06/01/2026 15:33:55

Lợi ích khi sử dụng hợp đồng lao động điện tử - Quy trình giao kết hợp đồng

Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định về hợp đồng lao động điện tử được chính phủ ban hành là bước tiến mới thúc đẩy chuyển đổi số trong lĩnh vực lao động. Bài viết dưới của eCONTRACT sẽ làm rõ khái niệm, lợi ích khi sử dụng hợp đồng lao động điện tử. Tham khảo ngay nhé.

1. Hợp đồng lao động điện tử là gì?

Hợp đồng lao động điện tử là gì?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 13 Bộ luật Lao động 2019 quy định về khái niệm hợp đồng lao động như sau:

“Hợp đồng lao động là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động.

Trường hợp hai bên thỏa thuận bằng tên gọi khác nhưng có nội dung thể hiện về việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên thì được coi là hợp đồng lao động.”

Căn cứ theo khoản 1 điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP cũng nêu rõ:

“Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.”

Tại khoản 3 Điều 4 Nghị định 337/2025/NĐ-CP khuyến khích doanh nghiệp, người sử dụng lao động sử dụng hợp đồng lao động điện tử thay thế cho hợp đồng lao động bằng văn bản giấy để tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự và giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến hợp đồng lao động.

Nghị định 337/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/01/2026 và chậm nhất đến ngày 01/7/2026, nền tảng hợp đồng lao động điện tử phải được đưa vào vận hành chính thức.

2. Lợi ích khi sử dụng hợp đồng lao động điện tử

Lợi ích khi sử dụng hợp đồng lao động điện tử

Việc áp dụng hợp đồng lao động điện tử mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho người lao động, người sử dụng lao động. Dưới đây là một số lợi ích khi sử dụng hợp đồng lao động điện tử:

- Tăng cường tính pháp lý, minh bạch thông tin:

Hợp đồng lao động điện tử được ký số, gắn mã định danh và được lưu trữ trên nền tảng hợp đồng lao động điện tử của Bộ Nội Vụ, đảm bảo tính pháp lý, hạn chế được rủi ro khi xảy ra tranh chấp.

- Tối ưu hóa quy trình quản lý lao động, tiết kiệm thời gian, chi phí:

Toàn bộ quá trình giao kết, lưu trữ và tra cứu hợp đồng được thực hiện trực tuyến, nhờ đó giúp doanh nghiệp và NLĐ tiết kiệm thời gian, chi phí hành chính.

- Dễ dàng tra cứu hợp đồng, đối chiếu khi cần

Dữ liệu về NLĐ được quản lý và lưu trữ tập trung, cho phép các bên, đặc biệt là doanh nghiệp và cơ quan quản lý nhà nước tra cứu, đối chiếu, phục vụ công tác quản lý lao động, thanh tra, kiểm tra.

- Đảm bảo an toàn dữ liệu:

Hợp đồng lao động điện tử được ứng dụng công nghệ bảo mật tiên tiến, đảm bảo an toàn thông tin, hạn chế nguy cơ bị rò rỉ thông tin về hợp đồng lao động.

- Góp phần chuyển đổi số, hiện đại hóa quản trị doanh nghiệp

Sử dụng hợp đồng lao động điện tử góp phần tiết kiệm nguồn lực, nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý doanh nghiệp, góp phần số hóa quy trình nhân sự.

3. Quy trình giao kết hợp đồng lao động điện tử

Quy trình giao kết hợp đồng lao động điện tử

Việc giao kết hợp đồng điện tử cần tuân thủ nghiêm ngặt theo quy định của pháp luật. Dưới đây là quy trình giao kết hợp đồng lao động điện tử

Bước 1: Chuẩn bị pháp lý và xác lập thông tin

- Các bên tham gia giao kết hợp đồng chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, giấy tờ định danh, tài liệu pháp lý liên quan nếu cần

- Nhà cung cấp eCONTRACT kiểm tra điều kiện kỹ thuật, đã kết nối với nền tảng hợp đồng lao động điện tử của Bộ Nội Vụ, cung cấp tài khoản truy cập

Bước 2: Tạo lập hợp đồng

- Hợp đồng lao động điện tử được soạn thảo trên hệ thống eCONTRACT, đảm bảo đúng nội dung và các điều khoản theo quy định Pháp luật.

- Bổ sung thêm phụ lục hợp đồng (Nếu có) và các văn bản liên quan khác.

Bước 3: Định danh và xác thực

- Hệ thống định danh, xác thực danh tính của các bên tham gia giao kết hợp đồng (giấy tờ tùy thân, tài khoản định danh, chữ ký số, dấu thời gian…)

- Tổ chức/doanh nghiệp kiểm tra tính hợp pháp của tư cách đại diện.

Bước 4: Thực hiện ký số, chứng thực

- Các bên giao kết hợp đồng điện tử bằng các ký số trên hợp đồng lao động điện tử

- Hệ thống eCONTRACT ghi nhận dấu thời gian và gắn lên chữ ký số

- Nhà cung cấp eCONTRACT chứng thực thông điệp dữ liệu cho hợp đồng

Bước 5: Gắn mã định danh

- Sau khi hoàn tất ký hợp đồng, trong vòng 24h, nhà cung cấp eCONTRACT gửi hợp đồng đã ký đến nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn mã định danh cho Hợp đồng.

Bước 6: Lưu trữ hợp đồng điện tử

- Hợp đồng lao động điện tử gắn ID được lưu trữ theo quy định của pháp luật. Các bên tham gia có thể dễ dàng tra cứu đối chiếu hợp đồng trên hệ thống eCONTRACT hoặc trên nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

- Báo cáo lao động, tình trạng sử dụng lao động có thể thực hiện thông qua hệ thống này

Bước 7: Quản lý, sử dụng và chuyển đổi hợp đồng

Hợp đồng lao động điện tử có thể sử dụng phục vụ cho các thủ tục hành chính, chuyển đổi hình thức giữa hợp đồng điện tử và hợp đồng giấy, tích hợp với hệ thống báo cáo quản lý nhà nước.

EFY Việt Nam tự hào là một trong những nhà cung cấp đầu tiên cung cấp hợp đồng lao động điện tử kết nối với nền tảng hợp đồng lao động của Bộ Nội Vụ. Quý khách hàng quan tâm đến hợp đồng lao động điện tử inbox ngay cho chúng tôi để được tư vấn chi tiết.

Để được tư vấn, giải đáp thắc mắc và báo giá cụ thể, vui lòng đăng ký TẠI ĐÂY.