Mẫu Biên Bản Thương Thảo Hợp Đồng Theo Quy Định Mới Nhất Năm 2024

Biên bản thương thảo hợp đồng là văn bản pháp lý được thực hiện giữa giữa hai bên mời thầu và nhà thầu. Trong bài viết hôm nay cùng EFY-eCONTRACT tìm hiểu các mẫu biên bản thương thảo hợp đồng theo quy định mới nhất năm 2023 và nội dung của một biên bản thương thảo hợp đồng chính xác nhất.

1. Biên bản thương thảo hợp đồng là gì?

Biên bản thương thảo hợp đồng là gì?

Trước khi tìm hiểu về các mẫu biên bản thương thảo hợp đồng, bạn cần phải hiểu khái niệm về biên bản thương thảo hợp đồng. Thương thảo hợp đồng là hoạt động được thực hiện trước khi các bên liên quan đi đến việc ký kết hợp đồng đấu thầu. Thương thảo hợp đồng nhằm thể hiện sự thống nhất của các bên về các vấn đề còn vướng mắc hoặc xác nhận lại các vấn đề đã được bàn bạc, thỏa thuận trước đó.

Thương thảo hợp đồng là bước quan trọng trong quy trình đấu thầu. Sau khi đánh giá hồ sơ dự thầu, bên mời thầu sẽ thực hiện bước thương thảo hợp đồng với nhà thầu được mời thương thảo. Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng là biên bản được lập ra các bên thương thảo về các nội dung liên quan đến gói thầu. Biên bản thương thảo sẽ được sử dụng để ghi lại nội dung của buổi thương thảo giữa các bên tham gia trước khi đi đến bước ký kết hợp đồng xác lập cuối cùng.

Trong quá trình thương thảo, các bên liên quan phải tiến hành thỏa thuận các điều kiện cụ thể của hợp đồng, phụ lục (nếu có) bao gồm phạm vi công việc, biểu giá và tiến độ thực hiện hợp đồng.

2. Nội dung của biên bản thương thảo hợp đồng

Nội dung của biên bản thương thảo hợp đồng

2.1. Ai là người ký biên bản thương thảo hợp đồng

Thương thảo hợp đồng là một bước quan trọng trong phương thức đấu thầu. Theo quy định tại Nghị định số 63/2014/NĐ-CP, trước khi phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu thì bên mời thầu phải tiến hành buổi thương thảo hợp đồng với nhà thầu xếp hạng thứ nhất theo quyết định phê duyệt danh sách xếp hạng của các nhà thầu.

Nhằm đảm bảo mục đích thể hiện tính pháp lý của biên bản thương thảo hợp đồng, bắt buộc phải có sự xác nhận từ bên nhà thầu và bên mời thầu. Bên mời thầu cần có người đại diện ký tên và đóng dấu (nếu có).

2.2. Giá trị pháp lý của biên bản thương thảo hợp đồng

Sau khi đánh giá, chấm điểm hồ sơ dự thầu của các nhà thầu. Việc thương thảo hợp đồng phải tuân thủ quy định tại Khoản 1, 2 Điều 19 của Nghị định 63/2014/NĐ-CP. Thương thảo hợp đồng phải đầy đủ các hồ sơ sau:

+ Báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu;

+ Hồ sơ dự thầu, tài liệu làm rõ hồ sơ dự thầu của nhà thầu (nếu có);

+ Hồ sơ mời thầu.

Giá trị pháp lý của biên bản thương thảo hợp đồng chỉ được công nhận khi biên bản thể hiện đầy đủ nội dung liên quan đến thông tin của các bên tham gia, điều khoản, vấn đề đã được bàn bạc, thống nhất và đi đến xác lập. Biên bản thương thảo hợp đồng phải có đầy đủ chữ ký và đóng dấu (nếu có) của các bên tham gia thương thảo mới có cơ sở giá trị pháp lý.

3. Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng mới nhất

Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng mới nhất

Biên bản thương thảo hợp đồng thường bao gồm các loại biên bản thương thảo hợp đồng tư vấn, biên bản thương thảo hợp đồng mua sắm, biên bản thương thảo hợp đồng chỉ định thầu,... Nội dung của một biên bản thương thảo hợp đồng chỉ rõ buổi thương thảo về các nội dung chưa đủ chi tiết, chưa rõ hoặc các nội dung có thể dẫn đến phát sinh và tranh chấp.

Trong quá trình thương thảo, nhà thầu không được thay đổi nhân sự như đã đề xuất trong hồ sơ dự thầu. Với trường hợp do thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu kéo dài hơn so với quy định hoặc lý do bất khả kháng mà nhân sự chủ chốt không thể tham gia thì nhà thầu mới được thay đổi nhân sự khác. Tuy nhiên, các nhân sự thay thế phải đảm bảo có trình độ, kinh nghiệm và năng lực tương đương hoặc cao hơn nhân sự đã đề xuất.

Biên bản thương thảo hợp đồng cần đảm bảo đầy đủ các thông tin liên quan đến gói thầu, các bên tham gia (đại diện), nội dung 2 bên đã thương thảo và thống nhất và các bên tham gia ký xác nhận, đóng dấu (nếu có). Dưới đây là mẫu biên bản thương thảo bạn đọc có thể tham khảo.

>>> Tham khảo mẫu biên bản thương thảo TẠI ĐÂY

4. Nhà thầu không đến thương thảo hợp đồng xử lý thế nào?

Nhà thầu không đến thương thảo hợp đồng xử lý thế nào?

Theo khoản 5 Điều 40 Nghị định số 63/2014/NĐ-CP quy định, với trường hợp thương thảo hợp đồng không thành công, bên mời thầu báo cáo chủ đầu tư xem xét và quyết định mời nhà thầu xếp hạng tiếp theo vào thương thảo. Nếu nhà thầu không đến thương thảo theo đúng thời gian thư mời vì một số lý do bất khả kháng, bên mời thầu có thể xem xét thực hiện thương thảo và đối chiếu hồ sơ qua mạng. Trường hợp nhà thầu tiếp tục không tiến hành thương thảo qua mạng hoặc từ chối tiến hành thương thảo trong thời hạn 5 ngày làm việc, tính từ ngày nhận thư mời thương thảo thì nhà thầu sẽ không được hoàn trả giá trị đảm bảo dự thầu.

Chủ đầu tư xem xét mời nhà thầu xếp hạng tiếp theo vào thương thảo theo quy định tại Khoản 6 Điều 19 Nghị định số 63/2014/NĐ-CP. Trong trường hợp buổi thương thảo hợp đồng với nhà dự thầu xếp hạng tiếp theo vẫn không thành công thì bên mời thầu báo cáo chủ đầu tư xem xét quyết định hủy thầu theo đúng quy định tại Khoản 1 Điều 17 Bộ Luật Đấu thầu.

5.Thời gian gửi thư mời thương thảo hợp đồng

Thời gian nào thì gửi thư mời thương thảo hợp đồng

Thời gian gửi thư mời thương thảo hợp đồng phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô của dự án, tiến độ đã định trước và một số điều kiện khác liên quan.

Bạn có thể cân nhắc thời gian gửi thư mời như sau:

- Sau khi đánh giá hồ sơ dự thầu và lựa chọn nhà thầu phù hợp nhất, tiến hành gửi thư mời đến nhà thầu số 1 (nhà thầu tiềm năng và phù hợp nhất)

- Trước khi ký kết hợp đồng, bạn nên có buổi thương thảo để làm rõ các điều khoản, điều kiện và kỳ vọng của các bên. Thư mời thương thảo hợp đồng cần được gửi trước một khoảng thời gian vừa đủ để các bên chuẩn bị kỹ càng.

- Thời gian gửi thu mời phải phù hợp với lịch trình tổng thể của dự án sao cho việc thương thảo và giao kết hợp đồng không làm chậm tiến độ của dự án.

- Trong quá trình thương thảo nếu có phát sinh vấn đề gì cần làm rõ thì bạn có thể gửi thư mời thương thảo bổ sung sau đó.

Tóm lai, thời điểm gửi thư mời thương thảo hợp đồng cần được cân nhắc kỹ lương dựa trên dự án cụ để để đảm bảo quá trình thực hiện hợp đồng diễn ra suôn sẻ.

7. Một số lưu ý khi thương thảo hợp đồng

Để có một buổi thương thảo hợp đồng diễn ra thành công, đơn vị tham gia cần chuẩn bị:

- Chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi gặp gỡ

Nghiên cứu tài liệu để hiểu rõ các điều khoản trong hồ sơ mời thầu. Xác định rõ mục tiêu của mình trong quá trình thương thảo

- Hiểu rõ phía đối tác

Tìm hiểu về lịch sử hình thành, năng lực, uy tín và các dự án đã thực hiện của nhà thầu. Xác định rõ những điều khoản mà đối tác ưu tiên hoặc có thể chấp nhận được.

- Đảm bảo tính pháp lý

Các bên có thể tham vấn luật sư để đảm bảo các điều khoản trong hợp đồng tuân thủ quy định pháp luật. Xem xét các điều khoản về trách nhiệm, bảo hành, giải quyết tranh chấp…

- Thảo luận chi tiết

Các bên thực hiện thảo luận chi tiết về điều khoản tài chính, tiến độ và chất lượng dự án, phạm vi công việc, điều khoản bảo hành và bảo hiểm, các Phương án dự phòng…

- Ghi nhận và xác nhận

Ghi chét lại đầy đủ các thông tin thỏa thuận, cam kết trong quá trình thương thảo. Sau khi đạt được thảo thuận, cần lập biên bản thương thảo và yêu cầu các bên ký xác nhận để làm cơ sở cho ký hợp đồng chính thức sau này.

Trên đây là các thông tin liên quan đến biên bản thương thảo hợp đồng và mẫu tham khảo nội dung của một văn bản biên bản thương thảo hợp đồng. Việc nắm rõ nội dung cần thiết của biên bản thương thảo sẽ giúp nhà thầu bảo vệ được các quyền dựa trên cơ sở pháp lý.

Để được tư vấn, giải đáp thắc mắc và báo giá cụ thể, vui lòng đăng ký TẠI ĐÂY.

✅ Hoặc ngay để được hỗ trợ trực tiếp

Tổng đài: 19006142 / 19006139

KV Miền Bắc - (Mr Hưng): 0911670826 - (Ms Hằng): 0911 876 893

KV Miền Nam - (Ms Thùy): 0911 876 899 / (Ms Thơ): 0911 876 900

Hợp đồng điện tử EFY-eCONTRACT - Bỏ ký tay, thay ký số

ThuongNTH