22/09/2026 16:20:44

Bộ Nội vụ hướng dẫn quy định mới về hợp đồng lao động điện tử

Trước những yêu cầu của quá trình số hóa quan hệ lao động tại Việt Nam, Bộ Nội vụ đã ban hành ban hành và hướng dẫn triển khai các văn bản quy phạm pháp luật mới, tạo cơ sở cho việc áp dụng hợp đồng lao động điện tử. Bài viết dưới đây của eCONTRACT sẽ tổng hợp toàn bộ nội dung hướng dẫn quan trọng mà doanh nghiệp và người lao động cần nắm rõ.

1. Hợp đồng lao động điện tử là gì?

Hợp đồng lao động điện tử là gì?

Theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.

Bộ Nội vụ xác định đây là thời điểm phù hợp để thúc đẩy áp dụng hợp đồng lao động điện tử trên quy mô toàn quốc. Hướng dẫn mới nhằm giải quyết ba vấn đề cốt lõi:

+ Làm rõ điều kiện giao kết

+ Quy trình vận hành

+ Trách nhiệm của từng chủ thể tham gia, đặc biệt là nhà cung cấp eContract và tổ chức kinh doanh dịch vụ sàn dữ liệu lao động.

Dù không mang tính bắt buộc nhưng hợp đồng lao động điện tử được khuyến khích áp dụng vì mang lại nhiều lợi ích thiết thực như:

+ Tiết kiệm chi phí in ấn và lưu trữ hồ sơ

+ Linh hoạt giao kết từ xa

+ Dữ liệu hợp đồng lao động điện tử có thể kết nối liên thông với cơ quan Thuế, Bảo hiểm xã hội, Ngân hàng và cơ quan quản lý lao động để thực hiện thủ tục hành chính.

2. Điều kiện giao kết hợp đồng lao động điện tử theo hướng dẫn mới

Bộ Nội vụ hướng dẫn quy định mới về hợp đồng lao động điện tử

Theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ căn cứ khoản 2 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, các bên tham gia giao kết hợp đồng lao động điện tử phải đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:

2.1. Về giấy tờ tùy thân và định danh

Người lao động và người sử dụng lao động là cá nhân: Phải có một trong các loại giấy tờ còn hiệu lực gồm thẻ căn cước, căn cước điện tử, tài khoản VNeID mức độ 2 hoặc hộ chiếu. Cá nhân người nước ngoài cần bổ sung thị thực nhập cảnh hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực.

Người sử dụng lao động là tổ chức, doanh nghiệp: Cần có giấy tờ pháp lý thành lập doanh nghiệp, giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật.

2.2. Về chữ ký số và dấu thời gian

Đây là điều kiện kỹ thuật bắt buộc theo Thông tư 08/2026/TT-BNV: cả hai bên phải sử dụng chữ ký số và dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử.

Lưu ý quan trọng: tài khoản VNeID mức độ 2 đủ điều kiện xác thực danh tính người lao động khi đăng nhập Nền tảng quốc gia, nhưng người sử dụng lao động là doanh nghiệp bắt buộc phải có chữ ký số tổ chức - không thể thay thế bằng VNeID.

2.3. Về nhà cung cấp eContract

Hướng dẫn của Bộ Nội vụ nhấn mạnh: nhà cung cấp eContract đóng vai trò trung gian chứng thực bắt buộc và phải sở hữu Giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy theo quy định. Hệ thống eContract phải đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật gồm:

+ Định danh và xác thực sinh trắc học (vân tay, khuôn mặt, mống mắt) khớp với giấy tờ tùy thân

+ Bảo đảm an toàn thông tin và tính toàn vẹn chứng từ

+ Tích hợp cổng kết nối API chuẩn hóa với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử của Bộ Nội vụ.

3. Thời điểm có hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử

Một trong những nội dung được Bộ Nội vụ làm rõ trong hướng dẫn mới là thời điểm hợp đồng lao động điện tử chính thức có hiệu lực.

Theo Điều 7 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký số, đồng thời được gắn dấu thời gian và nhà cung cấp eContract đã chứng thực thông điệp dữ liệu, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

Điều này có nghĩa là hợp đồng lao động điện tử chỉ hoàn tất về mặt pháp lý khi đáp ứng đồng thời ba yếu tố:

+ Chữ ký số của tất cả các bên

+ Gắn kềm dấu thời gian

+ Chứng thực của nhà cung cấp eContract.

Nếu thiếu một trong bất kỳ yếu tố nào nêu trên thì hợp đồng lao động điện tử coi như chưa có hiệu lực.

4. Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia và mã định danh

Chức năng của Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia

Bộ Nội vụ trực tiếp xây dựng, vận hành và quản lý tập trung Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia - hệ thống thông tin quy mô lớn đảm nhận ba chức năng cốt lõi: lưu trữ dữ liệu, cung cấp dịch vụ dùng chung và cấp mã định danh (ID) duy nhất cho từng hợp đồng lao động điện tử.

4.1. Quy trình cấp mã định danh

Theo Điều 4 Thông tư 08/2026/TT-BNV, trong vòng 24 giờ kể từ khi hợp đồng được ký kết và chứng thực thành công, nhà cung cấp eContract có trách nhiệm gửi toàn bộ dữ liệu hợp đồng lao động điện tử về Nền tảng quốc gia. Sau khi tiếp nhận và xác thực, hệ thống cấp một mã ID duy nhất, không trùng lặp cho mỗi hợp đồng trên phạm vi toàn quốc.

4.2. Đặc tính của mã định danh

Mã ID được cấp một lần và không thay đổi trong suốt vòng đời hợp đồng, kể cả khi hợp đồng lao động điện tử được sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hay chấm dứt. Phụ lục hợp đồng và thông báo chấm dứt đều được gắn theo ID của hợp đồng gốc để đảm bảo khả năng truy xuất lịch sử đầy đủ và liên tục.

5. Thời hạn lưu trữ và quyền tra cứu của các bên

Theo khoản 3 Điều 18 Thông tư 08/2026/TT-BNV, dữ liệu hợp đồng lao động điện tử, phụ lục hợp đồng và nhật ký giao dịch được lưu trữ an toàn trên Nền tảng quốc gia trong thời hạn 10 năm kể từ ngày hợp đồng chấm dứt. Trường hợp các bên giao kết nhiều hợp đồng liên tục, thời hạn 10 năm tính từ ngày hợp đồng cuối cùng trong chuỗi đó chấm dứt.

Người lao động và người sử dụng lao động đều có quyền đăng ký tài khoản trên Nền tảng để tra cứu, quản lý và khai thác dữ liệu hợp đồng lao động điện tử, phục vụ giao dịch cá nhân và thực hiện thủ tục hành chính với cơ quan Thuế, Bảo hiểm xã hội và các cơ quan nhà nước khác.

6. Chuyển đổi giữa hợp đồng giấy và hợp đồng lao động điện tử

Quy định về chuyển đổi giữa hợp đồng giấy và hợp đồng lao động điện tử

Bộ Nội vụ hướng dẫn rõ về việc chuyển đổi qua lại giữa hai hình thức hợp đồng theo Điều 8 Nghị định 337/2025/NĐ-CP. Để đảm bảo tính hợp lệ, hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ văn bản giấy phải thỏa mãn đồng thời các điều kiện:

- Chủ thể giao kết ban đầu phải được xác thực theo quy định về định danh điện tử.

- Hợp đồng sau chuyển đổi phải được ký số bởi người có thẩm quyền của bên sử dụng lao động để xác nhận tính chính xác so với bản gốc.

- Thông điệp dữ liệu phải đảm bảo tính toàn vẹn, khả năng truy cập và có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ văn bản giấy.

- Hợp đồng lao động điện tử sau khi chuyển đổi hợp lệ có giá trị pháp lý như bản gốc và phải được gắn ID từ Nền tảng quốc gia.

7. Quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân trong hợp đồng lao động điện tử

Hướng dẫn mới của Bộ Nội vụ đặc biệt nhấn mạnh trách nhiệm bảo vệ dữ liệu cá nhân trong quá trình giao kết và quản lý hợp đồng lao động điện tử, phù hợp với Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân:

- Doanh nghiệp chỉ được thu thập thông tin phục vụ mục đích tuyển dụng và quản lý lao động khi có sự đồng ý của người lao động.

- Phải xóa hoặc hủy dữ liệu khi hợp đồng lao động điện tử chấm dứt hoặc khi ứng viên không trúng tuyển, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.

- Mọi hành vi mua bán, làm lộ hoặc xử lý dữ liệu cá nhân trái pháp luật bị xử lý nghiêm, với mức phạt tiền lên tới 5% tổng doanh thu hoặc có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định.

8. Câu hỏi thường gặp

Hợp đồng lao động điện tử có bắt buộc áp dụng từ 01/7/2026 không?

Không. Theo Điều 4 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, Nhà nước khuyến khích nhưng không bắt buộc các bên sử dụng hợp đồng lao động điện tử. Doanh nghiệp có thể tiếp tục ký hợp đồng giấy theo Bộ luật Lao động 2019. Tuy nhiên, một khi lựa chọn hình thức điện tử thì phải tuân thủ toàn bộ quy định tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP và Thông tư 08/2026/TT-BNV.

Hợp đồng lao động điện tử có dùng được khi làm thủ tục bảo hiểm xã hội không?

Có. Dữ liệu hợp đồng lao động điện tử được lưu trữ trên Nền tảng quốc gia có khả năng kết nối liên thông trực tiếp với cơ quan Bảo hiểm xã hội, Thuế và các cơ quan nhà nước khác để thực hiện thủ tục hành chính, đăng ký bảo hiểm và xác minh thu nhập.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để triển khai hợp đồng lao động điện tử?

Doanh nghiệp cần chuẩn bị:

- (1) Chuẩn bị chữ ký số tổ chức;

- (2) Lựa chọn nhà cung cấp eContract đã kết nối với Nền tảng quốc gia và có Giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy (EFY-eCONTRACT)

- (3) Hướng dẫn người lao động nâng cấp VNeID lên mức độ 2

- (4) Cập nhật quy trình tuyển dụng và onboarding theo yêu cầu mới.

Với nền tảng pháp lý rõ ràng từ Nghị định 337/2025/NĐ-CP và Thông tư 08/2026/TT-BNV, cùng hệ thống quản lý tập trung do Bộ Nội vụ vận hành, hợp đồng lao động điện tử không chỉ tiết kiệm chi phí và thời gian mà còn góp phần xây dựng môi trường lao động minh bạch, hiện đại, phù hợp với tiến trình chuyển đổi số quốc gia theo tinh thần Nghị quyết 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị. Quý khách hàng cần tư vấn về hợp đồng điện tử liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ nhanh chóng.

Để được tư vấn, giải đáp thắc mắc và báo giá cụ thể, vui lòng đăng ký TẠI ĐÂY.