25/09/2026 14:58:59

Lộ trình chuyển đổi hợp đồng lao động điện tử cho doanh nghiệp năm 2026

Từ ngày 01/7/2026, Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia chính thức vận hành theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP và Thông tư 08/2026/TT-BNV, mở ra giai đoạn chuyển đổi số toàn diện trong quản trị nhân sự. Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp vẫn đặt ra câu hỏi: Có bắt buộc chuyển đổi hợp đồng lao động điện tử không, cần chuẩn bị gì và thực hiện theo trình tự nào? Bài viết dưới đây của EFY-eCONTRACT sẽ chia sẻ lộ trình chuyển đổi hợp đồng lao động điện tử chi tiết, có căn cứ pháp lý rõ ràng để doanh nghiệp chủ động triển khai đúng hướng.

1. Chuyển đổi hợp đồng lao động điện tử có bắt buộc không?

Chuyển đổi hợp đồng lao động điện tử được nhà nước khuyến khích thực hiện

Chuyển đổi hợp đồng lao động điện tử có bắt buộc không? Đây là câu hỏi được nhiều doanh nghiệp quan tâm nhất khi lên kế hoạch lộ trình chuyển đổi hợp đồng lao động điện tử. Câu trả lời là không bắt buộc.

Theo Điều 4 Nghị định 337/2025/NĐ-CP: "Nhà nước khuyến khích người lao động và người sử dụng lao động sử dụng hợp đồng lao động điện tử thay thế hợp đồng lao động bằng văn bản giấy." Đây là chủ trương khuyến khích, không phải mệnh lệnh bắt buộc.

Điều 28 Nghị định 337/2025/NĐ-CP chỉ xác định thời điểm Nền tảng quốc gia đưa vào vận hành - Không đặt ra nghĩa vụ tất cả doanh nghiệp phải chuyển sang hình thức điện tử từ ngày đó. Hợp đồng lao động bằng văn bản giấy được giao kết hợp pháp và còn hiệu lực vẫn tiếp tục thực hiện bình thường theo nội dung đã ký.

Doanh nghiệp hiện tại có ba lựa chọn:

- Tiếp tục sử dụng hợp đồng giấy đối với các hợp đồng đang có hiệu lực.

- Áp dụng hợp đồng lao động điện tử ngay cho các hợp đồng ký mới.

- Chuyển đổi hợp đồng giấy cũ sang hình thức điện tử khi có nhu cầu và đáp ứng điều kiện theo Điều 8 Nghị định 337/2025/NĐ-CP.

2. Lý do doanh nghiệp nên chủ động lên lộ trình chuyển đổi hợp đồng lao động điện tử

Dù không bắt buộc nhưng việc chuyển đổi hợp đồng lao động điện tử là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp bứt phá trong giai đoạn số hóa, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí. Cụ thể:

- Tiết kiệm chi phí vận hành: Loại bỏ hoàn toàn chi phí in ấn, chuyển phát, công chứng và lưu trữ hồ sơ giấy - những khoản chi thường xuyên nhưng ít được tính toán đầy đủ trong doanh nghiệp vừa và nhỏ.

- Tăng tốc quy trình tuyển dụng: Ký hợp đồng lao động điện tử từ xa trong vài phút, không phụ thuộc địa điểm. Đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc tuyển lao động từ các tỉnh thành khác nhau.

- Kết nối liên thông dữ liệu: Dữ liệu hợp đồng lao động điện tử trên Nền tảng quốc gia có thể kết nối trực tiếp với cơ quan Thuế, Bảo hiểm xã hội và cơ quan quản lý lao động, giúp đơn giản hóa các thủ tục hành chính liên quan.

- Bảo vệ quyền lợi pháp lý: Hợp đồng lao động điện tử được chứng thực và gắn mã định danh (ID) từ Nền tảng quốc gia có đầy đủ giá trị pháp lý và giá trị chứng cứ theo Luật Giao dịch điện tử 2023, tạo cơ sở vững chắc khi giải quyết tranh chấp.

3. Điều kiện để giao kết hợp đồng lao động điện tử

Điều kiện cần thỏa mãn để giao kết hợp đồng lao động điện tử

Trước khi xây dựng lộ trình chuyển đổi hợp đồng lao động điện tử, doanh nghiệp cần đáp ứng đủ các điều kiện theo khoản 2 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP như sau:

3.1. Điều kiện đối với cá nhân (người lao động và người sử dụng lao động là cá nhân)

Phải có ít nhất một giấy tờ tùy thân còn hiệu lực gồm: thẻ căn cước, căn cước điện tử, tài khoản VNeID mức độ 2 hoặc hộ chiếu.

Với cá nhân là người nước ngoài, cần bổ sung thị thực nhập cảnh hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực.

3.2. Điều kiện đối với tổ chức, doanh nghiệp

Người sử dụng lao động là tổ chức phải có: giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc quyết định thành lập hợp lệ, kèm theo giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật.

Đặc biệt, doanh nghiệp bắt buộc phải có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử - đây là điều kiện kỹ thuật tối thiểu không thể thiếu.

3.3. Điều kiện đối với nhà cung cấp eContract

Doanh nghiệp phải giao kết hợp đồng lao động điện tử thông qua nhà cung cấp eContract đã kết nối với Nền tảng quốc gia của Bộ Nội vụ và sở hữu Giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy.

Theo khoản 7 Điều 21 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, trong vòng 24 giờ sau khi hợp đồng được ký kết và chứng thực, nhà cung cấp eContract phải gửi dữ liệu về Nền tảng quốc gia để cấp mã định danh (ID).

4. Lộ trình chuyển đổi hợp đồng lao động điện tử

Lộ trình chuyển đổi hợp đồng lao động điện tử

Dưới đây là lộ trình chuyển đổi hợp đồng lao động điện tử được khuyến nghị theo trình tự 5 giai đoạn, phù hợp với quy mô doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam:

4.1 Giai đoạn 1: Rà soát hiện trạng hồ sơ lao động

Trước khi bắt đầu lộ trình chuyển đổi, doanh nghiệp cần có bức tranh toàn diện về hồ sơ nhân sự hiện tại, bao gồm:

- Tổng số hợp đồng đang còn hiệu lực và phân loại (xác định thời hạn, không xác định thời hạn, thử việc, hợp đồng làm việc).

- Đánh giá quy trình ký kết hiện tại: ai ký, ký theo hình thức nào, thời gian xử lý trung bình mỗi hợp đồng.

- Kiểm tra hạ tầng công nghệ và nhân sự hiện có: bộ phận IT, bộ phận nhân sự có đủ năng lực không.

Kết quả rà soát giúp doanh nghiệp xác định đúng điểm xuất phát, ước lượng nguồn lực cần đầu tư và thiết lập thứ tự ưu tiên trong lộ trình chuyển đổi hợp đồng lao động điện tử.

4.2 Giai đoạn 2: Chuẩn bị hạ tầng công nghệ và pháp lý

Giai đoạn này bao gồm hai nhóm công việc song song:

- Về công nghệ: Lựa chọn nhà cung cấp eContract đã được kết nối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia và có Giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy. Đảm bảo giải pháp hỗ trợ chữ ký số hợp lệ, bảo toàn tính toàn vẹn dữ liệu, lưu trữ và tra cứu hợp đồng đầy đủ.

- Về pháp lý: Chuẩn bị chữ ký số tổ chức cho doanh nghiệp; hướng dẫn người lao động nâng cấp VNeID lên mức độ 2 hoặc chuẩn bị giấy tờ tùy thân phù hợp theo khoản 2 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP.

4.3 Giai đoạn 3: Chuẩn hóa quy trình ký kết

Doanh nghiệp xây dựng quy trình nội bộ thống nhất cho toàn bộ chu trình từ soạn thảo đến ký kết và lưu trữ hợp đồng lao động điện tử. Cụ thể:

- Soạn thảo hợp đồng theo mẫu chuẩn

- Gửi hợp đồng cho người lao động xem xét

- Xác thực danh tính các bên

- Ký số của cả hai bên; nhà cung cấp eContract chứng thực và gửi dữ liệu về Nền tảng quốc gia để cấp ID

- Lưu trữ hồ sơ điện tử theo quy định.

Chuẩn hóa quy trình giúp giảm sai sót và đảm bảo mọi hợp đồng lao động điện tử đều đáp ứng đúng yêu cầu pháp lý.

4.4 Giai đoạn 4: triển khai theo từng nhóm hợp đồng

Không nhất thiết phải chuyển đổi toàn bộ cùng lúc. Thứ tự ưu tiên được khuyến nghị trong lộ trình chuyển đổi hợp đồng lao động điện tử:

- Ưu tiên 1: Hợp đồng lao động ký mới - áp dụng ngay hình thức điện tử từ giai đoạn này.

- Ưu tiên 2: Hợp đồng gia hạn và tái ký - chuyển sang điện tử khi đến kỳ gia hạn.

- Ưu tiên 3: Lao động làm việc từ xa hoặc tại nhiều địa điểm - nhóm được hưởng lợi nhiều nhất từ hợp đồng lao động điện tử.

- Ưu tiên 4: Hợp đồng giấy cũ còn hiệu lực - chuyển đổi theo Điều 8 Nghị định 337/2025/NĐ-CP khi doanh nghiệp đã thuần thục quy trình.

- Giai đoạn 5: Đào tạo và vận hành ổn định

Lộ trình chuyển đổi hợp đồng lao động điện tử chỉ thực sự thành công khi đội ngũ nhân sự và người lao động được đào tạo đầy đủ.

Doanh nghiệp cần tổ chức hướng dẫn về: quy trình ký hợp đồng lao động điện tử trên hệ thống; cách sử dụng chữ ký số và xác thực VNeID; tra cứu và kiểm tra hợp đồng; bảo mật tài khoản và xử lý sự cố cơ bản.

5. Những điểm mới của Thông tư 08/2026/TT-BNV doanh nghiệp cần lưu ý

Thông tư 08/2026/TT-BNV hướng dẫn chi tiết Nghị định 337/2025/NĐ-CP với một số nội dung quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến lộ trình chuyển đổi hợp đồng lao động điện tử:

- Mã định danh (ID) duy nhất: Mỗi hợp đồng lao động điện tử được cấp một ID không trùng lặp, không thay đổi trong suốt vòng đời hợp đồng kể cả khi sửa đổi, bổ sung hay chấm dứt. Phụ lục hợp đồng và thông báo chấm dứt đều gắn theo ID của hợp đồng gốc.

- Thời hạn gửi dữ liệu: Nhà cung cấp eContract phải gửi dữ liệu về Nền tảng quốc gia trong vòng 24 giờ sau khi hợp đồng lao động điện tử được ký kết và chứng thực thành công.

- Lưu trữ 10 năm: Dữ liệu hợp đồng lao động điện tử, phụ lục và nhật ký giao dịch được lưu trữ trên Nền tảng quốc gia trong 10 năm kể từ ngày hợp đồng chấm dứt theo khoản 3 Điều 18 Thông tư 08/2026/TT-BNV.

Hợp đồng điện tử ký trước 01/7/2026: Nhà cung cấp eContract hỗ trợ các bên bổ sung chữ ký số và dấu thời gian còn thiếu; sau khi hoàn tất phải gửi về Nền tảng quốc gia trong vòng 24 giờ để cấp ID theo quy định chuyển tiếp của Thông tư.

6. Câu hỏi thường gặp

6.1 Doanh nghiệp ký hợp đồng lao động điện tử qua nền tảng chưa kết nối Bộ Nội vụ có hợp lệ không?

Không hợp lệ. Hợp đồng lao động điện tử chỉ có đầy đủ giá trị pháp lý khi được giao kết qua nhà cung cấp eContract đã kết nối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia và được cấp mã ID theo quy định. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ tư cách pháp lý của nhà cung cấp trước khi triển khai.

6.2 Hợp đồng giấy hiện tại có phải chuyển đổi ngay sang điện tử không?

Không. Hợp đồng giấy đang có hiệu lực tiếp tục thực hiện bình thường. Doanh nghiệp có thể chủ động chuyển đổi khi thuận tiện theo Điều 8 Nghị định 337/2025/NĐ-CP hoặc ưu tiên áp dụng hợp đồng lao động điện tử cho các hợp đồng ký mới trước.

6.3 Lộ trình chuyển đổi hợp đồng lao động điện tử mất bao lâu?

Tùy quy mô doanh nghiệp. Thông thường, doanh nghiệp vừa và nhỏ (dưới 200 lao động) có thể hoàn tất lộ trình chuyển đổi hợp đồng lao động điện tử trong 1-3 tháng nếu đã chuẩn bị đầy đủ hạ tầng công nghệ, chữ ký số và hoàn thành đào tạo nhân sự.

Với hành lang pháp lý hoàn thiện từ Nghị định 337/2025/NĐ-CP và Thông tư 08/2026/TT-BNV, doanh nghiệp nên chủ động xây dựng và triển khai lộ trình chuyển đổi hợp đồng lao động điện tử phù hợp với quy mô và nguồn lực, ưu tiên bắt đầu từ các hợp đồng ký mới và từng bước số hóa toàn bộ quy trình quản lý lao động. Quý khách hàng cần được tư vấn chi tiết về hợp đồng lao động điện tử liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ.

Để được tư vấn, giải đáp thắc mắc và báo giá cụ thể, vui lòng đăng ký TẠI ĐÂY.