27/11/2025 11:26:12

Tìm hiểu về lưu trữ hợp đồng điện tử mới nhất theo luật giao dịch điện tử 2023

Hợp đồng điện tử sau khi được khởi tạo, ký kết sẽ được lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật để thuận tiện cho việc tra cứu và tìm kiếm sau này. Bài viết dưới đây của eCONTRACT sẽ cùng tìm hiểu về lưu trữ hợp đồng điện tử mới nhất. Tham khảo ngay nhé.

1. Lưu trữ hợp đồng điện tử là gì?

Lưu trữ hợp đồng điện tử là gì?

Lưu trữ hợp đồng điện tử là quá trình bảo quản hợp đồng điện tử (thông điệp dữ liệu) trên các phương tiện điện tử như hệ thống máy chủ, đám mây (cloud) thay vì lưu trữ như hợp đồng giấy truyền thống.

Việc lưu trữ hợp đồng điện tử cho phép tra cứu, truy xuất một cách dễ dàng, đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu và minh bạch thông tin

2. Lợi ích và rủi ro khi lưu trữ hợp đồng điện tử

- Tiết kiệm chi phí in ấn, chi phí kho lưu trữ

- Dễ dàng tìm kiếm và truy xuất tài liệu

- Tránh thất lạc, rách, hỏng trong quá trình lưu trữ

- Tăng cường tính bảo mật, minh bạch trong quá trình lưu trữ

- Nâng cao hiệu quả quản lý.

Bên cạnh những lợi ích trên, chúng ta có thể gặp phải một số rủi ro khi lưu trữ hợp đồng điện tử như:

- Hợp đồng có thể mất giá trị pháp lý nếu không đảm bảo toàn vẹn dữ liệu

- Rủi ro bảo mật hệ thống khi bị rò rỉ thông tin ra bên ngoài

- Chữ ký số không hợp lệ có thể dẫn đến rủi ro khi giải quyết tranh chấp hợp đồng.

- Lưu trữ hợp đồng không tuân thủ theo quy định pháp luật dẫn đến bị xử phạt.

3. Quy định về lưu trữ hợp đồng điện tử (mới nhất)

Quy định về lưu trữ hợp đồng điện tử theo luật giao dịch điện tử 2023

Căn cứ theo Điều 13 Luật Giao dịch điện tử 2023, thông điệp dữ liệu (hợp đồng điện tử) được công nhận là hợp lệ khi:

- Được lưu trữ đúng định dạng ban đầu hoặc cho phép thể hiện đúng thông tin

- Xác định được nguồn gốc khởi tạo, thời gian gửi/nhận, người gửi, nhận.

Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn lưu trữ hợp đồng dưới dạng bản giấy hoặc thông điệp dữ liệu nếu đáp ứng đủ các yêu cầu trên

Lưu trữ hợp đồng điện tử có giá trị tương đương bản giấy, thời hạn lưu trữ tuân thủ theo quy định pháp luật và các văn bản khác có liên quản.

Thời hạn lưu trữ hợp đồng điện tử:

Theo Điều 11 Thông tư 110/2015/TT-BTC, chứng từ điện tử trong lĩnh vực thuế được lưu trữ theo thời hạn quy định cho chứng từ giấy. Tuy nhiên trường hợp chứng từ điện tử hết thời hạn lưu trữ mà vẫn ảnh hưởng đến tính toàn vẹn thông tin của hệ thống thì tiếp tục được lưu trữ cho đến khi không còn ảnh hưởng đến các giao dịch điện tử khác nữa thì có thể hủy bỏ.

Theo Điều 12, Điều 13 và Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, tài liệu kế toán được lưu trữ với các mốc thời gian tối thiểu là 5 năm, 10 năm hoặc vĩnh viễn và phải tuân thủ theo quy định của pháp luật.

4. Tiêu chí lựa chọn phần mềm lưu trữ hợp đồng điện tử cho doanh nghiệp

Để đảm bảo việc lưu trữ hợp đồng điện tử tuân thủ đúng quy định pháp luật, doanh nghiệp cần chọn mua hợp đồng điện tử dựa trên các tiêu chí sau đây:

- Dịch vụ hợp đồng điện tử đáp ứng đầy đủ quy định của luật giao dịch điện tử 2023, các nghị định, thông tư có liên quan để đảm bảo tính pháp lý của hợp đồng điện tử

- Cơ sở hạ tầng đạt tiêu chuẩn quốc tế, đảm bảo tính bảo mật nhằm giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu, rò rỉ thông tin, bị tấn công mạng.

- Đa dạng phương thức ký số như ký số bằng USB token, OTP qua SMS/email, HSM…

- Tích hợp linh hoạt với các phần mềm hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán CRM, ERP… giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu tập trung.

- Giao diện thân thiện với người dùng, hỗ trợ tra cứu và phân quyền sử dụng.

Việc lựa chọn dịch vụ hợp đồng điện tử từ nhà cung cấp uy tín giúp bạn yên tâm hơn về tính pháp lý trong việc giao kết cũng như lưu trữ hợp đồng điện tử tuân thủ theo quy định pháp luật.

5. EFY-eCONTRATC - Giải pháp hàng đầu ký kết, lưu trữ hợp đồng điện tử

Hợp đồng điện tử EFY-eCONTRACT tuân thủ đầy đủ tính pháp lý về lưu trữ hợp đồng điện tử

EFY-eCONTRATC là giải pháp hàng đầu cho các tổ chức, cá nhân về việc ký kết và lưu trữ hợp đồng, đảm bảo tiết kiệm thời gian, chi phí và tuân thủ theo quy định pháp luật.

- Đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật: Được Công Thương chứng nhận cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử, tuân thủ đầy đủ quy định luật

- Lưu trữ hợp đồng chuẩn pháp lý, đáp ứng yêu cầu của luật giao dịch điện tử 2023

- Tra cứu, truy xuất dễ dàng, tránh thất lạc, rò rỉ thông tin, tiết kiệm thời gian hiệu quả.

- Tích hợp chữ ký số đa dạng với nhiều hình thức hỗ trợ ký hợp đồng như USB Token, HSM, OTP, email, ký số qua ứng dụng VssID, kết hợp xác thực qua Trục Hợp đồng Điện tử của Bộ Công Thương.

Nhanh tay đăng ký sử dụng hợp đồng điện tử để bắt kịp xu hướng chuyển đổi số, tiết kiệm lên đến 90% thời gian và chi phí. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn chi tiết.

Để được tư vấn, giải đáp thắc mắc và báo giá cụ thể, vui lòng đăng ký TẠI ĐÂY.