22/07/2026 13:53:04

Chuyển đổi hợp đồng lao động giấy sang hợp đồng điện tử

Từ ngày 01/7/2026, theo quy định tại Thông tư 08/2026/TT-BNV và Nghị định 337/2025/NĐ-CP về việc chuyển đổi hợp đồng lao động giấy sang hợp đồng điện tử đã trở thành xu hướng tất yếu trong quản trị nhân sự số. Vậy doanh nghiệp cần đáp ứng điều kiện gì, thực hiện theo quy trình nào và lưu ý ra sao về giá trị pháp lý khi thực hiện việc chuyển đổi này? Bài viết dưới đây của eCONTRACT sẽ giải đáp chi tiết nhé.

1. Vì sao doanh nghiệp cần chuyển đổi sang hợp đồng điện tử

Chuyển đổi hợp đồng lao động giấy sang lao động điện tử theo thông tư 08/2026/TT-BNV

Việc lưu trữ hàng nghìn bản hợp đồng giấy khiến doanh nghiệp tốn kém chi phí kho bãi, nhân sự quản lý và tiềm ẩn rủi ro thất lạc, hư hỏng tài liệu theo thời gian. Trong khi đó, hình thức số hóa giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự, tra cứu nhanh chóng, tiết kiệm chi phí vận hành và đồng bộ với các hệ thống khai báo bảo hiểm xã hội, thuế điện tử. Chính vì vậy, quy định chuyển đổi hợp đồng lao động giấy sang hợp đồng điện tử từ 01/7/2026 được xem là bước đi tất yếu để xây dựng môi trường quản trị doanh nghiệp số văn minh, minh bạch.

Khi được chuyển đổi đúng quy định của Thông tư 08/2026/TT-BNV, hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý tương đương văn bản gốc và có hiệu lực thay thế văn bản giấy trong các giao dịch với bên thứ ba như cơ quan bảo hiểm xã hội, cơ quan thuế, tòa án. Đây là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp yên tâm sử dụng hợp đồng lao động điện tử trong toàn bộ quy trình quản trị nhân sự mà không lo bị từ chối giá trị chứng cứ khi xảy ra tranh chấp.

2. Điều kiện để việc chuyển đổi hợp pháp theo quy định

Điều kiện chuyển đổi hợp đồng giấy sang hợp đồng lao động điện tử

Theo Điều 8 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, việc chuyển đổi không đơn thuần là quét (scan) văn bản rồi lưu trữ mà phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật, pháp lý sau đây.

2.1 Điều kiện về thông điệp dữ liệu

Thông điệp dữ liệu chuyển đổi từ văn bản giấy phải bảo đảm tính toàn vẹn thông tin như bản gốc, có thể truy cập và sử dụng để tham chiếu, đồng thời phải có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi cùng thông tin của tổ chức, cá nhân thực hiện việc này.

2.2 Điều kiện về chủ thể giao kết

Chủ thể giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản phải được xác thực theo quy định pháp luật về định danh và xác thực điện tử, nhằm bảo đảm đúng người, đúng thẩm quyền.

2.3 Điều kiện ký số

Bản chuyển đổi bắt buộc phải được ký số bởi người có thẩm quyền của người sử dụng lao động để xác nhận độ chính xác, đầy đủ so với bản gốc và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung chuyển đổi.

2.4 Điều kiện gắn mã định danh

Hợp đồng lao động điện tử sau khi chuyển đổi phải được gắn mã ID theo quy định để phục vụ việc tra cứu, đối chiếu về sau.

Ngoài các điều kiện kỹ thuật trên, việc chuyển đổi phải dựa trên nguyên tắc tự nguyện, có sự thỏa thuận nhất trí bằng văn bản hoặc điều khoản bổ sung giữa người sử dụng lao động và người lao động. Khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện của pháp luật về giao dịch điện tử, bản chuyển đổi có giá trị như bản gốc.

3. Quy trình 4 bước chuyển đổi sang hợp đồng điện tử

Quy trình chuyển đổi hợp đồng lao động bản giấy sang hợp đồng lao động điện tử

Theo Điều 6 Thông tư 08/2026/TT-BNV, kể từ ngày 01/7/2026, các tổ chức, doanh nghiệp khi chuyển đổi hệ thống hồ sơ nhân sự phải tuân thủ quy trình khép kín gồm 4 bước nhằm bảo đảm tính hợp pháp và khả năng chống chối bỏ.

Bước 1: Số hóa văn bản gốc

Bộ phận nhân sự quét hợp đồng lao động giấy đang có hiệu lực thành định dạng tài liệu điện tử không thể chỉnh sửa, thường là định dạng PDF/A, bảo đảm hình ảnh rõ nét, đầy đủ chữ ký và con dấu của văn bản gốc.

Bước 2: Ký số xác thực

Người sử dụng lao động dùng chữ ký số chuyên dùng hoặc chữ ký số công cộng của tổ chức để ký lên tài liệu đã số hóa. Về phía người lao động, cần thực hiện xác thực quyền sở hữu đối với văn bản chuyển đổi thông qua ứng dụng định danh cá nhân hoặc chữ ký số từ xa được tích hợp trên phần mềm quản lý của doanh nghiệp.

Bước 3: Gắn dấu thời gian

Đây là quy định bắt buộc mới của Thông tư 08/2026/TT-BNV. Văn bản sau khi ký số phải được gửi qua tổ chức cung cấp dịch vụ cấp dấu thời gian để ghi nhận chính xác ngày, giờ chuyển đổi hợp pháp, ngăn chặn hành vi giả mạo thời điểm tạo lập dữ liệu.

Bước 4: Lưu trữ và phân quyền tiếp cận

Hợp đồng điện tử sau chuyển đổi được đồng bộ lên hệ thống cơ sở dữ liệu nhân sự đạt tiêu chuẩn an toàn thông tin. Hệ thống phải tự động gửi một bản sao hoàn chỉnh đến tài khoản cá nhân của người lao động để lưu trữ, đồng thời việc truy cập vào hệ thống lưu trữ này tại doanh nghiệp cần được kiểm soát chặt chẽ, phân quyền theo từng cấp độ.

4. Quy định lưu trữ bản gốc và bảo mật thông tin sau chuyển đổi

Sau khi chuyển đổi sang hình thức điện tử thành công và có hiệu lực, văn bản giấy gốc vẫn phải được lưu trữ song song theo thời hạn pháp luật quy định, tối thiểu 05 năm sau khi chấm dứt quan hệ lao động, nhằm phục vụ công tác đối chiếu, kiểm tra xác suất khi cần thiết. Trường hợp các bên có thỏa thuận tiêu hủy bằng văn bản phù hợp với quy định chuyên ngành thì có thể không cần lưu giữ bản giấy song song.

Về an toàn thông tin, doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính bảo mật của dữ liệu đã chuyển đổi. Mọi hành vi làm rò rỉ thông tin cá nhân, tiền lương của người lao động trên môi trường số sẽ bị xử lý nghiêm theo Luật An ninh mạng và các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân hiện hành.

5. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để chuyển đổi thành công

Để quá trình chuyển đổi diễn ra thuận lợi, không làm gián đoạn hoạt động, doanh nghiệp nên chủ động rà soát lại toàn bộ quỹ hợp đồng hiện có, phân loại hợp đồng còn hiệu lực cần chuyển đổi ưu tiên.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp giải pháp phần mềm hợp đồng lao động điện tử và chữ ký số uy tín, đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn kỹ thuật của Bộ Nội vụ, đồng thời xây dựng quy chế nội bộ về phân quyền truy cập, sao lưu dữ liệu để bảo đảm an toàn cho hệ thống lưu trữ điện tử về lâu dài.

Hệ sinh thái EFY-eCONTRACT do EFY Việt Nam phát triển hiện đang là giải pháp tiên phong, sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp toàn diện trong công cuộc chuyển đổi hợp đồng lao động giấy sang hợp đồng điện tử, tuân thủ theo quy định của pháp luật

Chuyển đổi hợp đồng lao động giấy sang hợp đồng điện tử theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP và Thông tư 08/2026/TT-BNV không chỉ là yêu cầu tuân thủ pháp luật mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp trong quản trị nhân sự hiện đại.

Để được tư vấn chuyên sâu về quy định pháp lý và trải nghiệm giải pháp triển khai hợp đồng lao động điện tử chuẩn thông tư mới, quý doanh nghiệp có thể liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ.

Để được tư vấn, giải đáp thắc mắc và báo giá cụ thể, vui lòng đăng ký TẠI ĐÂY.