💥Hướng Dẫn Quy Trình Ký Kết Hợp Đồng Điện Tử EFY Qua Email Dễ Dàng, Nhanh Chóng Chỉ Trong 1 Phút

Tiện ích mà công nghệ thông tin và truyền thông hiện đại đã hình thành những thói quen giao dịch mới. Các bên trong giao dịch có xu hướng thực hiện việc trao đổi thông tin, ký hợp đồng và thực hiện giao dịch dưới dạng điện tử thường xuyên hơn. Đặc biệt trong bối cảnh dịch bệnh Covid-19 đang có những diễn biến phức tạp như hiện nay thì việc thực hiện ký kết hợp đồng điện tử EFY không cần gặp mặt trực tiếp là một giải pháp tối ưu. Nhưng quy trình ký kết hợp đồng điện tử EFY-eCONTRACT qua email như thế nào? Cùng EFY tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé

Quy trình ký hợp đồng điện tử qua Email

1. Giá trị pháp lý của hợp đồng quan Email

Theo quy định tại Điều 33 Luật giao dịch điện tử năm 2005 quy định Hợp đồng điện tử: là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu trong đó có bao gồm hình thức email. Như vậy hợp đồng giao kết qua email vẫn phát sinh hiệu lực

2. Điều kiện giao kết hợp đồng điện tử qua Email

- Phải có một thỏa thuận chi tiết về giao kết hợp đồng qua Email phù hợp với Luật Giao dịch điện tử.

- Mỗi bên phải có hệ thống kiểm soát nội bộ về giao dịch qua Email, bao gồm nhân lực, phương tiện và qui chế quản lý. Nhân lực tham gia phải thực sự trung thực, cẩn trọng và mẫn cán. Phương tiện phải hiện đại bảo đảm chất lượng, qui chế quản lý phải chặt chẽ và đầy đủ.

- Các bên phải thống nhất được với nhau về trình tự, thủ tục giao kết hợp đồng qua fax trong đó phải thỏa thuận rõ về điều kiện để tài liệu giao dịch qua fax có hiệu lực, tính toàn vẹn của dữ liệu, qui trình khởi tạo dữ liệu qua fax, qui trình gửi, qui trình nhận, xác nhận việc gửi nhận, địa điểm gửi, địa điểm nhận, thời điểm tài liệu giao dịch qua fax có hiệu lực, qui tắc bảo mật thông tin, trách nhiệm bồi thường thiệt hại…

- Các bên phải đăng ký với nhau về mẫu dấu công ty, mẫu dấu chức danh, chữ ký của người có thẩm quyền ký hợp đồng, tên và nhân thân của nhân viên giao dịch của hai bên, địa chỉ email sử dụng để giao dịch, địa điểm giao dịch, số điện thoại, số Fax liên hệ…

- Các bên phải có bản gốc để đối chiếu và phải có nguyên tắc giải quyết mâu thuẫn giữa bản gốc và bản Email tùy theo tính chất của từng giao dịch.

Ngoài ra, cùng với việc giao dịch bằng email, thì giao dịch viên của các bên cần phải liên lạc với nhau bằng điện thoại, fax,.. Đây là các phương tiện liên lạc phụ trợ làm tăng thêm tính minh bạch và tính chứng cứ của giao dịch.

3. Quy trình ký kết hợp đồng điện tử qua email

Hợp đồng điện tử là một hình thức mới, vì vậy nhiều khách hàng chưa quen với việc ký kết hợp đồng trực tuyến. Thực chất, hiện nay các đơn vị cung cấp điện nước, điện thoại, mính tính,…đã chuyển qua sử dụng hợp đồng điện tử. Hình thức giao kết này giúp doanh nghiệp giảm thiểu được tối đa chi phí nguồn nguyên liệu giấy hay tiết kiệm thời gian đi lại

Quy trình ký hợp đồng điện tử qua Email

Việc ký hợp đồng điện tử EFY có thể thực hiện từ email, áp dụng với người ký không có tài khoản phần mềm EFY-eCONTRACT

Người tham gia nhận được email thông báo về hợp đồng được gửi đến từ hệ thống phần mềm EFY-eCONTRACT để xem xét và ký hợp đồng điện tử. 

Quy trình ký hợp đồng điện tử EFY qua email

Bước 1: Người ký mở Email, truy cập đường link hợp đồng điện tử

Nội dung Email:

+ Subject “V/v đề nghị ký số văn bản […..] ID ABC”, ví dụ: V/v ký hợp đồng điện tử ID

+ Nội dung mail: Bao gồm các thông tin về Tên hợp đồng, thông tin người tạo, đường dẫn để xem hợp đồng và “Mã xác thực” đăng nhập...

Ở bước này, người dùng có thể truy cập để xem xét hoặc ký hợp đồng từ các thiết bị: máy tính, tablet, smart phone…Trường hợp người dùng muốn ký hợp đồng bằng USB token, phải sử dụng máy tính để nhận thiết bị USB token để phục vụ việc ký số.

Sau khi truy cập đường link hợp đồng, Hệ thống hiển thị giao diện như hình -> Nhập "ID văn vản" và "Mã tra cứu" đã được cung cấp trong email gửi đến -> Nhấn nút “Tra cứu” để hiển thị thông tin chi tiết hợp đồng cần ký.

Lưu ý:

+ Trong trường hợp bạn không mở được đường link trên, bạn copy link được gửi đến và vào trình duyệt để thực hiện ký File. Nhập "ID văn vản" và "Mã tra cứu" đã được cung cấp trong email gửi đến -> Nhấn nút “Tra cứu” để hiển thị thông tin chi tiết hợp đồng cần ký. 

+ Trường hợp lý do nào đó bạn nhận được mail này nhưng không liên quan, bạn không được công bố thông tin cho bên khác.

- Hệ thống sẽ hiển thị nội dung hợp đồng, các ô dữ liệu cần điền.

- Sử dụng phím di chuyển lên xuống để di chuyển nhanh đến trang có ô dữ liệu cần điền và trang có chữ ký.

- Để điền thông tin vào ô dữ liệu, nhấp trỏ chuột trên màn hình máy tính hoặc nhấp tay vào màn hình tablet/điện thoại smartphone Người dùng nhập thông tin vào ô dữ liệu (nếu có).

Bước 2: Xem xét hợp đồng

Xem xét hợp đồng điện tử là việc người dùng nhận được yêu cầu “Xem xét” hợp đồng cần rà soát và xác nhận đồng ý với nội dung hợp đồng trước khi hợp đồng điện tử được chuyển đến cho người ký hoặc những người xem xét tiếp theo.

- Người xem xét có thể phải hoàn tất điền một số thông tin trên hợp đồng nếu người tạo có yêu cầu. Các ô thông tin cần điền được hiển thị trong hợp đồng

Bước 3: Ký hợp đồng

Ký hợp đồng điện tử là việc người dùng nhận được yêu cầu “Ký” hợp đồng cần rà soát nội dung hợp đồng và ký ảnh hoặc ký điện tử lên hợp đồng. Người ký có thể phải hoàn tất điền một số thông tin trên hợp đồng điện tử nếu người tạo có yêu cầu. Các ô thông tin cần điền được hiển thị trong hợp đồng đến những người xử lý tiếp theo. Màn hình hiển thị trạng thái người dùng đã hoàn tất xem xét.

- Người dùng chọn

1. Nhấn nút “Trả lại” để trả lại người lập (nếu chưa đồng ý với một vài nội dung trong hợp đồng)

2. Nhấn nút “Ký số” để thực hiện ký số hợp đồng (nếu đồng ý với các điều khoản, nội dung trong hợp đồng)

- Hệ thống tự động quét thông tin chứng thư số trong tài khoản và hiển thị màn hình ký cho phép người dùng chọn: ký ảnh bằng chữ ký số hoặc vẽ trực tiếp trên màn hình.

- Người dùng chọn nút "Ghi" để thực hiện ký số vào hợp đồng và hoàn tất.

- Sau khi thực hiện ký số xong, hệ thống tự động gửi cho người ký tiếp theo.

- Trường hợp hợp đồng đầy đủ chữ ký, hệ thống sẽ tự động gửi bản cuối cùng cho người liên quan

Trên đây là những hướng dẫn chi tiết quy trình ký hợp đồng điện tử EFY qua email. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích với các bạn, giúp bạn dễ dàng và có trải nghiệm tốt hơn trong việc giao kết hợp đồng trên nền tảng số với EFY Việt Nam

Để được tư vấn, giải đáp thắc mắc và báo giá cụ thể, vui lòng đăng ký TẠI ĐÂY.

✅ Hoặc ngay để được hỗ trợ trực tiếp

Tổng đài: 19006142 / 19006139

KV Miền Bắc - (Mr Hưng): 0911670826 - (Ms Hằng): 0911 876 893

KV Miền Nam - (Ms Thùy): 0911 876 899 / (Ms Thơ): 0911 876 900

Hợp đồng điện tử EFY-eCONTRACT - Bỏ ký tay, thay ký số

HaTT