàng xảy ra đối với tài liệu giấy.

- Chỉnh sửa văn bản đơn giản và nhanh chóng: Đâycũng là một ưu thế của văn bản, tài liệu điện tử. Nếu trước đây, với tài liệu truyền thống trên nền giấy, việc sửa lại một văn bản thường mất nhiều thời gian và công sức (thường phải chép/ đánh máy lại toàn bộ trang tài liệu cần sửa) rồi in ra văn bản mới tốn nhiều thời gian, chi phí, công sức thì ngày nay, việc soạn thảo văn bản trên máy tính điện tử cho phép chỉnh sửa nội dung đơn giản và nhanh chóng.

- Bảo đảm an toàn thông tin: Sử dụng tài liệu điện tử sử dụng chữ ký số trong hoạt động quản lý cho phép bảo đảm an toàn thông tin, hạn chế đối tượng tiếp cận tài liệu (bằng cách đặt mã số), đặt chế độ kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu. Ngoài ra, việc sử dụng văn bản điện tử cho phép làm việc cùng lúc với nhiều văn bản khác nhau và duy trì lịch sử làm việc với văn bản.

- Bảo đảm việc quản lý văn bản thông suốt từ khi tạo lập đến khi chuyển giao vào lưu trữ: Việc lưu trữ tài liệu, văn bản điện tử giúp giảm thiểu phần lớn không gian so với tài liệu giấy. Việc sử dụng văn bản điện tử cho phép tiết kiệm phần lớn chi phí, thời gian cho việc in ấn, lưu trữ, chuyển phát, tối ưu nguồn lực và tăng hiệu suất lao động, bảo đảm an toàn tài liệu trong suốt quá trình từ khi tạo lập đến khi lưu trữ.

3. Xác minh văn bản điện tử

Xác minh văn bản điện tử

Do việc dàng thay đổi nội dung thông tin trong tài liệu điện tử mà không để lại dấu vết, vấn đề xác định tác giả nên để đảm bảo tính và tính toàn vẹn, tính nguyên gốc của thông tin trong văn bản điện tử người ta sử dụng chữ ký điện tử.

Với mục đích xác thực danh tính cũng như xác nhận các giao dịch điện tử, giúp cho các hoạt động liên quan đến văn bản điện tử được minh bạch và các doanh nghiệp xác minh được danh tính của bản thân. Chữ ký điện tử xác định được nguồn gốc của văn bản điện tử.

Bằng phương thức điện tử và dưới phương pháp tạo lập từ dạng từ, chữ số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức đa dạng khác, gắn liền hoặc kết hợp với thông điệp dữ liệu một cách logic với thông giúp nhận biết và xác nhận người ký trên văn bản điện tử.

Trên mỗi chữ ký số đều được mã hóa mang thông tin người ký, cùng những tài liệu liên quan để chứng thực chữ ký. Chữ ký điện tử giúp bảo mật thông tin nếu không được sự cho phép của người ký. Chữ ký số không thể làm giả vì mỗi chữ ký số được tạo ra đều dựa trên người xác nhận chữ ký.

Hiện nay, bên cạnh việc hỗ trợ các đơn vị tạo lập hợp đồng thương mại điện tử, hợp đồng lao động điện tử, trên hệ thống phần mềm Hợp đồng điện tử EFY-eCONTRACT cũng đang hỗ trợ quản lý Văn bản điện tử với các chức năng chính:

- Tạo lập Văn bản điện tử (lấy file từ máy tính hoặc Google Drive)

- Ký văn bản điện tử với 3 hình thức ký: Chữ ký số, Chữ ký ảnh và OTP

- Xử lý văn bản điện tử với chức năng xử lý và ký nháy vào văn bản

Với việc bổ sung chức năng quản lý Văn bản điện tử trên hệ thống, EFY-eCONTRACT giúp cho các đơn vị quản lý văn bản điện tử dễ dàng, thuận tiện, tiết kiệm, an toàn, bảo mật tuyệt đối theo tiêu chuẩn ISO 27001:2013.

Trên đây là những thông tin về văn bản điện tử là gì? Và có mấy loại văn bản? Ưu điểm của văn bản điện tử là gì? Hy vọng những chia sẻ trên này sẽ giúp các bạn hiểu hơn về hình thức văn bản mới này.

Để được tư vấn, giải đáp thắc mắc và báo giá cụ thể, vui lòng đăng ký TẠI ĐÂY.

✅ Hoặc ngay để được hỗ trợ trực tiếp

Tổng đài: 19006142 / 19006139

KV Miền Bắc - (Mr Hưng): 0911670826 - (Ms Hằng): 0911 876 893

KV Miền Nam - (Ms Thùy): 0911 876 899 / (Ms Thơ): 0911 876 900

Hợp đồng điện tử EFY-eCONTRACT - Bỏ ký tay, thay ký số

HaTT_TT