Hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số (token) chi tiết chuẩn nhất

Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số (token) là hình thức ký phổ biến nhất được hầu hết các doanh nghiệp áp dụng khi thực hiện thỏa thuận giao kết các giao dịch điện tử. Bài viết dưới đây của eCONTRACT sẽ hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số chi tiết nhất.

1. Chữ ký số là gì?

Chữ ký số EFY-CA là gì?

Căn cứ theo Khoản 6, Điều 3, Nghị định 130/2018/NĐ-CP, định nghĩa về chữ ký số như sau:

“Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”

Như vậy, chữ ký số có thể hiểu là chữ ký dưới dạng thông điệp dữ liệu được mã hóa mà có thể xác định được chính xác người ký. mỗi một cá nhân, đơn vị, doanh nghiệp có 1 chữ ký số duy nhất.

Một số loại chữ ký số phổ biến hiện nay như: Chữ ký số USB token, chữ ký số từ xa, chữ ký số HSM, chữ ký số Smartcard.

Trong đó chữ ký số USB token được sử dụng phổ biến nhất. Token chứa các ký tự dữ liệu mã hóa thông tin của doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân.

Doanh nghiệp khi đăng ký mua chữ ký số được cung cấp một thiết bị USB token chữa mã khóa riêng biệt duy nhất.

Token bao gồm phần cứng giống như một chiếc USB được bảo mật bằng mật khẩu và chứng thư số chứa tất cả dữ liệu đã được mã hóa của doanh nghiệp.

Tổ chức/cá nhân sử dụng chữ ký số Token để ký số trên hợp đồng điện tử và một số văn bản, tài liệu số khác.

2. Hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số (Token)

Hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số Token

Phương thức ký số bằng token được các doanh nghiệp sử dụng để ký hợp đồng điện tử hoặc thực hiện các giao dịch điện tử khách bởi phương thức ký số này đảm bảo tính bảo mật, an toàn và có tính pháp lý cao.

Để có thể ký hợp đồng điện tử bằng token, doanh nghiệp/cá nhân cần chuẩn bị:

- Mua chữ ký số tại các đơn vị được cấp phép (Chữ ký số token trong thời gian còn hiệu lực)

- Máy tính cần phải cài đặt phần mềm đọc được thông tin trên Token

- Sử dụng phần mềm ký hợp đồng điện tử được mua từ nhà cung cấp phần mềm ký hợp đồng điện tử uy tín. Ví dụ như phần mềm EFY-eCONTRACT.

Các bước thực hiện ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số (Token) như sau:

- Bước 1: Cắm USB token vào máy tính và chạy chương trình cài đặt phần mềm

Cài đặt phần mềm chữ ký số EFY-CA

- Bước 2: Đổi mật khẩu nếu là lần đầu sử dụng chữ ký số token

Sau khi cài đặt xong, hệ thống sẽ yêu cầu thay đổi mã PIN code của thiết bị. Người dùng thực hiện đổi mật khẩu theo hướng dẫn của hệ thống.

Có thể định kỳ thay đổi mật khẩu để đảm bảo tính bảo mật (Mật khẩu mới có độ dài ít nhất 8 ký tự bao gồm chữ hoa, chữ thường, ký tự đặc biệt và số)

- Bước 3: Thực hiện ký hợp đồng bằng chữ ký số token

+ Mở file bản hợp đồng/ bản khai định dạng PDF

+ Sau đó Chọn Protect với chức năng Sign&Certify =>> Chọn tiếp Place Signature … để tiến hành ký vào văn bản.

+ Chọn nơi chữ ký sẽ hiển thị.

+ Xuất hiện form có chứa thông tin chữ ký số. Chọn Sign

• Chọn sign as: Chọn chữ ký số phù hợp (tránh trường hợp có nhiều chữ ký đang được dùng
• Chọn Reason: Lý do ký văn bản phù hợp

Doanh nghiệp có thể tự thiết kế mẫu chữ ký số bằng cách: Tại Appearance Type, Chọn Create New Style. Sử dụng lựa chọn có sẵn để tạo mẫu chữ ký theo mong muốn.

+ Nhập tên file mới và nơi lưu trữ sau khi đã tạo chữ ký số =>> chọn Save

+ Nhập mã pin để truy xuất đến USB token, nhập mật khẩu và ấn đăng nhập

+ Khi mã pin được nhập chính xác, phần mềm sẽ thực hiện ký số vào văn bản. Thông tin doanh nghiệp xuất hiện tại nơi bạn đã chọn ký và hoàn tất quá trình ký.

Hoàn tất ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số Token

Như vậy với hướng dẫn ký chữ ký số trên file PDF bằng USB token trên đây đã giúp bạn thực hiện ký hợp đồng điện tử nhanh, chính xác.

3. Mua hợp đồng điện tử và chữ ký số ở đâu uy tín?

EFY Việt Nam là nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số tin cậy

Nếu bạn đang tìm kiếm địa chỉ mua phần mềm hợp đồng điện tử và chữ ký số uy tín, giá tốt thì nhất định không nên bỏ qua công ty EFY Việt Nam

Với hơn 17 năm kinh nghiệm, EFY Việt Nam tự hào là đơn vị đi đầu trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp. 

Các phần mềm chính mà EFY đang cung cấp hiện nay gồm: Phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội eBHXH, hợp đồng điện tử EFY-eCONTRACT, chữ ký số EFY-CA, hóa đơn điện tử EFY-iHOADON…

Khi mua các sản phẩm tại EFY, khách hàng sẽ được mua với mức giá cạnh tranh nhất trên thị trường, hỗ trợ kỹ thuật và hướng dẫn sử dụng phần mềm qua tổng đài 24/7 và rất nhiều chương trình ưu đãi khác.

Còn chần chừ gì mà không liên hệ ngay với EFY Việt Nam để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng.

Trên đây là hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số token. Trong quá trình thực hiện theo các bước hướng dẫn, nếu gặp bất kỳ vướng mắc nào, liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được hỗ trợ.

Để được tư vấn, giải đáp thắc mắc và báo giá cụ thể, vui lòng đăng ký TẠI ĐÂY.

✅ Hoặc ngay để được hỗ trợ trực tiếp

Tổng đài: 19006142 / 19006139

KV Miền Bắc - (Mr Hưng): 0911670826 - (Ms Hằng): 0911 876 893

KV Miền Nam - (Ms Thùy): 0911 876 899 / (Ms Thơ):  0911 061 221

Hợp đồng điện tử EFY-eCONTRACT - Bỏ ký tay, thay ký số

HopLTT