⚜️ Số Hợp Đồng Là Gì? Đánh Số Hợp Đồng Như Thế Nào Là Đúng Và Logic

Số hợp đồng là gì? Đánh số hợp đồng như thế nào là đúng chuẩn, đúng logic? Tại bài viết này EFY-eCONTRACT sẽ thông tin chi tiết các bạn nội dung này.

Số hợp đồng là gì?

1. Số hợp đồng là gì?

Việc đánh số hợp đồng không có một khái niệm hay quy định cụ thể nào? Với những bạn làm công việc kế toán, thủ quỹ, thư ký, văn thư… thì khái niệm này không còn quá xa lạ. Có thể hiểu một cách đơn thuần, số hợp đồng là dãy số ghi trên hợp đồng. Có thể đánh số hợp đồng theo tên nhà cung cấp hay khách cùng với tên doanh nghiệp, rồi tiếp theo sau là ngày tháng làm hợp đồng và lưu theo từng khách, từng nhà cung cấp.

2. Đánh số hợp đồng mang lại lợi ích gì?

Việc đánh số hợp đồng đúng và logic sẽ giúp bạn:

- Sắp xếp các hợp đồng một phương pháp dễ dàng và khi cần đến hợp đồng nào, ở ngày nào bạn đều nhiều khả năng lấy ra một phương pháp nhanh chóng

- Việc tìm kiếm, bàn giao hợp đồng cũng diễn ra dễ dàng và nhanh chóng hơn

- Giúp cho việc quản lý sổ sách giấy tờ của bạn trở nên thuận tiện, dễ dàng trong quản lý hồ sơ, hợp đồng.

3. Hướng dẫn đánh số Hợp đồng và số phụ lục hợp đồng đúng chuẩn

Hướng dẫn đánh số Hợp đồng

Việc đánh số hợp đồng không theo một quy định nào và cũng không đề nghị, bạn đánh số hợp đồng như thế nào để dễ giám sát, dễ tìm, dễ quản lý là được. Các bạn có thể tham khảo các cách đánh số hợp đồng dưới đây:

- Đánh số theo từng loại hợp đồng cà chỉ nên đánh số hợp đồng theo: số thứ tự/ năm phát sinh hợp đồng + tên viết tắt nội dung của hợp đồng hoặc số thứ tự/ tháng/ năm phát sinh hợp đồng

Lưu ý: Có thể đánh số hợp đồng theo số thứ tự hoặc mỗi loại hợp đồng sẽ theo một số.

VD: 001/21-HĐVC (001 là số thứ tự, 21 là hợp đồng phát sinh năm 2021, HĐVC là Hợp đồng vận chuyển)

001/10/21-HĐVC (001 là số thứ tự, 10/21 là tháng Hợp đồng phát sinh tháng 10/2021, HĐVC là hợp đồng vận chuyển)

- Đánh số hợp đồng theo tên công ty - nhà cung cấp (hoặc tên khách hàng) + ngày tháng năm phát sinh hợp đồng

EFY20211027 (Hợp đồng của công ty EFY Việt Nam phát sinh ngày 27/10/2021)

Lưu ý:  Viết tắt 2 hoặc 3 ký tự tên công ty

Hướng dẫn đánh số phụ lục hợp đồng

Hướng dẫn đánh số phụ lục hợp đồng

Khi đánh số phụ lục hợp đồng, bên đề xuất hợp đồng nên thống nhất ký hiệu phụ lục hợp đồng cho khoa học để khi hợp đồng chính ký kết mà cần phải lập nhiều phụ lục hợp đồng để chi tiết, bổ sung, sửa đổi hợp đồng được thống nhất. Điều này đặc biệt quan trọng đối với hợp đồng chính là hợp đồng nguyên tắc hoặc hợp đồng thỏa thuận khung cho việc mua bán, cung ứng dịch vụ. Khi đó ký hiệu thông thường của phụ lục sẽ tuân theo cấu trúc:

Số phụ lục/ Mục đích lập - Năm giao kết/ Ký hiệu khác

hoặc số phục lục/ năm giao kết/ Mục đích lập hợp đồng – hợp đồng số

Ví dụ: “PL01/BS-2021/MR-WC” là phụ lục số 01 để bổ sung hợp đồng giữa MR và WC

Hoặc “PL01/2021/BS-HĐ210” hoặc “01/2021/PLHĐ210” là phụ lục 01 để bổ sung hợp đồng số 210

Pháp luật không quy định “đánh số phụ lục hợp đồng” là một trong các điều kiện phát sinh giá trị của phụ lục hợp đồng. Trường hợp hợp đồng được điều chỉnh bởi nhiều phụ lục hợp đồng nhưng các phụ lục được các bên thỏa thuận thời điểm phát sinh hiệu lực cụ thể chứ không phát sinh hiệu lực kể từ ngày ký kết. Khi đó số phụ lục logic sẽ giúp cơ quan tài phán hiểu được ý chí của các bên trong đàm phán, thực hiện hợp đồng để đưa ra kết quả giải quyết tranh chấp công bằng.

-  Trường hợp có phụ lục hợp đồng do lập trái với hợp đồng chính mà không có giá trị thì thông qua số phụ lục được đánh tăng dần sẽ giúp nhận biết nhanh việc có áp dụng hay không áp dụng nội dung phụ lục vào giải quyết tranh chấp khi có phát sinh.

-  Và đương nhiên, khi trao đổi theo cách gọi phụ lục số 1, phụ lục số 2 sẽ dễ nhớ và tiện trao đổi hơn phụ lục ngày 10/10 và phụ lục ngày 20/10 rồi.

4. Đánh số hợp đồng có được giống nhau không?

Việc đánh số hợp đồng không phải quy định đề nghị bởi vậy mà việc đánh số hợp đồng giống nhau cũng không ảnh hưởng gì đến nội dung hợp đồng và cũng không phải là lỗi sai. Tuy nhiên để dễ tìm và phân biết giữa các hợp đồng với nhau thì bạn nên đánh số khác nhau để dễ quản lý.

5. Đánh số hợp đồng có cần phải theo thứ tự phát sinh trước sau của hợp đồng không?

Việc đánh số hợp đồng cũng không cần phải theo thứ tự phát sinh trước sau, bạn chỉ cần đánh số hợp đồng sao cho thuận lợi nhất trong việc bạn kiểm soát là được.

Trên đây là chi tiết nội dung về số hợp đồng là gì và cách ghi số hợp đồng đúng chuẩn. Hy vọn bài viết sẽ giúp mọi người dễ dàng và thuận tiện trong quá trình làm hợp đồng.

Để được tư vấn, giải đáp thắc mắc và báo giá cụ thể, vui lòng đăng ký TẠI ĐÂY.

✅ Hoặc ngay để được hỗ trợ trực tiếp

Tổng đài: 19006142 / 19006139

KV Miền Bắc - (Mr Hưng): 0911670826 - (Ms Hằng): 0911 876 893

KV Miền Nam - (Ms Thùy): 0911 876 899 / (Ms Thơ): 0911 876 900

Hợp đồng điện tử EFY-eCONTRACT - Bỏ ký tay, thay ký số

HaTT_TT