01/12/2025 15:12:34

Hướng dẫn tích hợp API hợp đồng điện tử vào CRM/ERP nhanh chóng

Việc tích hợp API hợp đồng điện tử vào CRM/ERP sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian trong quá trình xử lý hợp đồng. Bài viết dưới đây của eCONTRACT sẽ hướng dẫn tích hợp hợp đồng điện tử vào CRM/ERP chi tiết.

1. Tích hợp hợp đồng điện tử là gì?

Tích hợp hợp đồng điện tử là gì?

Tích hơp API hợp đồng điện tử là việc kết nối phần mềm hợp đồng điện tử với hệ thống quản lý nội bộ như CRM (quản lý khách hàng), ERP (quản lý tổng thể nguồn lực của doanh nghiệp), HRM (quản lý nhân sự), SAP (quản lý doanh nghiệp chuyên sâu).

Nhờ có sự tích hợp này giúp cho người quản lý:

- Tạo hợp đồng tự động từ kho dữ liệu có sẵn của doanh nghiệp vì hệ thống đồng bộ tự động (họ và tên, mã số thuế, nội dung giao dịch…

- Gửi hợp đồng đến người ký dễ dàng

- Ký số trực tiếp hợp đồng trong hệ thống

- Theo dõi trạng thái của hợp đồng ngay trong phần mềm quản trị.

Tích hợp API hợp đồng điện tử giúp tiết kiệm lên đến 80% thời gian xử lý hợp đồng, dễ kiểm soát, tránh thất lạc cũng như đảm bảo tính pháp lý.

2. Hợp đồng điện tử có thể tích hợp những hệ thống nào?

Hợp đồng điện tử có thể tích hợp lên nhiều hệ thống quản trị của doanh nghiệp

Đa số các phần mềm hiện nay đều có thể tích hợp với hợp đồng điện tử nếu có API mở hoặc nhà cung cấp hỗ trợ tích hợp theo yêu cầu.

Một số hệ thống hợp đồng điện tử tích hợp gồm:

- Hệ thống CRM: Khi bán hàng thành công => Hệ thống tạo hợp đồng từ mẫu có sẵn => Gửi cho khách hàng ký điện tử.

- Hệ thống ERP: Khi tạo đơn hàng, đặt lệnh mua bán => Hệ thống tạo hợp đồng cung cấp => Gửi cho nhà cung cấp ký online.

3. Hướng dẫn tích hợp hợp đồng điện tử vào CRM/ERP/HRM cho doanh nghiệp

Hướng dẫn tích hợp hợp đồng điện tử vào hệ thống CRM/ERP/HRM

Việc tích hợp hợp đồng điện tử vào hệ thống CRM/ERP/HRM giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí. Các bước thực hiện tích hợp hợp đồng điện tử như sau:

Bước 1: Xác định cần tích hợp với hệ thống nào?

+ Cần dùng phần mềm CRM nào?

+ Phần mềm nhân sự nào?

+ ERP nào?

Ghi rõ tên phần mềm, nhà cung cấp, người phụ trách.

Bước 2: Chọn nền tảng hợp đồng điện tử

Chọn nền tảng hợp đồng điện tử có sẵn API như phần mềm hợp đồng điện tử của EFY-eCONTRACT.

Liên hệ nhà cung cấp yêu cầu về tài liệu API kết nối, hỗ trợ tích hợp kỹ thuật.

Bước 3: Thiết lập quy trình mẫu cần tự động hóa

Khách hàng viết quy trình mẫu đơn giản, dễ hiểu để bàn giao cho kỹ thuật hoặc nhà cung cấp phần mềm.

Ví dụ khi khách hàng chốt đơn hàng, hệ thống tự động tạo file hợp đồng từ mẫu thông tin của khách hàng, gửi khách hàng link ký qua email/SMS. Sau khi khách hàng ký hợp đồng tự động lưu vào mục tài liệu của CRM.

Bước 4: Bàn giao kỹ thuật kết nối

Sau khi cung cấp yêu cầu chi tiết ở bước 3, bạn gửi tài liệu API từ nền tảng hợp đồng điện tử và yêu cầu bên cung cấp hệ thống CRM/ HRM/ ERP hỗ trợ kỹ thuật kết nối.

- Bước 5: Test thử và chạy thật

Sau khi tích hợp hoàn tất, bạn cần:

- Tạo mẫu thử 1 bản hợp đồng từ hệ thống vừa thích hợp

- Gửi hợp đồng cho ai đó bất kỳ

- Kiểm tra xem trạng thái hợp đồng đã được cập nhật đúng chưa?

4. Một số lưu ý khi tích hợp API hợp đồng điện tử vào CRM/ERP

Khi tích hợp API hợp đồng điện tử vào hệ thống khác cần đảm bảo một số lưu ý sau đây:

- Hợp đồng điện tử được ký bằng chữ ký số hợp lệ

- Hợp đồng có luồng ký rõ ràng: Ai ký trước, ai ký sau, ai lưu file…

- Hợp đồng điện tử sau khi ký nên lưu trữ song song trên nền tảng hợp đồng điện tử, Hệ thống CRM/ ERP/ HRM và các thư mục nội bộ cả công ty.

Tích hợp hợp đồng điện tử vào các hệ thống quản lý nội bộ giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành, tăng tính chính xác. Hợp đồng điện tử EFY-eCONTRACT đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn theo quy định pháp luật, hỗ trợ tích hợp đa nền tảng một cách nhanh chóng. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn chi tiết.

Để được tư vấn, giải đáp thắc mắc và báo giá cụ thể, vui lòng đăng ký TẠI ĐÂY.