Thương thảo hợp đồng là gì? Nội dung thương thảo hợp đồng được quy định như thế nào?

Thương thảo hợp đồng là một bước rất quan trọng trong phương thức đấu thầu trước khi các bên chính thức ký kết hợp đồng. Vậy thương thảo hợp đồng là gì? Nguyên tắc, nội dung của thương thảo hợp đồng đượcc quy định như thế nào? Bài viết dưới đây EFY-eCONTRACT sẽ làm rõ vấn đề này.

1. Thương thảo hợp đồng là gì?

Thương thảo hợp đồng là hoạt động được thực hiện trước khi các bên trong hợp đồng đấu thầu đi đến việc ký kết hợp đồng. Mục đích của việc thương thảo hợp đồng là 2 bên thống nhất lại các vấn đề còn vướng mắc hoặc xác nhận lại các vấn đề đã được thống nhất trước đó.

Thương thảo hợp đồng là gì?

Căn cứ theo quy trình chỉ định thầu rút gọn được quy định tại khoản 2, Điều 56 Nghị định số 63/2014/NĐ-CP thì bên mời thầu và nhà thầu phải tiến hành thương thảo hợp đồng. Việc thương thảo hợp đồng này sẽ làm cơ sở phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu và ký kết hợp đồng. Việc thương thảo hợp đồng sẽ được thể hiện bằng biên bản thương thảo hợp đồng.

Biên bản thương thảo hợp đồng là một văn bản pháp lý được thực hiện giữa bên mời thầu và bên nhà thầu sau khi bên mời thầu đánh giá các hồ sơ đề xuất và chọn lựa nhà thầu có điểm số cao nhất đến để thương thảo hợp đồng.

Trong quá trình thương thảo hợp đồng, các bên tham gia thương thảo sẽ tiến hành hoàn thiện dự thảo văn bản hợp đồng; các điều kiện cụ thể của hợp đồng, phụ lục hợp đồng gồm danh mục chi tiết về phạm vi công việc, biểu giá, tiến độ thực hiện hợp đồng (nếu có).

Biên bản thương thảo có phải ký, đóng dấu không?

Nhằm mục đích đảm bảo tính pháp lý của biên bản thương thảo hợp đồng, bắt buộc biên bản thương thảo phải có sự xác nhận từ bên mời thầu và bên nhà thầu được mời đến thương thảo, bên mời thầu cần có người đại diện ký tên, đóng dấu (nếu có).

2. Cơ sở của việc thương thảo hợp đồng

Sau khi đánh giá, chấm điểm hồ sơ dự thầu của các nhà thầu tham gia đấu thầu, nhà thầu xếp hạng 1 được mời đến thương thảo hợp đồng.  Việc thương thảo hợp đồng được dựa trên cơ sở quy định tại Khoản 1, 2 Điều 19 của Nghị định 63/2014/NĐ-CP.

- Báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu;

- Hồ sơ dự thầu và các tài liệu làm rõ hồ sơ dự thầu của nhà thầu (nếu có);

- Hồ sơ mời thầu.

Hồ sơ dự thầu do bên nhà thầu lập và gửi về cho bên mời thầu. Việc lập hồ sơ dự thầu phải căn cứ vào các quy định của hồ sơ mời thầu (Hồ sơ mời thầu là bên mời thầu gửi cho nhà thầu, để nhà thầu biết và tham gia đấu thầu). Khi nhận được hồ sơ dự thầu, bên mời thầu sẽ tổ chức đánh giá hồ sơ dự thầu, để lựa chọn ra nhà thầu có số điểm cao nhất (xếp hạng 1) để thương thảo về hợp đồng. Báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu, hồ sơ mời thầu và các tài liệu khác liên quan là căn cứ để lập hợp đồng.

3. Nguyên tắc thương thảo hợp đồng

Nguyên tắc thương thảo hợp đồng

Để đảm bảo việc thương thảo hợp đồng diễn ra thuận lợi, đúng quy định pháp luật, các bên liên quan phải tuân thủ các nguyên tắc được quy định tại khoản 3 Điều 19 Nghị định 63/2014/NĐ-CP:

- Không thương thảo các nội dung mà nhà thầu đã chào thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu;

- Việc thương thảo hợp đồng không được làm thay đổi đơn giá dự thầu của nhà thầu (sau khi đã sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch và trừ đi giá trị giảm giá (nếu có)) do việc thay đổi đơn giá dự thầu sẽ làm thay đổi giá dự thầu.

- Trong quá trình đánh giá hồ sơ dự thầu và thương thảo hợp đồng, nếu bên mời thầu phát hiện khối lượng mời thầu được nêu trong bảng tiên lượng bị thiếu so với hồ sơ thiết kế thì bên mời thầu được quyền yêu cầu nhà thầu phải bổ sung khối lượng công việc còn thiếu đó trên cơ sở đơn giá đã chào thầu.

- Trường hợp trong hồ sơ dự thầu chưa có đơn giá thì bên mời thầu báo cáo chủ đầu tư xem xét, quyết định việc áp dụng đơn giá nêu trong dự toán đã được phê duyệt đối với khối lượng công việc còn thiếu so với hồ sơ thiết kế hoặc trong trường hợp đơn giá của nhà thầu khác đã vượt qua bước đánh giá về kỹ thuật nếu đơn giá này thấp hơn đơn giá đã phê duyệt trong dự toán gói thầu.

Việc thương thảo đối với phần sai lệch thiếu thì lấy mức đơn giá chào thấp nhất trong số các hồ sơ dự thầu khác đã vượt qua bước đánh giá về kỹ thuật để thương thảo đối với phần sai lệch thiếu.

4. Nội dung thương thảo hợp đồng

Trong quá trình thương thảo hợp đồng, các bên trong hợp đồng đi đến thống nhất các nội dung quy định tại khoản 4 Điều 19 Nghị định 63/2014/NĐ-CP:

Nội dung thương thảo hợp đồng

Các nội dung quan trọng cần thiết

- Trong quá trình tiến hành thương thảo, các bên thực hiện thương thảo về những nội dung được nêu trong hồ sơ dự thầu nhưng chưa đủ chi tiết, rõ ràng hoặc chưa phù hợp, thống nhất giữa hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu, giữa các nội dung khác nhau trong hồ sơ dự thầu mà có thể dẫn đến các phát sinh, tranh chấp hoặc ảnh hưởng đến trách nhiệm của các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng.

Các sai lệch

- Thương thảo về các sai lệch do nhà thầu đã phát hiện và đề xuất trong hồ sơ dự thầu (nếu có), bao gồm cả các đề xuất thay đổi hoặc phương án thay thế của nhà thầu nếu trong hồ sơ mời thầu có quy định cho phép nhà thầu chào phương án thay thế.

Nhân sự đối với gói thầu xây lắp, hỗn hợp

- Nhà thầu không được thay đổi nhân sự chủ chốt đã đề xuất trong hồ sơ dự thầu (trừ trường hợp do thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu kéo dài hơn so với quy định hoặc vì lý do bất khả kháng mà các nhân sự chủ chốt đã được đề xuất không thể tham gia thực hiện hợp đồng).

- Trong trường hợp buộc phải thay nhân sự, nhà thầu phải bảo đảm nhân sự thay thế có trình độ, chuyên môn, kinh nghiệm và năng lực tương đương hoặc cao hơn so với nhân sự đã đề xuất trong hồ sơ dự thầu nhưng không được thay đổi giá dự thầu.

Các vấn đề có thể phát sinh

Các bên tiến hành thương thảo về các vấn đề có thể phát sinh trong quá trình lựa chọn nhà thầu (nếu có) nhằm mục tiêu hoàn thiện các nội dung chi tiết của gói thầu.

Bên cạnh đó, các bên cũng có thể thương thảo về các nội dung cần thiết khác.

5.  Biện pháp xử lý khi thương thảo không thành công

Biện pháp xử lý khi thương thảo không thành công

-  Trường hợp nhà thầu được mời đến thương thảo hợp đồng nhưng không đến thương thảo hoặc từ chối thương thảo hợp đồng thì nhà thầu sẽ không được nhận lại bảo đảm => Không thành công

- Trường hợp bên mời thầu thương thảo với nhà thầu xếp thứ 1 không thành công, bên mời thầu cần báo cáo chủ đầu tư xem xét để quyết định mời nhà thầu xếp hạng tiếp theo vào thương thảo;

- Trường hợp thương thảo với các nhà thầu tiếp theo cũng không thành công thì bên mời thầu báo cáo chủ đầu tư xem xét, quyết định hủy thầu.

Trong trường hợp bên nhà thầu không thể đến thương thảo hợp đồng trực tiếp vì lý do bất khả kháng (dịch bệnh, bão lũ, thiên tai…) thì bên mời thầu có thể tổ chức buổi thương thảo hợp đồng trực tuyến (online). Trong trường hợp này, bên mời thầu không được loại bỏ hồ sơ dự thầu của nhà thầu.

Như vậy, bài viết trên đây Hợp đồng điện tử EFY-eCONTRACT đã giải đpá cho bạn các nội dung, quy định liên quan đến thương thảo hợp đồng là gì. Hy vọng những chia sẻ này sẽ giải đáp những vướng mắc mà bạn đang gặp phải.

Để được tư vấn, giải đáp thắc mắc và báo giá cụ thể, vui lòng đăng ký TẠI ĐÂY.

✅ Hoặc ngay để được hỗ trợ trực tiếp

Tổng đài: 19006142 / 19006139

KV Miền Bắc - (Mr Hưng): 0911670826 - (Ms Hằng): 0911 876 893

KV Miền Nam - (Ms Thùy): 0911 876 899 / (Ms Thơ): 0911 876 900

Hợp đồng điện tử EFY-eCONTRACT - Bỏ ký tay, thay ký số

HaTT