20/05/2026 11:01:26

Hướng dẫn cách tạo lập, ký hợp đồng lao động điện tử trên phần mềm hợp đồng điện tử EFY-eCONTRACT

Từ ngày 01/7/2026, việc giao kết hợp đồng lao động bằng phương thức điện tử chính thức có hiệu lực thi hành theo Thông tư số 08/2026/TT-BNV của Bộ Nội vụ. Đây là bước chuyển đổi quan trọng trong quản lý lao động, giúp doanh nghiệp và người lao động thực hiện các thủ tục hợp đồng nhanh chóng, minh bạch và đúng pháp luật. Bài viết này hướng dẫn chi tiết các bước tạo lập và ký hợp đồng lao động điện tử trên EFY-eCONTRACT, giúp doanh nghiệp triển khai đúng quy trình, đúng quy định ngay từ đầu.

1. Giới thiệu về phần mềm hợp đồng điện tử EFY-eCONTRACT

Phần mềm EFY-eCONTRACT - giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp quản lý lao động

EFY-eCONTRACT là nền tảng hợp đồng điện tử do EFY Việt Nam phát triển, hỗ trợ doanh nghiệp ký kết, quản lý và lưu trữ hợp đồng lao động điện tử cũng như nhiều loại hợp đồng khác trên môi trường số.

Ưu điểm nổi bật của phần mềm EFY-eCONTRACT:

- Tạo lập hợp đồng online nhanh chóng;

- Hỗ trợ ký điện tử với đa dạng hình thức: CKS token, HSM, RS-Hub (qua VNeID), Mã OTP, ký hình ảnh trên điện thoại, máy tính;

- Quản lý hợp đồng tập trung, theo dõi tiến độ ký hợp đồng;

- Hỗ trợ lưu trữ dữ liệu an toàn, bảo mật;

- Hỗ trợ tra cứu hợp đồng mọi lúc mọi nơi;

- Hỗ trợ doanh nghiệp báo cáo tình hình ký hợp đồng;

- Hỗ trợ tích hợp với hệ thống HRM.

Giải pháp hợp đồng lao động điện tử được xây dựng phù hợp với quy định của:

- Bộ luật Lao động 2019;

- Luật Giao dịch điện tử 2023;

- Nghị định 23/2025/NĐ-CP về chữ ký số và chứng thực chữ ký số;

- Nghị định 337/2025/NĐ-CP về hợp đồng lao động điện tử.

- Thông tư 08/2026/TT-BNV về hướng dẫn chi tiết một số điều của nghị định 337/2025/NĐ-CP

Hiện tại, Hợp đồng điện tử EFY-eCONTRACT kết nối với nền tảng hợp đồng lao động Bộ Nội Vụ và sẵn sàng đáp ứng Nghị định 337/2025/NĐ-CP, Thông tư 08/2026/TT-BNV

2. Hướng dẫn sử dụng hợp đồng lao động điện tử EFY-eCONTRACT

Hướng dẫn sử dụng phần mềm EFY-eCONTRACT đối với hợp đồng lao động

2.1 Đăng nhập phần mềm EFY-eCONTRACT

Phần mềm EFY-eContract sử dụng bản on-cloud, đơn vị đăng nhập trực tiếp trên link Website mà không cần cài đặt phần mềm về máy, đơn vị có thể đăng nhập bất kỳ máy tính nào đều sử dụng được phần mềm.

- EFY VN sẽ cấp tài khoản đăng nhập về email cho khách hàng đăng nhập vào phần mềm sử dụng.

- Link đăng nhập vào phần mềm: https://econtractapp.efy.com.vn/login

- Khách hàng nhập thông tin tài khoản được cấp gửi về email đăng ký: MST đơn vị, tên đăng nhập, mật khẩu => nhấn Đăng nhập.

Đăng nhập thành công, giao diện phần mềm sẽ hiển thị thông tin MST - Tên đơn vị, phân hệ HĐLĐ đơn vị đã đăng ký.

2.2 Hướng dẫn thiết lập mẫu hợp đồng lao động

Bước 1: Tại thanh menu chức năng dọc, chọn Hợp đồng lao động, chọn mục Mẫu hợp đồng. Click vào biểu tượng dấu + tạo mẫu hợp đồng.

Bước 2: Chọn file mẫu hợp đồng (word.docx) đã Mergefield => Nạp file lên phần mềm.

>>> Hướng dẫn chi tiết cách tạo biến trên file word TẠI ĐÂY

Bước 3: Xác định thứ tự ký, người ký hợp đồng.

Bước 4: Kiểm tra thông tin trong mẫu hợp đồng.

Bước 5: Ban hành mẫu hợp đồng. (Muốn ghi nháp lại hợp đồng đang tạo thì nhấn Lưu tạm).

2.3 Danh mục người lao động

- Danh mục Phòng ban/Chức vụ (nếu có)

Tại thanh menu chức năng dọc, chọn Danh mục, chọn mục Danh mục phòng ban.

Tại danh sách quản lý, nhấn chuột phải vào tên đơn vị/phòng ban cần tạo phòng ban con trực thuộc -> Chọn Thêm phòng.

Nhập đầy đủ thông tin của phòng ban -> Nhấn Lưu.

- Nạp dữ liệu Người lao động vào danh mục

Khai báo thông tin từng Người lao động

Tại thanh menu chức năng dọc, chọn Hợp đồng lao động, chọn mục Người lao động.

Bước 1: Tại danh sách Người lao động, nhấn biểu tượng để mở Form cập nhật Người lao động.

Bước 2: Nhập đầy đủ các thông tin của Người lao động (Các thông tin có dấu * là thông tin bắt buộc nhập).

Bước 3: Nhấn Ghi để lưu lại các thông tin.

Nạp dữ liệu Người lao động vào danh mục từ file

Tại danh sách Người lao động, nhấn biểu tượng , chọn Lấy file mẫu để lấy file dữ liệu mẫu nạp dữ liệu vào phần mềm.

Thêm/sửa dữ liệu Người lao động ở file nạp dữ liệu.

Nhấn biểu tượng , chọn Nạp dữ liệu.

Phần mềm sẽ thực hiện kiểm tra và thêm các dòng dữ liệu hợp lệ vào phần mềm.

2.4 Lập hợp đồng lao động

Tại thanh menu chức năng dọc, chọn Hợp đồng lao động -> Lập hợp đồng để vào danh sách quản lý hợp đồng đã lập.

Lập hợp đồng từ mẫu

Dùng khi chuyển ký hợp đồng hàng loạt, sử dụng mẫu hợp đồng đã tạo trước đó.

Bước 1: Tại giao diện Lập từ mẫu, nhấn vào biểu tượng để chọn mẫu hợp đồng.

Bước 2: Chọn mẫu hợp đồng cần sử dụng trong kho mẫu hợp đồng.

Bước 3: Xác định Người lao động.

Bước 4: Cập nhật tên đợt ký và hoàn thiện nội dung trên hợp đồng bằng các cách sau:

Cách 1: Sửa tay trực tiếp vào các cột thông tin đang tô đỏ.

* Chọn Hình thức ký, xác thực và Thông báo cho Người lao động: Cho phép lựa chọn hình thức ký bằng OTP, RS-Hub (qua VNeID) hoặc chữ ký ảnh. Và gửi hợp đồng qua Email hoặc tin nhắn SMS.

Cách 2: Xuất dữ liệu từ file excel và Nạp lại file lên phần mềm.

Bước 5: Nhấn Xuất hợp đồng để xem hợp đồng. Click vào tên của từng Người lao động để xem chi tiết từng hợp đồng.

Bước 6: Kiểm tra lại nội dung hợp đồng -> Nhấn Chuyển ký để chuyển thông tin hợp đồng cho Chủ sử dụng lao động và Người lao động ký.

Lập hợp đồng từ máy tính

Thao tác tương tự Lập từ mẫu. Chọn file hợp đồng hoàn chỉnh -> Nạp file lên phần mềm -> Chọn các đối tượng tham gia ký -> Xuất hợp đồng chuyển ký đến các bên tham gia.

Nhược điểm: Dùng file hợp đồng đã điền sẵn data (bản final). Mỗi lần chỉ chuyển ký được 01 Người lao động.

2.5 Người sử dụng lao động ký/duyệt hợp đồng

Đăng nhập vào phần mềm bằng tài khoản được cấp.

Mở danh sách hợp đồng cần ký/duyệt, có thể thực hiện bằng các cách sau:

Cách 1: Tại giao diện trang chủ, nhấn vào phần nhắc việc số lượng hợp đồng chờ ký.

Cách 2: Tại thanh menu chức năng dọc, chọn Hợp đồng lao động -> Ký hợp đồng.

Kiểm tra nội dung hợp đồng, lựa chọn trạng thái phê duyệt Đồng ý hoặc Từ chối và nhấn Ký số.

2.6 Gửi hợp đồng lao động điện tử cho người lao động ký

Có 02 hình thức gửi hợp đồng: Email và tin nhắn SMS:

+ Gửi Hợp đồng qua Email Người lao động: Đơn vị chọn Email thì không tốn phí SMS.

+ Gửi qua tin nhắn SMS: sẽ tốn phí, mỗi hợp đồng chuyển ký sẽ phát sinh từ 2-3 tin nhắn SMS.

2.7 Người lao động thực hiện ký hợp đồng điện tử

Người lao động nhận được thông báo từ Email/SMS thông tin tra cứu hợp đồng cần ký -> Nhấn vào link trong Email/SMS.

Kiểm tra nội dung hợp đồng -> Click "Tôi đã đọc, hiểu, đồng ý với nội dung của văn bản điện tử này & thống nhất sử dụng phương thức điện tử này để thực hiện giao dịch".

Chọn Ký hợp đồng hoặc Từ chối ký nếu nội dung không đúng (Điền lý do từ chối).

Người lao động ký bằng OTP

Sau khi bấm Ký Hợp đồng, phần mềm sẽ gửi mã xác thực OTP qua Email/SMS cho Người lao động -> Nhập OTP vào để hoàn tất ký hợp đồng.

Người lao động ký bằng chữ ký ảnh

Sau khi bấm Ký Hợp đồng, Người lao động nhấn , sau đó chọn nút Ký số để thực hiện ký.

Người lao động ký bằng CKS RS-HUB thông qua app VNeID

Để ký bằng CKS RS-HUB trên VNeID, Người lao động cần đăng ký CKS trên VNeID (Tài khoản bắt buộc Định danh mức 2). Sau khi đã đăng ký thành công, Người lao động thao tác ký hợp đồng.

>>> Thao tác chi tiết, vui lòng tham khảo trong video TẠI ĐÂY

2.8 Theo dõi trạng thái hợp đồng

Người sử dụng lao động theo dõi Hợp đồng đã chuyển ký tại màn Danh sách hợp đồng lao động.

Có thể kiểm tra trạng thái hợp đồng đã ký hoàn tất hay chưa, hoặc có thể thay đổi Hình thức thông báo/Gửi lại thông báo hợp đồng cần ký.

2.9 Tra cứu hợp đồng

Tại thanh menu chức năng dọc, chọn Hợp đồng lao động -> Tra cứu để vào danh sách quản lý hợp đồng.

Chọn tab Tra cứu theo Người lao động -> Hệ thống hiển thị danh sách quản lý những Người lao động đã được tạo hợp đồng trên phần mềm.

Chọn tab Tra cứu theo hợp đồng -> Hệ thống hiển thị danh sách quản lý theo từng hợp đồng.

2.10 Xuất báo cáo

Đơn vị chọn xuất file báo cáo chi tiết tình hình ký HĐLĐ theo thời gian ký, trạng thái hợp đồng,...

Đơn vị xem báo cáo tình hình ký HĐLĐ theo dạng biểu đồ cột.

Trên đây là hướng dẫn sử dụng hợp đồng điện tử EFY-eCONTRACT đối với hợp đồng lao động. Hợp đồng điện tử EFY-eCONTRACT kết nối với nền tảng hợp đồng lao động của Bộ Nội Vụ, sẵn sàng đáp ứng nghị định 337/2025/NĐ-CP và thông tư 08/2026/TT-BNV. Quý khách cần được tư vấn thêm về hợp đồng lao động điện tử liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ.

Để được tư vấn, giải đáp thắc mắc và báo giá cụ thể, vui lòng đăng ký TẠI ĐÂY.