19/05/2026 10:27:29

Thông tư 08/2026/TT-BNV: Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 337/2025/NĐ-CP về hợp đồng lao động điện tử

Thông tư 08/2026/TT-BNV ban hành ngày 15/5/2026 của Bộ Nội Vụ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 337/2025/NĐ-CP về hợp đồng lao động điện tử. Bài viết dưới đây của EFY-eCONTRACT sẽ điểm qua các điểm nổi bật của thông tư này nhé.

1. Quy định chung của Thông tư 08/2026/TT-BNV

Thông tư 08/2026/TT-BNV ban hành ngày 15/5/2026 của Bộ Nội Vụ

Căn cứ theo điều 1 của Thông tư 08/2026/TT-BNV quy định về chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 337/2025/NĐ-CP bao gồm:

- Cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử (ID)

- Cấp, khóa, mở khóa tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử

- Kết nối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử

- Quản lý, sử dụng, khai thác Nền tảng hợp đồng lao động điện tử

- Dữ liệu và cập nhật, khai thác, lưu trữ, chia sẻ dữ liệu trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

Đối tượng áp dụng được quy định chi tiết tại điều 2 của thông tư này bao gồm:

- Người lao động, người sử dụng lao động

- Nhà cung cấp eContract

- Cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến việc thực hiện quy định tại Thông tư này

Thông tư có hiệu lực thi hành từ 01/07/2026 - Tất cả hợp đồng lao động điện tử phải được gửi về Nền tảng để gắn mã định danh ID

>>> Xem thêm: 5 Điểm mới của nghị định 337/2025/NĐ-CP về hợp đồng lao động điện tử

2. Quy định về cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử

Quy định về cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử

2.1 Nguyên tắc cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử

Căn cứ điều 4 Thông tư 08/2026/TT-BNV quy định về nguyên tắc cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử như sau:

- Mỗi HĐLĐ điện tử khi được gửi về Nền tảng HĐLĐ điện tử đúng quy định sẽ chỉ được cấp duy nhất một ID và đảm bảo không trùng lặp với bất kỳ hợp đồng lao động điện tử nào khác.

- Mỗi ID được cấp 1 lần, không bị thay đổi ngay cả khi hợp đồng lao động điện tử sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt phụ lục, thông báo tạm hoãn, thông báo chấm dứt hợp đồng lao động điện tử được gắn ID của hợp đồng lao động điện tử đó.

- Cơ quan nhà nước dùng ID làm mã quản lý dữ liệu số về hợp đồng lao động điện tử. Cấp ID đối với HĐLĐ điện tử không làm thay đổi thời điểm giao kết, thời điểm có hiệu lực, nội dung của hợp đồng đã ký kết.

- Mã định danh ID liên kết với mã hiển thị hoặc mã tra cứu (theo mã số đơn vị hành chính, mã định danh người lao động, mã số thuế của người sử dụng lao động) do Nền tảng hợp đồng lao động điện tử xây dựng để phục vụ cho nhu cầu khai thác dữ liệu.

2.2 Cấu trúc mã định danh của hợp đồng lao động điện tử

Cấu trúc của mã định danh ID thực hiện theo thuật toán tự động, bao gồm 01 ký tự chữ (A hoặc B hoặc C) và 12 ký tự số.

Trong đó:

- Ký tự chữ là A hoặc B hoặc C

+ Chữ cái A là ký tự gán cho hợp đồng lao động điện tử được giao kết từ ngày 01 tháng 7 năm 2026 thông qua các eContract bảo đảm quy định tại Điều 6 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP

+ Chữ cái B là ký tự gán cho hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy

+ Chữ cái C là ký tự gán cho hợp đồng lao động điện tử được giao kết trước ngày 01 tháng 7 năm 2026.

- 12 ký tự số được cấu thành bởi:

+ 02 ký tự số đầu tiên là 02 số cuối của năm hợp đồng lao động điện tử được Nền tảng hợp đồng lao động điện tử cấp ID

+ 10 ký tự số sau là dãy số tự nhiên được cấp ngẫu nhiên

2.3 Quy trình cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử

Quy trình cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử được thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Nhà cung cấp eContract gửi hợp đồng lên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử

Tùy loại hợp đồng lao động điện tử mà hồ sơ gửi kèm khác nhau. Cụ thể:

- HĐLĐ điện tử giao kết từ 01/7/2026: Hồ sơ gửi kèm bao gồm hợp đồng + dữ liệu theo điểm a, c, đ khoản 1 Điều 14 NĐ 337 (không gồm thông tin về ID)

- HĐLĐ điện tử chuyển đổi từ văn bản giấy: Hồ sơ gửi kèm bao gồm hợp đồng + dữ liệu quy định + nhật ký chuyển đổi từ hợp đồng lao động bản giấy sang hợp đồng lao động điện tử về Nền tảng.

- HĐLĐ điện tử giao kết trước ngày 01 tháng 7 năm 2026: NCC eContract hỗ trợ rà soát bổ sung chữ ký số, gắn đấu thời gian, chứng thực thông điệp dữ liệu vào hợp đồng lao động điện tử. Sau đó có trách nhiệm gửi hợp đồng về nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

Bước 2: Nền tảng hợp đồng lao động điện tử tiếp nhận và kiểm tra

Trong vòng 24 giờ từ thời điểm tiếp nhận, Nền tảng sẽ tự động kiểm tra:

- Thông tin xác thực định danh của người lao động, người sử dụng lao động

- Dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các bên giao kết

- Chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract

Bước 3: Cấp ID hoặc từ chối

- Đạt yêu cầu → Nền tảng cấp ID tự động, gửi thông tin ID về hệ thống Nhà cung cấp eContract để lưu trữ cùng hợp đồng lao động điện tử

- Không đạt → Nền tảng tự động gửi thông báo lý do từ chối về hệ thống Nhà cung cấp eContract

Lưu ý:

- Phụ lục, thông báo tạm hoãn, thông báo chấm dứt hợp đồng phát sinh khi thực hiện hợp đồng được cấp chung ID với hợp đồng gốc

- Nếu xảy ra sự cố kỹ thuật, ID được cấp ngay sau khi sự cố được khắc phục

- Thời hạn lưu trữ theo thỏa thuận, nhưng tối thiểu bằng thời hạn lưu trữ trên Nền tảng theo khoản 3 Điều 18 Thông tư này.

>>> Xem thêm: NLĐ có bắt buộc phải có chữ ký số khi giao kết hợp đồng lao động điện tử không?

3. Quy định về tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử

Quy định về tài khoản truy cập nền tảng hợp đồng lao động điện tử

3.1 Đăng ký tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử

Căn cứ quy định tại điều 7 của Thông tư này, người lao động và người sử dụng lao động phải đăng ký và sử dụng tài khoản định danh điện tử theo quy định của pháp luật để đăng nhập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

- Người lao động sử dụng tài khoản định danh điện tử cá nhân

- Người sử dụng lao động là tổ chức sử dụng tài khoản định danh điện tử tổ chức

- Người sử dụng lao động là cá nhân sử dụng tài khoản định danh điện tử cá nhân

- Người sử dụng lao động là tổ chức không đăng ký được tài khoản định danh tổ chức theo quy định pháp luật về định danh và xác thực điện tử thì đề nghị Bộ Nội vụ cấp tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

Trường hợp tài khoản định danh điện tử của người sử dụng lao động, người lao động bị khóa hoặc thay đổi trạng thái thì Nền tảng thực hiện việc điều chỉnh quyền truy cập, sử dụng tài khoản tương ứng.

3.2 Khóa, mở khóa tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử

Căn cứ theo điều 8 của thông tư này quy định về khóa, mở khóa tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

Các trường hợp khóa tài khoản truy cập nền tảng:

- Theo đề nghị của chủ tài khoản.

- Tài khoản định danh điện tử của chủ tài khoản bị khóa.

- Sự kiện an toàn thông tin khẩn cấp gồm mọi trường hợp có nguy cơ gây mất bí mật, mất toàn vẹn, mất sẵn sàng của hệ thống, dịch vụ hoặc dữ liệu nếu không áp dụng biện pháp ngăn chặn ngay.

- Theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

- Các trường hợp khác theo quy định pháp luật.

Các trường hợp tài khoản bị khóa được mở lại:

- Không còn căn cứ khóa tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

- Theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

Thông báo khóa, mở khóa tài khoản truy cập Nền Tảng được gửi tự động cho chủ tài khoản qua số điện thoại hay email do chủ tài khoản đăng ký.

3.3 Quy định về sử dụng tài khoản trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử

Căn cứ theo điều 16 Thông tư 08/2026/TT-BNV về sử dụng tài khoản trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử

3.3.1 Tài khoản quản trị (do Bộ Nội vụ cấp)

- Đối tượng áp dụng: Các đơn vị thuộc Bộ Nội vụ, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Sở Nội vụ, Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất.

- Quyền hạn: Trao quyền khai thác, xử lý nghiệp vụ cho công chức, viên chức, người lao động thuộc đơn vị

- Trách nhiệm:

+ Quản lý tài khoản quản trị và các tài khoản được trao quyền, đảm bảo an ninh mạng.

+ Thu hồi tài khoản khi người dùng chuyển công tác, không còn thực hiện nhiệm vụ trên Nền tảng hoặc vi phạm quy định pháp luật

3.3.2 Tài khoản người sử dụng lao động

- Khai thác, chia sẻ thông tin hợp đồng lao động điện tử của mình

- Thực hiện báo cáo lao động theo quy định pháp luật thông qua Nền tảng

- Sử dụng các chức năng, dịch vụ được Nền tảng cho phép

3.3.3 Tài khoản của người lao động

- Khai thác, chia sẻ thông tin hợp đồng lao động điện tử của mình

- Sử dụng các chức năng, dịch vụ được Nền tảng cho phép

3.3.4 Tài khoản công chức, viên chức, người lao động của cơ quan quản lý nhà nước

Sử dụng tài khoản do Bộ Nội vụ cấp để khai thác, xử lý nghiệp vụ trên Nền tảng trong phạm vi quyền hạn được giao.

4. Quy định về quản lý dữ liệu

Căn cứ theo Điều 17, 18 Thông tư 08/2026/TT-BNV về quản lý dữ liệu:

- Phân loại dữ liệu gồm:

+ Dữ liệu chủ: Đồng bộ về Trung tâm Dữ liệu quốc gia, khai thác theo quy định

+ Dữ liệu mở/ dùng chung: Đăng ký văn bản với Bộ Nội vụ (Phụ lục III)

- Thời hạn lưu trữ: 10 năm kể từ ngày hợp đồng lao động chấm dứt.

- Trường hợp ký nhiều hợp đồng liên tiếp: tính từ ngày hợp đồng cuối cùng chấm dứt.

Nguyên tắc khai thác & bảo vệ dữ liệu

- Tuân thủ pháp luật: Mọi hoạt động xử lý dữ liệu phải đúng quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân, an ninh mạng và lưu trữ.

- Xử lý đúng nguyên tắc: Đúng mục đích - tối thiểu cần thiết - đúng thẩm quyền - đúng phạm vi - có thời hạn lưu trữ phù hợp - bảo đảm bí mật, toàn vẹn và sẵn sàng.

- Dữ liệu nhạy cảm: Dữ liệu cá nhân, dữ liệu nhạy cảm, bí mật nhà nước, bí mật kinh doanh chỉ được chia sẻ/chuyển giao khi có căn cứ pháp lý và đủ biện pháp bảo vệ theo quy định.

- Giám sát bất thường: Mọi truy cập, chia sẻ hoặc trích xuất dữ liệu vượt ngưỡng thông thường phải được ghi nhận, cảnh báo và rà soát kịp thời.

5. Trách nhiệm báo cáo của từng chủ thể

Căn cứ theo Điều 19 Thông tư 08/2026/TT-BNV quy định trách nhiệm báo cáo cụ thể cho từng chủ thể như sau:

- Nhà cung cấp eContract có hai nghĩa vụ báo cáo: gửi báo cáo định kỳ hằng quý theo mẫu tại Phụ lục IV và nộp báo cáo kết quả kiểm toán kỹ thuật theo quy định.

- Người sử dụng lao động thực hiện báo cáo biến động lao động thông qua nền tảng eContract, tuân thủ quy trình quy định tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

- Sở Nội vụ và Ban quản lý Khu công nghiệp chịu trách nhiệm tổng hợp, báo cáo tình hình sử dụng lao động trên địa bàn thuộc phạm vi quản lý.

Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2026 - Gia hạn thời hạn kết nối đến nền tảng chậm nhất là 20/07/2026. Các hợp đồng lao động điện tử trong thời gian chờ cấp ID vẫn được công nhận pháp lý

EFY Việt Nam là nhà cung cấp giải pháp hợp đồng lao động điện tử kết nối với nền tảng hợp đồng lao động của Bộ Nội Vụ và sẵn sàng đáp ứng nghị định 337/2025/NĐ-CP. Tổ chức, doanh nghiệp cần được tư vấn thêm về hợp đồng lao động điện tử vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ nhanh chóng.

Để được tư vấn, giải đáp thắc mắc và báo giá cụ thể, vui lòng đăng ký TẠI ĐÂY.