Dấu Giáp Lai Là Gì? Quy Định Về Dấu Giáp Lai Theo Pháp Luật Hiện Hành

Dấu giáp lai được sử dụng rất phổ biến trong các văn bản. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu dấu giáp lai được sử dụng trong các trường hợp nào. Trong bài viết hôm nay, cùng EFY-eCONTRACT tìm hiểu dấu giáp lai là gì? Và quy định về dấu giáp lai theo pháp luật hiện hành.

1. Dấu giáp lai là gì?

Định nghĩa dấu giáp lai là gì

Dấu giáp lai được hiểu là con dấu đóng vào lề trái hoặc phải của tài liệu có hai tờ trở lên để tất cả các tờ có thông tin đảm bảo tính xác thực của từng tờ văn bản. Dấu giáp lai còn nhằm ngăn chặn thay đổi nội dung làm tài liệu bị sai lệch.

Việc đóng và sử dụng dấu giáp lai góp phần hoàn thiện hình thức pháp lý của văn bản và có ý nghĩa quan trọng, đặc biệt với các trường hợp phát sinh tranh chấp trước tòa.

2. Khi nào cần đóng dấu giáp lai?

Khi nào phải đóng dấu giáp lai

Theo quy định tại Điều 49 Luật Công chứng 2014, văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự. Văn bản công chứng có từ 2 tờ trở lên thì phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ.

Tại Khoản 3 Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định, khi đóng dấu giáp lai cần đảm bảo. Ký và ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan/tổ chức thực hiện công chứng và ghi vào sổ chứng thực;

Đối với bản sao có từ 02 trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối và nếu bản sao có từ 02 tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai. Mỗi bản sao được công chứng từ bản chính, văn bản hoặc nhiều bản sao được công chứng từ bản chính, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 13 Thông tư 01/2011/TT-BNV, dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục, trùm lên một phần các tờ giấy. Và mỗi dấu được đóng tối đa 5 trang văn bản. Dấu giáp lai thường được sử dụng tại các văn bản, hợp đồng hay các loại giấy tờ có từ 02 trang trở lên đối với văn bản in một mặt và từ 03 trang trở lên đối với văn bản in 02 mặt.

3. Quy định về đóng dấu giáp lai

Quy định về đóng dấu giáp lai theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP

3.1. Quy định đóng dấu giáp lai nhiều trang

Hồ sơ có nhiều trang trở lên, khi đóng dấu giáp lai cần đảm bảo đúng theo quy định tại Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư như sau:

- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định;

- Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu phải trùm lên khoảng ⅓ chữ ký về phía bên trái;

- Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục thì dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan/tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục;

- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy là do người đứng đầu cơ quan quy định;

- Dấu đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục và trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu không đóng tối đa 05 tờ;

Thông thường khi các công ty, doanh nghiệp ký kết hợp đồng nhiều trang, ngoài chữ ký và đóng dấu các bên thì còn có dấu giáp lai nếu tất cả các bên đầu là cơ quan, tổ chức có sử dụng con dấu. 

Dấu giáp lai thường được đóng tại Uỷ ban nhân dân địa phương hoặc các tổ chức được cấp phép công chứng, chứng thực văn bản. 

3.2. Quy định đóng dấu chữ ký

Dấu chữ ký là dấu được đóng trên chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản. Đây là con dấu khẳng định giá trị pháp lý của văn bản. Theo đó, cách đóng dấu chữ ký được quy định như sau:

- Đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền và không đóng dấu khi chưa có chữ ký;

- Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu phải được trùm lên khoảng ⅓ chữ ký về phía bên trái;

- Dấu giáp lai phải được đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

3.3. Quy định đóng dấu treo

Đóng dấu treo theo quy định tại Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP phải do người đứng đầu cơ quan quy định. Ngoài việc đóng dấu treo phải đóng lên trang đầu và trùm lên một phần tên cơ quan. Các văn bản tùy theo từng Bộ, ngành có các quy định riêng.

Việc đóng dấu treo lên văn bản không đảm bảo giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ khẳng định văn bản được đóng dấu là một bộ phận của văn bản chính. Những quy định này được áp dụng bắt buộc đối với cơ quan/tổ chức từ ngày 05/03/2020.

4. Quy định bảo quản và sử dụng con dấu giáp lai

Bảo quản và sử dụng dấu giáp lai theo đúng quy định pháp luật

Căn cứ theo quy định tại Điều 32, Nghị định 30/2020/NĐ-CP, trách nhiệm của cơ quan bảo quản con dấu giáp lai như sau:

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho văn thư quản lý và sử dụng con dấu giáp lai theo đúng quy định

- Bảo quản và sử dụng con dấu giáp lai an toàn tại trụ sở cơ qua, tổ chức.

- Chỉ được giao con dấu cho cơ quan, tổ chức khi được người có thẩm quyền cho phép bằng văn bản

- Trực tiếp đóng dấu và ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản

- Chỉ đóng dấu vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan đó trực tiếp thực hiện.

5. So sánh dấu giáp lai và dấu treo

So sánh giữa đóng dấu giáp lai và đóng dấu treo

Dấu giáp lai và dấu treo là những loại dấu được sử dụng phổ biến trong công tác văn thư, đảm bảo tính pháp lý và toàn vẹn của văn bản. Dưới đây là những điểm khác biệt của dấu giáp lai và dấu treo.

Trên đây là nội dung liên quan đến dấu giáp lai theo quy định của pháp luật hiện hành. Hiểu rõ về dấu giáp lai sẽ giúp bạn đọc thực hiện đúng quy định và đảm bảo con dấu được đóng thể hiện được cơ sở pháp lý và xác thực thông tin.

Để được tư vấn, giải đáp thắc mắc và báo giá cụ thể, vui lòng đăng ký TẠI ĐÂY.

✅ Hoặc ngay để được hỗ trợ trực tiếp

Tổng đài: 19006142 / 19006139

KV Miền Bắc - (Mr Hưng): 0911670826 - (Ms Hằng): 0911 876 893

KV Miền Nam - (Ms Thùy): 0911 876 899 / (Ms Thơ): 0911 876 900

Hợp đồng điện tử EFY-eCONTRACT - Bỏ ký tay, thay ký số

HopLTT