27/05/2026 11:47:59

Hướng dẫn lập, ký, lưu trữ văn bản điện tử trên phần mềm EFY-eCONTRACT

Phần mềm EFY-eCONTRACT là nền tảng hợp đồng điện tử do EFY Việt Nam phát triển giúp doanh nghiệp tạo lập, ký số, quản lý và lưu trữ các loại hợp đồng, văn bản điện tử nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, chi phí, tuân thủ theo quy định pháp luật. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn lập, ký văn bản điện tử trên phần mềm EFY-eCONTRACT chính xác, nhanh chóng nhất.

1. Hướng dẫn lập, ký, lưu trữ văn bản điện tử trên phần mềm EFY-eCONTRACT

Hướng dẫn lập, ký, lưu trữ văn bản điện tử trên phần mềm EFY-eCONTRACT

1.1 Đăng nhập phần mềm

- Phần mềm EFY-eContract sử dụng bản on-cloud, đơn vị đăng nhập trực tiếp trên link website mà không cần cài đặt phần mềm về máy, đơn vị có thể đăng nhập bất kỳ máy tính nào đều sử dụng được phần mềm.

- EFY Việt Nam sẽ cấp tài khoản đăng nhập về email cho khách hàng đăng nhập vào phần mềm sử dụng.

- Link đăng nhập vào phần mềm: https://econtractapp.efy.com.vn/login

- Khách hàng nhập thông tin tài khoản được cấp gửi về email đăng ký: MST đơn vị, tên đăng nhập, mật khẩu => nhấn Đăng nhập.

Đăng nhập thành công, giao diện phần mềm sẽ hiển thị thông tin MST - Tên đơn vị, phân hệ VBĐT đơn vị đã đăng ký.

1.2 Thiết lập mẫu văn bản

Tại thanh menu chức năng dọc, chọn Văn bản khác -> Mẫu văn bản để vào danh sách quản lý.

Bước 1: Tại danh sách Mẫu văn bản, nhấn biểu tượng để bắt đầu tạo mẫu văn bản.

Bước 2: Chọn file mẫu văn bản (word.docx) đã Mergefield => Nạp file lên phần mềm.

>>> Hướng dẫn chi tiết cách tạo biến trên file word xem TẠI ĐÂY

Bước 3: Xác định các đối tượng sẽ ký văn bản. (Nội bộ tổ chức là bên lập văn bản, Bên ngoài tổ chức là bên nhận văn bản).

Ký tuần tự: người ký sẽ ký lần lượt theo đúng thứ tự đã xác định, người ký trước ký xong thì người ký sau mới nhận được thông báo ký hợp đồng.

Ký song song: hệ thống cho phép chọn nhiều người trong một thứ tự ký. Những người ký trong lượt ký này có thể song song cùng thực hiện ký văn bản mà không cần theo tuần tự. xong hệ thống mới chuyển tiếp bước tiếp theo.
Sau khi đã xác định được luồng ký của mẫu văn bản, nhấn biểu tượng để chuyển bước tiếp theo.

Bước 4: Thiết kế mẫu văn bản.

Thiết lập thông tin mẫu văn bản: các thông tin đánh dấu * là thông tin bắt buộc nhập.

Thiết lập vị trí ký cho từng đối tượng ký.

Bước 5: Thiết kế file mẫu nạp dữ liệu khi tạo văn bản.

Bước 6: Ban hành Mẫu văn bản. (Muốn ghi nháp lại văn bản đang tạo thì nhấn Lưu tạm.)

1.3 Lập văn bản

- Lập văn bản từ mẫu có sẵn trên phần mềm

Bước 1: Tại danh sách quản lý văn bản đã tạo, chọn sang tab Lập từ mẫu và nhấn biểu tượng

Bước 2: Chọn mẫu văn bản cần sử dụng, click vào Chọn mẫu khác nếu muốn thay đổi mẫu văn bản.

Bước 3: Cập nhật tên đợt ký và hoàn thiện nội dung trên văn bản bằng các cách sau:

Cách 1: Kích đúp chuột và sửa tay trực tiếp vào các cột thông tin.

Cách 2: Nạp dữ liệu văn bản từ file excel.

Bước 4: Xác định Luồng ký số văn bản. Văn bản sẽ theo luồng ký đã xác định từ trước (ở bước 1. THIẾT LẬP MẪU VĂN BẢN), Anh/Chị cần nhập thông tin ở phần Bên ngoài tổ chức (Họ tên, Email/SĐT của người ký văn bản) -> Chọn Ghi để lưu thông tin. Sau đó nhấn Xuất văn bản để xem văn bản.

Bước 5: Kiểm tra lại nội dung văn bản -> Nhấn Chuyển ký để chuyển thông tin văn bản cho người ký.

- Lập văn bản từ máy tính

Bước 1: Tại danh sách quản lý văn bản điện tử đã tạo, nhấn biểu tượng .

Bước 2: Có 2 cách tải văn bản cần ký lên hệ thống - File tải lên không được quá 5MB.

Cách 1: Tải file lên từ máy tính

Cách 2: Tải file lên từ Google Drive (Cần được cấu hình chức năng trong Cài đặt/ Tham số hệ thống). Click vào Google Drive -> Chọn tài khoản Anh/Chị muốn đăng nhập.

Bước 3: Xác định người tham gia và hình thức ký các đối tượng sẽ thực hiện ký văn bản.

Thiết lập số người ký tham gia ký văn bản và thứ tự ký của từng người:

Ký song song: hệ thống cho phép chọn nhiều người tham gia trong một thứ tự ký. Những người ký trong lượt ký này có thể song song cùng thực hiện ký văn bản mà không cần theo tuần tự, xong hệ thống mới chuyển tiếp bước tiếp theo.

Đối với Bên ngoài tổ chức:

Ký bằng hình thức là Chữ ký số -> Cần nhấn Xác thực ký cho bên nhận.

Trường hợp 1: Người nhận có vai trò ký là tổ chức thì cần nhập mã số thuế, tên đơn vị, họ tên người ký.

Trường hợp 2: Người nhận có vai trò ký là cá nhân thì cần nhập CMND/CCCD/HC, họ tên người ký.

*Ký bằng hình thức OTP -> Chọn hình thức thông báo Email/SMS và nhập chính xác Email/SĐT tương ứng. Hệ thống sẽ gửi thông tin văn bản cần ký, mã xác thực OTP để ký số vào Email/SĐT này.

*Ký bằng hình thức Ảnh chữ ký -> Bên nhận sẽ vẽ ảnh chữ ký tay hoặc tải ảnh chữ ký lên từ máy tính/điện thoại để ký văn bản.

Sau khi thiết lập đầy đủ các thông tin về người ký của Nội bộ tổ chức và Bên ngoài tổ chức, Anh/Chị nhấn biểu tượng để chuyển sang bước tiếp theo:

Bước 4: Nhập các thông tin để quản lý văn bản và thiết lập vị trí hiển thị chữ ký của người tham gia ký. Nhập các thông tin của văn bản (Các thông tin có dấu * là thông tin bắt buộc nhập.

Bước 5: Sau khi Anh/Chị nhập đầy đủ thông tin văn bản và kéo tất cả người ký vào vị trí cần ký. Nhấn nút Chuyển ký để chuyển văn bản cho các bên thực hiện ký.

1.4 Bên lập ký văn bản

- Ký văn bản

Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm.

Bước 2: Mở danh sách văn bản cần ký, có thể thực hiện bằng các cách sau:

Cách 1: Tại giao diện trang chủ, nhấn vào phần nhắc việc số lượng văn bản chờ ký.

Cách 2: Tại thanh menu chức năng dọc, chọn Văn bản khác -> chọn Ký văn bản.

Bước 3: Nhấn vào biểu tượng tương ứng với văn bản muốn xem nội dung chi tiết trước khi ký.

Bước 4: Để ký văn bản nhấn vào biểu tượng . Và nhấn , sau đó chọn nút Ký văn bản để thực hiện ký.

Hoặc nhấn vào biểu tượng để Từ chối ký văn bản và nhập lý do từ chối.

Tại danh sách văn bản đã tạo, văn bản bị từ chối sẽ có trạng thái là Từ chối ký.

- Tính năng giao việc

Khi Anh/Chị cần giao việc cho một nhân viên hỗ trợ duyệt/ký văn bản. Tại màn hình Ký văn bản, Anh/Chị nhấn nút Giao việc.

Chọn người nhận công việc, nhập nội dung cần xử lý và click Yêu cầu ký nháy (nếu có). Sau đó bấm Gửi.

- Tính năng tạo nhật ký xử lý văn bản

Khi Anh/Chị cần tạo thêm ghi chú vào nhật ký xử lý văn bản. Tại màn hình Ký văn bản, Anh/Chị nhấn nút Xem nhật ký.

Người sử dụng nhập thông tin: Nội dung thực hiện, Đính kèm thêm file (Nếu có). Các thông tin có dấu * là thông tin bắt buộc nhập. Sau đó người sử dụng nhấn Lưu để cập nhật nhật ký xử lý cho văn bản.

1.5 Xử lý văn bản

Bước 1: Xem danh sách văn bản cần xử lý. Tại thanh menu chức năng dọc, chọn Văn bản khác -> chọn Xử lý văn bản.

Bước 2: Xem nội dung văn bản. Nhấn vào biểu tượng tương ứng với văn bản muốn xem nội dung chi tiết trước khi thực hiện xử lý.

Hệ thống chuyển đến giao diện Thông tin văn bản để người xử lý xem được nội dung văn bản, thông tin văn bản, người ký và tải file.

Bước 3: Xử lý văn bản và thiết kế vị trí ký. Nhấn vào biểu tượng để thực hiện xử lý văn bản.

Người sử dụng nhập thông tin: Chọn trạng thái xử lý, Nội dung thực hiện, Đính kèm thêm file (Nếu có).

Các thông tin có dấu * là thông tin bắt buộc nhập.

Sau đó người sử dụng nhấn Lưu để cập nhật thông tin xử lý cho văn bản.

Hệ thống tự động chuyển người sử dụng sang giao diện Ký số văn bản trong trường hợp người sử dụng được yêu cầu ký nháy.

Nhấn nút Ký số để thực hiện ký điện tử vào văn bản.

Bước 4: Quản lý nhật ký xử lý văn bản. Tại danh sách Xử lý văn bản, nhấn vào biểu tượng để mở giao diện quản lý nhật ký xử lý của từng văn bản.

Hệ thống chuyển đến giao diện Nhật ký chi tiết của văn bản, chức năng này giúp anh chị theo dõi được tình trạng ký của từng văn bản.

1.6 Gửi văn bản cho bên nhận

Có 02 hình thức gửi văn bản: Email và tin nhắn SMS.

- Gửi văn bản qua Email bên nhận: Đơn vị chọn Email thì không tốn phí SMS.

- Gửi qua tin nhắn SMS: sẽ tốn phí, mỗi văn bản chuyển ký sẽ phát sinh từ 2-3 tin nhắn SMS.

1.7 Người nhận ký văn bản

Bên nhận sẽ nhận được Email/SMS thông tin tra cứu văn bản cần ký -> Nhấn vào link trên Email/SMS để tra cứu văn bản.

Kiểm tra nội dung văn bản -> Click "Tôi đã đọc, hiểu, đồng ý với nội dung của văn bản điện tử này & thống nhất sử dụng phương thức điện tử này để thực hiện giao dịch" để đồng ý Ký văn bản hoặc Từ chối ký nếu có sai sót.

- Ký bằng chứng thư số

Sau khi bấm Ký văn bản, chọn loại chữ ký số đơn vị đang sử dụng —> Nhấn Xác nhận ký.

Lưu ý: nếu dùng USB Token để ký, Anh/Chị cần cài đặt thư viện hỗ trợ ký số Plugin để có thể ký hợp đồng (Tải công cụ tại đường link ở form hướng dẫn), mời Anh/Chị xem tại đây.

- Ký bằng mã OTP

Sau khi bấm Ký văn bản, phần mềm sẽ gửi mã xác thực OTP qua Email/SMS cho bên nhận văn bản -> Nhập OTP vào để hoàn tất ký văn bản.

Văn bản lúc này có thêm dấu xác thực OTP của bên nhận. Anh/Chị có thể tải file văn bản về lưu trữ.

- Ký bằng chữ ký ảnh

Sau khi bấm Ký văn bản, phần mềm sẽ chuyển sang giao diện để bên nhận Vẽ tay chữ ký hoặc tải Ảnh từ trong máy -> Bấm Ghi để hoàn tất ký văn bản.

1.8 Tra cứu văn bản điện tử

Tại thanh menu chức năng dọc, chọn Văn bản khác -> Tra cứu để vào danh sách quản lý văn bản.

Thực hiện tra cứu Văn bản điện tử theo các kỳ tra cứu.

Xuất danh sách Văn bản điện tử ra excel theo kỳ tra cứu và các tiêu chí lọc trên màn hình.

Tải hàng loạt file Văn bản điện tử có trạng thái Chờ ký/Đã ký (Được chia thành các file zip, mỗi file zip tối đa 30 văn bản).

EFY Việt Nam là nhà cung cấp hợp đồng điện tử đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật, hỗ trợ doanh nghiệp ký kết hợp đồng và các văn bản điện tử nhanh chóng, tiết kiệm chi phí vận hành, đội ngũ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp. Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết

Để được tư vấn, giải đáp thắc mắc và báo giá cụ thể, vui lòng đăng ký TẠI ĐÂY.