08/09/2023 15:00:15

Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân theo nghị định số 13/2023/NĐ-CP từ 01/7/2023

Theo quy định tại nghị định số 13/2023/NĐ-CP thì doanh nghiệp cần phải lập và lưu trữ hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân. Bài viết dưới đây của eCONTRACT sẽ gửi đến bạn những lưu ý khi lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân.

1. Vai trò của doanh nghiệp trong vấn đề xử lý dữ liệu cá nhân

Vai trò của doanh nghiệp trong xử lý dữ liệu cá nhân là gì?

Xử lý dữ liệu cá nhân là gì?

Căn cứ theo khoản 7 Điều 2 Nghị định số 13/2023/NĐ-CP, xử lý dữ liệu cá nhân được định nghĩa là một hay nhiều hoạt động tác động tới dữ liệu cá nhân. Một số hành động có thể kể đến như việc thu thập, ghi nhận, phân tích, , chỉnh sửa, xác nhận, lưu trữ, công khai, kết hợp, truy cập, truy xuất, thu hồi, mã hóa, giải mã, sao chép, chia sẻ, truyền đưa, cung cấp, chuyển giao, xóa, hủy dữ liệu cá nhân…

Căn cứ theo khoản 9, 10, 11, 12 của nghị định này cũng quy định rõ:

(9) Bên kiểm soát dữ liệu cá nhân là tổ chức, cá nhân sẽ quyết định mục đích và phương tiện xử lý dữ liệu cá nhân.

(10) Bên xử lý dữ liệu cá nhân là tổ chức, cá nhân thay mặt cho Bên Kiểm soát dữ liệu để thực hiện xử lý dữ liệu cá nhân.

(11) Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân là tổ chức, cá nhân đồng thời thực hiện quyết định mục đích, phương tiện và trực tiếp xử lý dữ liệu cá nhân.

(12) Bên thứ ba là tổ chức, cá nhân ngoài Chủ thể dữ liệu, Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Xử lý dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân sẽ được phép xử lý dữ liệu cá nhân.

Đa số các doanh nghiệp hiện nay đều có ít nhất là một hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân. Tùy theo quy mô hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân mà doanh nghiệp sẽ đóng vai trò là bên kiểm soát, bên xử lý hoặc đồng thời vừa là bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân.

Doanh nghiệp cần xác định đúng vai trò của mình trong quá trình xử lý dữ liệu cá nhân, tuân thủ theo quy định của pháp luật.

2. Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân

Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ iệu cá nhân theo nghị định 13/2023/NĐ-CP

Doanh nghiệp lập và lưu trữ hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân căn cứ theo điều 24, nghị định 13/2023/NĐ-CP.

2.1 Đối với trường hợp doanh nghiệp là bên kiểm soát dữ liệu cá nhân, bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân

Việc lập và lưu giữ Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân của mình theo các nội dung sau:

- Đầy đủ thông tin và liên lạc của Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân.

- Họ và tên liên lạc của tổ chức được phân công thực hiện nhiệm vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân.

- Mục đích của việc xử lý dữ liệu cá nhân

- Các loại dữ liệu cá nhân đang được xử lý

- Thời gian để xử lý dữ liệu cá nhân, thời gian dự kiến khi xóa hoặc hủy dữ liệu cá nhân.

- Biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân đang áp dụng

- Có đánh giá mức độ ảnh hưởng của việc xử lý dữ liệu cá nhân, những thiệt hại không mong muốn và biện pháp giảm thiểu hay loại bỏ…

Doanh nghiệp là bên kiểm soát dữ liệu cá nhân, bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân sử dụng mẫu hồ sơ Đ24-DLCN-01 để đánh giá tác động dữ liệu cá nhân (ban hành kèm theo Quyết định số 4660/QĐ-BCA-A05)

2.2 Đối với trường hợp doanh nghiệp là Bên Xử lý dữ liệu cá nhân

Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân của Bên Xử lý dữ liệu cá nhân sẽ bao gồm nội dung sau:

- Thông tin và liên lạc của Bên Xử lý dữ liệu cá nhân;

- Họ và tên chi tiết liên lạc của tổ chức được phân công thực hiện xử lý dữ liệu cá nhân.

- Mô tả các công việc xử lý và loại dữ liệu cá nhân theo hợp đồng.

- Thời gian xử lý dữ liệu cá nhân; thời gian dự kiến để xóa hay hủy dữ liệu cá nhân.

- Trường hợp cần chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài.

- Mô tả chung về các biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân được áp dụng

- Mô tả những hậu quả, thiệt hại không mong muốn có khả năng xảy ra, các biện pháp giảm thiểu hay phòng ngừa.

Doanh nghiệp là bên Xử lý dữ liệu cá nhân sử dụng mẫu Đ24-DLCN-02 để Đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân được ban hành kèm theo Quyết định số 4660/QĐ-BCA-A05.

3. Thủ tục thông báo gửi hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân

Thủ tục thông báo gửi hồ sơ đánh giá tác động dữ liệu cá nhân

Hồ sơ đánh giá tác động dữ liệu cá nhân cần phải luôn có sẵn để phục vụ hoạt động kiểm tra của Bộ Công an. Bên cạnh đó doanh nghiệp phải gửi 1 bộ hồ sơ thông báo đến cục an ninh mạng và phòng chống tội phạm sử dụng công nghệ cao - Bộ công an theo quy trình sau:

Bước 1: Chuẩn bị 1 hồ sơ đầy đủ

Gồm có:

- 01 bản chính thông báo gửi hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân theo mẫu số 04a Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP ( mẫu dành cho tổ chức)

- 01 bản chính hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân (dành cho bên kiểm soát dữ liệu cá nhân, bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân) hoặc là hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân (dành cho bên xử lý dữ liệu cá nhân)

- 01 bản sao giấy đăng ký kinh doanh, quyết định thành lập hay CCCD/ Hộ chiếu của chủ hồ sơ.

- 01 bản sao quyết định hoặc các giấy tờ liên quan đến phân công của bộ phận phụ trách bảo vệ dữ liệu cá nhân của chủ hồ sơ.

- 01 bản sao về hợp đồng có liên quan đến thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân với các bên liên quan

- Bản sao các giấy tờ khác …

Bước 2: Gửi hồ sơ đến bộ công an trong thời gian 60 ngày kể từ ngày tiến hành xử lý dữ liệu cá nhân.

Bước 3: Cục an ninh mạng và phòng chống tội phạm sử dụng công nghệ cao, Bộ công an phản hồi về kết quả hồ sơ đã được gửi.

Cần lưu ý thời hạn gửi hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân trong vòng 60 ngày kể từ ngày tiến hành xử lý dữ liệu cá nhân.

Trên đây là những thông tin chi tiết về hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân theo nghị định số 13/2023/NĐ-CP từ ngày 01/07/2023. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ.

Để được tư vấn, giải đáp thắc mắc và báo giá cụ thể, vui lòng đăng ký TẠI ĐÂY.