Hợp đồng scan là gì? Hợp đồng scan có hiệu lực pháp lý không?

Việc scan tài liệu, giấy tờ giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc lưu trữ. Vậy đối với hợp đồng scan hay các giấy tờ scan khác có hiệu lực pháp lý không? Trong bài viết dưới đây, Hợp đồng điện tử EFY sẽ giải đáp chi tiết Hợp đồng scan có hiệu lực pháp lý không?

Hợp đồng scan là gì?

 Hợp đồng scan là gì?

Scan là việc chuyển các dữ liệu trên giấy tờ, tài liệu (hợp đồng, văn bản, tạp chí, …) hay cả hình ảnh trên giấy thành dữ liệu/ hình ảnh/ file lưu trữ trên máy tính, điện thoại thông qua một chiếc máy scan, máy in có tính năng scan hoặc qua ứng dụng scan được cài đặt trên smartphone.

Hợp đồng scan là hợp đồng giấy, hình ảnh hợp đồng được chuyển thành dữ liệu có thể lưu trên máy tính, điện thoại thông minh (thường là file PDF). Tuy nhiên đây không được gọi là hợp đồng điện tử mà chỉ là bản sao của hợp đồng.

Lợi ích khi scan hợp đồng

Lợi ích khi scan hợp đồng

Lưu trữ các hợp đồng quan trọng

Những hợp đồng quan trọng bạn nên sao lưu và bảo quản cẩn thận để khi cần đến có thể dễ dàng tìm kiếm khi hay phòng trừ trường hợp bị mất/ cháy/hỏng. Lúc này, scan hợp đồng trở nên cần thiết hơn.

Sử dụng máy scan/ ứng dụng scan để số hóa hợp đồng, tài liệu sẽ hỗ trợ đắc lực cho mỗi cá nhân, doanh nghiệp, giúp giảm thiểu tối đa nguy cơ mất thông tin quan trọng và tiết kiệm chi phí trong việc in ấn hợp đồng/ tài liệu.

Độ bảo mật thông tin an toàn tuyệt đối

Lưu trữ thông tin hợp đồng ở dạng số hóa thông qua bản scan và cài đặt mã truy cập bảo mật với các hợp đồng/ tài liệu quan trọng giúp tăng cường an toàn thông tin cho người dùng. Hình ảnh được quét sẽ được lưu trữ dưới dạng tài liệu PDF nên cực kỳ bảo mật.

Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, thuận tiện

Việc chuyển các hợp đồng từ bản giấy sang các tệp file mềm lưu trữ trong máy tính/ điện thoại khiến cho việc sắp xếp thông tin được dễ dàng, thuận tiện và hiện đại hơn.

Bên cạnh đó, một số dòng máy Scan, ứng dụng scan mới được tích hợp thêm tính năng chia sẻ tài liệu có thể quét qua email, công cụ đám mây hay qua các ứng dụng của bên thứ ba thuận tiện. Vì thế nên người dùng có thể dễ dàng truy cập thông tin từ xa mọi lúc, mọi nơi mà không cần phải có mặt trên công ty.

Hợp đồng bản scan có hiệu lực không

 Hợp đồng scan có hiệu lực pháp lý không?

Không phải bất cứ bản sao nào cũng được sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch. Chỉ có một số loại bản sao sau đây mới có chức năng đó:

- Bản sao được cấp từ sổ gốc: Cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

- Bản sao được chứng thực từ bản chính: Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. Cơ quan có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính là Phòng Tư pháp cấp huyện; UBND cấp xã, phường, thị trấn; Cơ aun công chứng; Cơ quan ngoại giao.

Như vậy chỉ có bản chính, bản sao chứng thực từ bản chính, bản sao từ sổ gốc do cơ quan có thẩm quyền cấp, xác nhận thì mới được công chứng.

Vậy hợp đồng bản scan sẽ không có tính pháp lý, do đây là việc cá nhân có nhu cầu thực hiện sao chép tài liệu/ hợp đồng thông qua một chiếc máy scan, máy in có tính năng scan mà không thông qua một cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực. Do đó, hợp đồng bản scan cũng không có giá trị pháp lý, không có hiệu lực trong giải quyết các vấn đề xảy ra khi có tranh chấp mà chỉ được dùng với mục đích số hóa tài liệu, văn bản để lưu giữ trong cơ sở dự liệu máy tính.

Trên đây là giải đáp chi tiết về Hợp đồng bản scan có giá trị pháp lý không. Người dùng cần lưu ý kỹ nội dung này để tránh những rủi ro phát sinh.

Để được tư vấn, giải đáp thắc mắc và báo giá cụ thể, vui lòng đăng ký TẠI ĐÂY.

✅ Hoặc ngay để được hỗ trợ trực tiếp

Tổng đài: 19006142 / 19006139

KV Miền Bắc - (Mr Hưng): 0911670826 - (Ms Hằng): 0911 876 893

KV Miền Nam - (Ms Thùy): 0911 876 899 / (Ms Thơ): 0911 876 900

Hợp đồng điện tử EFY-eCONTRACT - Bỏ ký tay, thay ký số

HaTT